機關公文寫作

目錄

正文

第一篇：機關公文寫作技巧

機關綜合文稿起草工作的四個着力點

文物祕訣，但有規律；文無定法，但需得法。機關綜合文稿起草主要是為機關領導和推動機關各項工作服務的，是一項理論性、實踐性、時限性和務實性都很強的工作，除了涉及一般法定公文外，還涉及大量事務性文書如領導講話、工作總結、計劃、方案、思路、要點、情況彙報、典型經驗介紹、調研文稿等等。可以説，這些文稿起草，既要講求“文以載道”，表達思想，體現政策和措施辦法；又要講求“成文之法”，遵循規律，合乎規範和格式“體例”。其關鍵主要有以下四個要點。

一、切入點：把握領導意圖。

意圖不明，主旨不清，行文就沒有重點和方向，心裏就沒有底。這是文字工作者的切實感受，也是文字工作的“大忌”。從文祕工作的性質特點來看，綜合文稿實質上是一種表達領導思想感情、體現領導工作個性、展示領導精神風貌的重要載體。它的起草工作與文學創作的最大不同的顯著特點，就是“因是為文、奉命而作”，因此，起草工作必須“唯領導意圖是瞻”；其成功與否，也首先取決於所服務的領導是否認可和滿意。如果一篇文稿不能體現領導的“意圖”（包括領導的思想意識理念、工作態度作風、思路及方式方法、乃至於語言表達的風格習慣和特點等），或是不和領導的“口味”那麼，即使寫得再好，也終究是徒勞無功，白費力氣。因此，綜合文稿的寫作，必須把準確領會和體現領導意圖尤其是工作意圖作為起草工作的切入點和先決條件，否則，難以使領導滿意。可以説，把握了領導的意圖，就等於是把握住了文稿的“要旨”、基調，把握住了行文的重點和方向、文稿起草工作也就成功了一半。當然，工作中，領導意圖的體現或把握有着許多不確定的因素，會出現諸多“難點”、“疑”甚至“盲點”。比如：有時領導只是簡單的提出一兩個問題，或只是粗略的交代幾句話，更多的是需要我們去做大量的揣摩、延伸、拓展、補充、細化和完善等等“拾遺補缺”工作，才能使之明細化、條理化、系統化。現實工作中有時還常會遇到“上午給題目，下午要文稿”或是領導授意不清等“意外”情況。這就需要我們憑藉經驗與以靈活把握或機動處理。這種把握和處理，顯然離不開平時工作中的細心觀察、體驗、領悟，以及相關經驗的積累。我個人感受較深的是，做好領導意圖把握工作，也有一個“磨合”的過程，其關鍵點在於要在“三個不斷”上下功夫，即：一是要不斷了解領導，重點了解其理論素思想內涵、決策工作取向；二是要不斷適應領導，重點適應其思維特徵、性格特點、語言習慣；三是要不斷學習領導、重點學習其領導藝術、道德品質、人格魅力。只有通過這種有意思的瞭解，適應和學習，才能使自己的思維理念與領導形成“合拍共振”在文稿起草時產生潛移默化的作用，促進文稿內容與領導“意圖”的有效對接，並在文稿中充分體現出領導的風格特點，實現準確表達領導“意圖”的目的。

二、核心點：充分佔有材料。

文稿質量水平的高低不在於文字的堆砌，而在於對問題的研究分析和對觀點的概況提煉，在於對材料的合理取捨與運用。實踐證明，挖取主題、亮明觀點、闡明要以，必須以事實為依據，既要體現上級精神又要切合當地的實際；既要源於實踐又要高出與實踐；既能引經論典又有具體實例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有據、深入淺出，富有境界和張力，發揮出它的功能作用，最終達到推動工作的目的。而這一切，都必須建立在充分佔有材料的基礎之上。古人説：“老於讀書，諭於作文”。我個人認為從事綜合文稿寫作其實也是“七分想（看），三分寫”。因為綜合文稿主要形成“構件”就是情況和材料，不去看、不去想、不去“消化”，就無從“下筆”。另外，從我國應用文體的起源和發展過程來看，也可以説明這一點。古代的應用文本來是起於“言事”，但後來人們在使用過程中發現，孤立的言事有時還不足以解決問題，因此要曉之以“理”；而光有“理”也是也不行，還必須再訴之以“情”。所以，人們通常“事、理（義）、情”稱為應用文的三個基本要素。在對它們的使用上，主要視“言事”的具體方位和需要而定。就綜合文稿而言，“事、理（義）、情”實際上就藴含在各種各樣的情況和材料之中。也就是説，能客觀反映事物發展歸路和揭示事物發展本質的種種“情況”和“材料”，就是寫作綜合文稿不可或缺的“構件”。在工作中，我們每次接到文稿起草任務時，第一項工作就是要大量蒐集材料，瞭解實際情況，落實有關數據，儘量大可能的在最短的時間內收集到與領導意圖有關的第一手材料和實際情況，然後要盡最大可能的把方方面面、上上下下的情況“吃深”、“吃透”，這樣，文稿起草起來才會感到得心應手。否則，就會陷入“巧婦難做無米之炊”的尷尬境地，縱使你有天大的本事也沒用。初學文稿寫作的同志擬稿前常常會感到“沒有什麼可寫的”、“不知從何寫起”，恐怕也真是不明白或不重視對材料收集、佔有和取捨、運用的道理。“充分佔有材料”，僅是針對單篇文稿起草情況而言。對從事綜合文字工作的同志來説，還必須熟悉方方面面的情況，識“大體”、講“見識”、飽“學養”。也就是既要“同上情”、“懂外交”，及時瞭解掌握上級的大政方針政策和重大決策部署，周邊地區以及兄弟單位的發展態勢；又要“熟內情”、“知下情”，對本地、本部門或單位的新情況、存在問題以及新經驗、新做法等等心中有數。如此，文稿起草工作才能免去“巧婦難做無米之炊”之難和“沒有什麼可寫的”、“不知從何寫起”之感。

三、根本點：認真謀篇佈局。

寫文章，最關鍵的思路清晰、佈局合理。任何一種文體，科學的做法就是在寫作前先把要表達的觀點和意圖想好，把要表達要點和內容想到，這就是所謂的“醖釀”、“構思”、“謀篇”與“佈局”。我個人的體會是綜

合文稿寫作，動筆前擬列一份提綱既很重要，也很“管用”，不失為一種有效的好辦法，能解決不少實際問題，免除許多“勞心”、“勞累”之苦；特別是能較好地化解文稿寫作中令人頭疼的“程序與效率”這一矛盾，有效提高文稿的成功率、質量和效率。這是因為在現實工作中，綜合文稿起草不但是“個人創作”，經常還需要集體參與、分塊寫作或有別人提供材料，有時乾脆是委託部門代筆，因此前前後後會涉及到很多“中間環節”問題和不確定因素，比如材料的收集、補充、綜合、替換、修改、深化、等等。在這種情況下，擬一份相對完整的提綱，事前分別交給領導審閲或相關人員討論，就能產生“磨刀不誤砍柴工”的功效，避免重頭再來的危險。這是撰寫“大塊頭”的文稿（比如工作總結、大型會議材料等等）尤須注意的，也是慣用的辦法。如果時間或條件允許，提綱擬的越細、越實、越到位越好，以便材料收集整理、文字的組織加工和綜合利用等實際操作。對於從事綜合文稿寫作的同志而言，學會擬列提綱，我認為是十分必要的；養成擬寫提綱的習慣，也將受益多多。它好比是人體的“骨骼”、房屋的“框架”、運行的“航線”、指向的“路標”，也可以説是一張規劃設計“藍圖”。有了這張“藍圖”只要按科學的方法去“備料”、“施工”、“裝飾”就可以了。有時候，一篇好提綱，再加幾份配套材料和數據資料，就可供領導作為講話稿使用，這無論是在日常工作中，還是時間緊迫的時候都很管用，可以解決許多“燃眉之急”和被動應付等尷尬之事。一般來講，提綱擬列，根據不同的使用需求，有粗綱、細綱和粗細綱結合三種。粗鋼，也就是隻簡略標出所要寫（或説）的內容的層次段落大意和相互間的大致關係即可；細綱，則除粗鋼所標內容外，還要標出開頭結尾、過度照應、分點內容、段落層次的安排處理等。通常情況下，提綱擬列會採用粗細相結合的辦法，使用也相對比較靈活，因時因事和因個人習慣而定，只為"實用"，不必太過苛求什麼固定模式。

四、支撐點：日常勤學積累。

勤學是能力之源，思考是謀事之基，而積累則是成事之道。知識要靠學習積累，思想要靠思考積累。幹工作往往是厚積薄發，搞綜合文字工作尤其如此。古人説：“積學以儲寶，酌理以富才”對於辦公室文字工作者來説，必要的知識，資料和經驗的積累和儲備是十分重要的。我們常説，從事辦公室文字工作的同志要“有事能幹，無事能思”，“思”實際上是：“學”與“幹”的一個部分；又説，文祕人員要具備一定的“文字功底”，這種文字功底雖然表面上指文字的組織、綜合、概括與表達能力，實質上更是有各種“見識”、“學養”或是“學問”和“技能”等支撐起來的。根據我個人的體會，文稿起草是一些學問和技能，不完全是從教科書上就能學到的也不是通過大學中文系就可以直接培養出來的，有許多是需要通過實踐工作不斷總結摸索才能培養鍛煉出來的，是長期實踐經驗積累的結果。因此，勤於學習，善於積累，是從事綜合文字工作的同志必須養成的良好習慣。如何學習積累，知名記者鄧拓先生曾打過一個生動的比喻。他説：“你看農民出門，

總順手帶個糞筐，見糞就撿，成為習慣。專門出門撿糞，倒不一定能撿很多。但養成了隨手撿糞的習慣，自然就會積少成多。積累知識（(更多好文章請關注)資料），也要有農民積肥的盡頭……古今中外有學問的人，有成就的人，總是十分注意積累。知識是積累起來的，經驗也是積累起來的，沒有積累，就什麼也談不上。”這正説明學習積累對於從事寫作的同志的重要性。比如我們前面提到的要重視領導意圖把握問題，材料收集佔有問題，文稿的謀篇佈局問題，以及事關文稿質量的修改潤色等等問題，也都離不開日常的勤學積累、總結領悟。從綜合文字工作的角度來看，學習積累，一是知識的積累，二是資料的積累，三是經驗的積累。三方面的積累層次當然能做到越寬、越厚越好、越能靠近“博學而不窮”的程度越好。腦子裏裝的東西越多，肚子裏裝的“貨色”越多，那麼你“綜合”的本錢也就越大，能力也就越強，水平也就越高。總之，綜合文字工作是一項長期的艱苦複雜的腦力勞動，涉及到方方面面的能力，素質與修養，不是靠簡單看了幾篇“寫作要訣”之類的文字就能寫好得，還必須依靠自己的勤學積累。正所謂“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。”

抓點??牽線??成面??不斷提高黨委辦公室工作水平

近年來，萬州區委辦公室堅持“三個圍繞”（圍繞中心工作轉，圍繞領導轉，圍繞主要領導抓中心工作轉），咬定?“三個目標”（辦文零毛病、辦會零失誤、辦事零差錯），重嚴、求真、務實，政務服務水平不斷提高。在2014年141個區級部門工作質量、服務態度綜合測評中獲得好成績，被重慶市委辦公廳評為2014年度督查工作先進集體、信息工作先進集體和工作經驗交流第一名。我們的主要做法是：抓點、牽線、成面。`

????一、抓點

????我們抓重點帶一般，把辦重點文、辦重點會、辦重點事作為政務服務工作的重中之重。 ????（一）強化精品意識，辦好重點文。我們始終堅持“兩手抓”：一手抓好文稿起草工作。身在兵位、胸為帥謀，既注重“文以載道”，嚴把政策關，克服文稿“硬傷”；又講究“成文之法”，嚴把文字關，避免文稿“軟傷”，綜合文稿思路清、高度夠、表達準、特點明。另一手抓好公文運轉工作。嚴格公文運轉程序，確保公文運行規範有序、高效無誤。

????（二）強化精細意識，辦好重點會。會前部署周密細緻，會中服務確保萬無一失，會後工作注重落實。對黨代會、區委全委會、區委工作會議等會議，從議題確定、材料準備、會議紀要和督查落實等重要環節都有具體的服務細則。我們的會務組織工作得到了區委領導的肯定和全區上下的好評。同時，實行會議活動報批制度，確保重點會議，大幅度精簡可開可不開的會議，儘量減少領導陪會，讓領導騰出更多的時間和精力抓大事、議大事、謀全局。

????（三）強化精當意識，辦好重點事。一是抓信息工作，當好“耳目”。我們及時、準確、全面、真實反映社情民意和重要信息，為區委決策提供了有益參考，在2014年全市黨委辦公室系統信息工作考評中，我辦由2014年的後列躍到了前列。二是抓調研工作，當好“助手”。圍繞區委的工作重點、領導關注的焦點和羣眾反映的熱點問題，進行調查研究，為區委領導提出合理化建議。三是抓督查督辦，當好“欽差”。唱響“佈置工作+不檢查=0”、“開會+不落實=0”、“抓住不落實的事+追究不落實的人=落實”三個公式，督重點、查大事，確保重大決策部署貫徹落實。四是抓後勤保障，當好“管家”。狠抓機關日常管理和財務管理，注重改善辦公條件，推進辦公現代化。着力改善生活條件，提高職工福利待遇。五是抓政務接待，當好“窗口”。始終把接待服務視為第一

窗口，嚴謹細實，精心組織，成功完成了黨和國家領導人到萬州視察的接待任務，並被市人事局、市級機關事務管理局評為“重慶市機關事務與接待工作先進集體”。

????二、牽線

????我們不斷完善政務服務機制，實行線性運轉，收到了明顯實效。

????（一）定事定法，牽好工作線。我們把辦公室工作視為“生產線”，按照工作流程鏈條式推進。一是辦會流程清晰化。從會議方案准備到會議精神落實全過程的每個環節，我們都編制了一張流程圖，每個環節都明確專人負責，分清責任。二是辦文流程制度化。明確辦文的各個環節、責任領導、責任科室，擊鼓傳花，流水作業。三是辦事流程規範化。對調查研究、督查督辦、領導交辦事項、政務接待、財物管理、政務值班、機要保密等日常工作，都建立了規章制度，使每一項工作不斷檔、不脱節、無死角、無盲區。

???（二）定人定責，牽好責任線。一是硬化崗位責任制。進一步完善辦公室領導、科長、科員等崗位職責，各司其職，各負其責。二是創建雙線責任制。對重要接待任務和大型會議活動，建立了相關部門主要領導為定點定事牽頭負責人、辦公室領導為定點定事指導負責人的雙線責任制，確保每項重點工作有人做、有人查，責任到人，落實到位。三是實行錯情追究制。對工作線上出現的差錯和失誤，制定責任追究辦法，誰出了問題誰就承擔相應的責任。

???（三）定獎定懲，牽好督導線。一是健全完善督查網絡。在區、開發區、區級各部門、鄉鎮（街道）設置專兼職機構，配備專兼職工作人員，創造條件，讓督查人員有位、有為、有威。二是創新督查方式。對重大督查事項，區委督查室、區政府督查室和組織人事、紀檢監察部門組建“三位一體”督查工作機制，代表區委、區政府進行專項督查。三是堅持督導結合。對落實不力的工作，注重指導，促其整改。

?? ?三、成面

? ??黨委辦公室工作涉及方方面面，祕書長（辦公室主任）處在宏觀面，副祕書長（副主任）處在中觀面，各科室處在微觀面。

???（一）宏觀面統得起。對辦公室而言，祕書長（主任）是“帥”，要統得起。祕書長必須勤於學習，勇於實踐，善於總結，情況要明，頭腦要靈，對全局和重點工作不但要“知其然”，更要“知其所以然”。我們建立一系列制度，確保了祕書長把主要精力放在抓重點文、重點會、重點事上，做到了大事不誤、小事不漏，區委集體決策在每個方面都得到了有效貫徹。

???（二）中觀面領得起。辦公室副職是“將”，我們充分發揮辦公室副職的作用，讓中觀面領得起。一位辦公室副職對應服務一位區委副書記，既要負責文字審核把關工作，又要負責事務性服務工作。各位副職服從於領導、服從於中心、服從於大局，站在祕書長（主任）的角度，獨擋一面，開拓創新，想領導之所想、急領導之所急、謀領導之所謀，切實領起了自己所聯繫協調方面的工作。

???（三）微觀面頂得起。辦公室中層幹部和工作人員是“兵”，是辦公室抓落實的基礎。我們堅持以人為本，加強思想政治建設、服務能力建設、作風建設和制度建設，全辦幹部職工把辦公室工作當作事業做，當作藝術做，做到了“四知”：學習上知短，政治上知恩，工作上知責，待遇上知足。?

????我們對辦公室工作的深刻體會有兩句話：差錯是進步之母，少出差錯就是進步；批評是表揚之父，不挨批評就是表揚。辦公室工作永無止境，我們一定要始終保持蓬勃朝氣、昂揚鋭氣和浩然正氣，努力實現“在全市爭一流、在全區爭第一”的奮鬥目標。

第二篇：機關公文寫作的基本特點

最近，我拜讀了李明倫先生的力作《祕書寫作技巧》(1994年10月，山西教育出版社出版)一書，仔細研究了本書“緒論”部分中提出的公文寫作特點的論述，頗受教益。明倫先生提出的關於公文寫作的特點不僅很有見地，而且對於把握現代機關公文寫作具有一定指導意義。所以，我依照他提出的問題寫下了這篇文章，算是自己的具體體會，也可以説是對明倫同志所提觀點的佐證和補充，目的是想把這些觀點再次介紹給更多的同行，使之產生更大的指導作用。

公文是文章大“家族”中別具一格的文章類型，它具有一般文章的基本要素，又有別於一般文章的風格和特點，因而，它是獨秀於文章大“家族”中的另一種文章現象，即應用文。所以，公文寫作屬於應用寫作範疇。其特點雖然與一般文章和一般應用文保持着必然的聯繫，但更多的方面卻是自成體系、獨樹一幟。

一、公文的作者不是公文撰寫者本人。而是一定社會集團或它的領導者。公文要求它的讀者必須貫徹執行、遵照辦理。這就決定了公文具有作者的羣體性、祕書寫作成果的隱匿性和它本身的實踐性特點

公文寫作不像搞文藝創作、科學著作那樣屬於個人的勞動，其寫作成果也不能是撰寫者個人。作為公文撰寫者的祕書人員，不過是為一定社會集團或他的領導者們代行“立言”就是了，這也就是人們常説的“為他人做嫁衣裳”和“代天行事”。這一點，祕書同志應該明白，而且要十分地明白。須知天下公文千千萬，有哪一篇是簽署着祕書個人的姓名的？沒有。難怪有些從事了大半輩子公文撰寫的祕書人員，到頭來喟歎沒有為自己寫出一篇文章。同樣的道理，作為一定社會集團的領導者，嚴格的講，他在安排祕書人員撰寫公文時也不是以他個人的身份出現的，只是作為機關或單位的代表出現。即使他們在一些文稿中以第一人稱的“我”出現，也只是形式上的個人或虛化了的“我”，這也就是人們通常所説的“代理人”，或“代表人物”，在他的背後實質上是一種有形或無形的領導集團或這個領導集團的思想、主張和意圖。從公文製作的全過程來看，一般性公文都要經過授意、構思、擬稿、討論、修改、核稿、簽發、印製等一整套工作程序，重要文件的產生往往要反覆徵求意見，反覆修改，組織成百上千人蔘加討論、修改才能完成。黨的十四大報告起草歷時7個月時間。期間，中央政治局常委會討論4次，政治局討論2次，jzm同志同起草小組座談3次，黨中央、國務院的一些領導同志還個別和起草小組談了重要意見。其中，根據中央政治局討論時提出的要求和鄧小平同志的意見又進行了兩次重要修改。後來中央決定又將第6稿印發到全國119個地方、部門和單位徵求意見。黨的十三屆中央委員、候補委員，中央顧問委員會委員，中紀委委員，黨的十四大代表，中央黨政軍各部門、各人民團體的黨員負責同志，各省、自治區、直轄市和各大軍區的黨委負責同志等3000多人蔘加了討論，每個單位都修改出了一份稿子。

同時．中共中央還委託統戰部徵求各民主黨派、全國工商聯負責人和無黨派人士的意見。在此過程中．jzm、喬石邀請他們在懷仁堂座談了3個多小時。

各地、各部門對報告進行了認真討論，從總體上對報告給予了肯定和評價。同時，也提出了許多意見．大到報告的結構、實際內容，小到文句字詞、標點符號，態度嚴肅、認真，意見中閃耀着真知灼見。根據各地的意見，起草小組對報告徵求意見稿做了450多處修改。其中，對十三大以來5年的工作、建設有中國特色社會主義理論的概括、經濟增長速度、建立社會主義市場經濟體制、加強社會主義民主法制和精神文明建設、加強黨的建設等部分做了較大的調整、充實和加強。

對建設有中國特色社會主義理論的概括，在徵求意見時．大家提出，自黨的十一屆三中全會這十四年來，改革開放給我國帶來巨大變化，積累了豐富的經驗，在理論上應進一步昇華。經反覆研究，後將這部分調整為9個方面，同時強調，建設有中國特色社會主義理論是全黨和全國人民集體智慧的結晶，鄧小平同志為這個理論的創立做出了歷史性的重大貢獻。

報告一稿比一稿成熟、完善。9月，中央政治局和政治局全體會議分別審議通過了修改後的報告稿，決定提請黨的十三屆九中全會審議。

10月5日．黨的十三屆九中全會在北京開幕。根據各組討論的意見，26000字的報告，又做了170多處修改。提到十四大時，已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肅日報》)

可見，任何一份公文都是一個羣體勞動的過程，是集體智慧的結晶。這是公文在產生過程中所表現出來的不同於任何個人創作的獨有的特點。公文發出之後．所產生的實際效用和它接受社會實踐檢驗的方式就更具有其他文章所不具備的特點。一份公文，或表現為供上級領導機關和下級隸屬機關了解信息或參閲；或表現為向下傳達，要求貫徹執行；或表現為公之於眾，公告周知，規範人們的行為等。公文所產生的這些諸多效用所包含的內容，並不全是收文者像閲讀文學作品那樣自覺地去看，而是公文的強制性、約束力和閲文者自身利益驅動在起作用。這時，閲文者首先關注的是這份公文説了些什麼，對本單位、本行業有何用處，實質上關心的是公文的社會經濟效用，卻很少去評價公文本身的藝術價值；更多的是在研究公文所包含的具體內容，琢磨其中有無新的政策規定，哪些方針、政第是解決本單位、本部門存在問題的依據，很少有人去欣賞和品昧公文的文采；他們中很少有人去打聽和提及公文是誰起草撰寫的，倒是有品評上級領導的這一決策如何，此舉措效果怎樣，是否抓到點子上，等等。這就從根本上決定了公文在寫作目的、自身功能、社會效益以及確定主題、結構篇章、表達形式、運用語言等方而與其他文章寫作的迥然不同，從根本上決定了公文寫作必須有自己鮮明的政治性色彩、政策性功能、羣體性特點、準確性要求和實踐性標準。這就會使我們有這樣一個體會：祕書人員要寫好公文就必須跳出個人創作的圈子，而且要注意克服“學生腔”、“文藝調”．特別是從學校剛走上祕書工作崗位的新手，更應該注意這方面的問題。努力根據公文的特點和需要．掌握一套有別於一般寫作的應用寫作力法並進步形成自己的風格。

二、公文寫作不是作者自己主動而發，而是因實際需要被動而發。公文一經發出不僅對宣傳政治主張、統一思想、增進共識有現實指導意義．而且要能夠起到指導工作、商洽事務、解決問題的作用。這就決定了公文具有它制發的針對性、文字表達的明確性和它本身的權威性特點

制發公文的根本目的是為了解決工作中存在的問題．指導人們正確有序地進行社會實踐活動。因此，發不發公文，發什麼形式的公文，什麼時候發，實質上是由客觀實際決定的，不是任何人隨心所欲地在制發公文。既然公文是客觀實際的需要，制發公文就必然要有的放矢，有很強的針對，要有指導工作的正確的方略，要有解決問題的具體的措施和方法。只有這樣，閲文者才能有效地去貫徹執行、才能起到指導工作的作用。千萬不能把公文寫得既沒有操作性．也沒有可行性，特別是公文中的指令性要求和具體措施，不能讓人覺得可以辦，也可以不辦，缺乏政策性；既可以這樣辦，也可以那樣辦，缺乏原則性；不能想着讓人們按你的辦，而實際上又不按你的辦，缺少權威性。這就要求製作公文必先解決針對性的問題。

還有一個很重要的問題就是要做到文意表達要十分清楚，既要把事情交待得一清二楚、十分明確，又要做到穩詞妥，通體通順，好讓人家不折不扣地瞭解你説的是什麼。關於這一點，不少從事文字工作的祕書人員都有這樣的感覺，就是文稿中用幾個好詞語並不難，難的是要把話説清楚、講樸實，做到分是分、寸是寸、恰到好處非常的不容易。難怪過去的祕書人員有“一字人公文，九牛拔不出”的深刻體會，也有現代祕書工作者描述公文的權威性和準確性時寫下的這樣的詩句：“筆下確財產萬千，筆下有人命關天，筆下有是非曲直．筆下有譭譽忠奸。”由此需要指出的是，公文所要求的莊重美、質樸美，無不要求每個公文作者必須在平實、簡要、準確上下功夫。特別要在公文語言藝術風格的主旋律——平實方面多花費一番心血，努力使自己撰寫的公文符合如下基本要求：在公文主旨上，真正從客觀實際出發，具有很強的針對性，切實解決實際存在的問題；在文字表達上，真正合乎邏輯，能夠揭示出“無量數”真理．顯示出公文固有的權威性；在語言運用上，正確使用現代漢語的書面語言(即白話文)，做到平實、簡要、準確。只要遵循這些規律，就會使自己的公文寫作水平大大提高一步。

三、公文不是文藝作品．而是各級領導的思想、主張、意圖的表達工具；公文製作不是一定時空範圍裏的個別行為，而是一種在歷史沿革過程中體現國家根本制度．符合國家法律、法規規範的管理實踐活動。這就決定了公文具有它的製作活動的連續性、格式的完整性和它自身價值的歷史性特點

公文是社會歷史發展的產物。同時，也是社會歷史進程中的政治、經濟、文化、社會公務活動的一種文字標誌和原始記錄。隨着人類社會歷史的不斷進步和發展，隨着各個歷史時期統治階級管理國家、指揮國事水平的不斷革新和提高，公文這一管理國家的工具也在不斷地完善和發展，儘可能地與不同歷史時期的國家管理需要相適應。資產階級民主共和時代的公文，有不少成分就沿襲了君主專制時代公文中的有用的成分，但更多的成分是適合資產階級民主時代國家管理需要的創新與發展。現在，我們所處的人民民主專政時代的公文，是經過了千百年的歷史沿革，幾經變化、幾經改革建立起來的一種具有全新的內容和完美的形式，一個同我國黨政領導機關公務活動基本相適應的文書制度和公文體式．正繼續朝着更加規範、更加科學的方向發展。

我國建立的新時期的文書制度和公文體式的具體要求是：公文處理必須堅持“黨政分開”的原則。在中國共cd機關同國家行政機關的公文處理中，對各自的“公文種類”、“公文格式”、“行文規範”、“公文辦理”、“公文立卷、歸檔和銷燬”等問題都分別做出了明確的規定，提出丁具體的要求。所有這些方面的問題，都是黨和國家以法規的形式規定了公文不同於其他文字材料和文學作品的最基本的特點，祕書人員在公文撰寫和製作中必須嚴格遵守。正因為公文具有不同於其他文章的特點，所以，在公文主旨的確定、素材的積累、結構的安排、語言的運用等方面都有它嚴格而特殊的要求，具體到各個文種的撰寫上，不管它怎樣幹變萬化．但必須使各類公文都成為一定社會集團的“立著”，準確有效地為傳達一定社會集團的思想、主張和意圖服務。從寫作角度講，各類公文都是公文撰寫者的“遵命寫作”。這是公文撰寫的一個原則。

公文產生於官場，生效於社會，擔負着傳達社會領導集團的政治主張、思想意圖的任務，起着號令四方、治國安邦的作用．所以，它要求公文必須具有規範化、制度化、科學化的特點，保證黨和國家的各項公務活動做到令行禁止，這就從客觀上要求公文必須具有被社會公認的、約定俗成的、在各個機關都通用的規範和標識，也就是公文的格式要求。在現代公文中，不論是中國共cd機關的公文．還是國家行政機關的公文，公文格式的限定和規範都是十分具體和明確的。1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共cd機關公文處理條例》規定，中國共cd機關的公文格式主要有17種。國務院辦公廳1993年11月21日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文格式主要有16種。這些規定都是公文製作中不可缺少的內容，正確使用公文格式．就會使公文體式完整、規範通用。除了公文的格式規定之外，公文長期使用過程中形成的許多約定俗成的內容，也是撰寫公文時必須注意的。在通用公文中，文體各具風格，內容結構條理化，開頭與結尾具有一定的程式，特別是公文用語具有特別的結構和很強的固定性等。在專用公文和其它日常應用文中，格式化的要求就更具體、更嚴格。所以，我們在撰寫公文中．一定要十分注意公文格式方面的問題，千萬不能有所疏漏。只要我們在公文撰寫中既能夠把握好公文的內容，又能夠注意公文的格式，就一定會使公文質量達到內容與形式統一美的境界。

四、公文寫作為寫作的一個分支。有別於其他寫作，在其龐大的“家族"中，公文以它具有多種文體的形式獨樹一幟。這就決定了公文具有寫作方法的多樣性、內容對文種的選擇性和公文撰寫對社會變革的適應性特點 ’

公文寫作屬於應用寫作的範疇。應用寫作具有非常廣泛的天地。在這塊天地裏，隨着各個機關團體的公務活動日益增加，隨着每個社會的人的社交往來日益活躍，應用文的使用不但愈加廣泛，而且日漸增多。據有關研究人員估計，當前，我國機關團體和社會各階層使用的應用文共有300多種。這些種類繁多的應用文，。涉及人們的社會實踐和日常生活的各個領域，有政治的、經濟的、文化的，有外交的、軍事的、司法的、財政的，有接待禮儀的、往來應酬的、婚喪嫁娶的，以及涉及生活瑣事的，等等。所有這些應用文，都是出自各個層次和社會各方面的祕書人員和其他相關人員之手。在各級領導機關，免不了要起草各類機關公文，上情下達，下情上達；從事科研工作的人員就要寫學術報告、課題論文等；經濟工作部門根據工作需要，經常要撰寫市場調查、情況分析、信息收集等報告和材料。管理機關按照自己的工作職責必然要編制規劃、提出可行性報告，以及向上請示、向下發號施令，這些都需使用相應的文字材料；即使是工人、農民、解放軍戰士和在校學生，也免不了要遇到寫信、留贈言、打便條等簡易應用文寫作問題。對於任何一個黨政機關、企事業單位、人民團體的祕書人員，特別是綜合部門和基層單位的祕書人員，幾乎所有的應用文體都可能接觸到，大至報告、請示、計劃、總結、指示、命令，小到對聯、題字、請柬以及其他社會應酬方面的常用應用文等。人們把祕書稱為“全才"、“通才"，這當然也就包括除機關通用公文以外，也會寫、善寫其他應用文。因為在日常工作和生活中，人們總是這樣看待和要求祕書人員的。在有些情況下，事情總是具有突發性的，祕書人員的寫作水平要能夠得心應手地應對這種突如其來的突發性場面。一次我們接待福建省來甘肅觀光遊覽的代表團時，一位市委領導邀請一位著名書法家書寫“慎獨”兩個字，按照章法還應加小注對這兩個字加以説明。但是，當時一急，這位先生只寫了前半句，後半句怎麼也想不出來了，這時我急忙從旁邊提醒了一下，他很快就落了筆。這位市委領導和在場人員看着揮灑有力的“慎獨"兩個大字和飄逸秀美的“莫見乎隱，莫顯乎微，故君子慎其獨也”(見《禮記·中庸》)這句小注，大家都向我投來非常敬佩的目光。還有一次，一位女書法家於1990年初春時節在蘭州成功地舉辦了一次個人書展，她很高興。臨走時，要我給她留句贈言，我答應了她的要求，贈了一幅自撰的對聯：

硯池水淺藏波瀾，

筆端墨淡寫春秋。

她看後，有着如同她書展成功一樣的滿意。

應用文具有常用常新的特點。隨着社會的進步、經濟的發展、人民生活水平的提高，特別是由於社會主義市場經濟體制的建立，一些新的應用文體，如信息稿、電傳稿、廣告稿等應用而生，還有一些過去不被祕書人員留意的合同書、招標書、述職報告等也開始頻繁使用。隨着信息時代的出現，人們工作、生活節奏的加快，辦公自動化日益實現，文件的製作手段、傳輸方式和速度的改變，都給祕書人員撰寫公文提出了新的要求。同時，也給祕書人員提高公文撰寫水平開闢了新的途徑，祕書人員應該積極進取，很快適應社會發展，用我們手中的這枝筆撰寫出各種合乎我們事業要求的機關公文和其他應用文。這是我們祕書人員的責任。

第三篇：機關公文寫作知識

一． 公文的重要性：公文是一種傳達意圖、聯繫公務、交流信息、記錄情況的工具。

二． 公文寫作人員要具備較高的綜合素質

公文是一種綜合性的腦力活動，寫作人員必須具備較高理論政策水平、文化知識素質。

三． 目前公文運行很不規範、嚴肅

知識機制、隊伍方面

四． 公文的分類

按內容性質分：法定公文（18種）和機關日常事務文書。

按使用對象分：黨內各機關公文的（14種）和國家行政機關（13種）的公文。 按行文方向分：上行文（請示、報告）、下行文和平行文（函、通知）。

五． 行政公文與黨委公文的異同

共同的9種：規定、意見、通知、通報、請示、報告、批覆、函、會議紀要。 不同的9種：黨內5種：公報、決議、條例、規定、指示。

行政專用4種：命令（令）、議案、公告、通告。

六. 公文的語言

1.表述用語：因發送對象不同，文字要做到定向表述，上行文用請示口氣， 下行文用指使口氣，平行文用商量口氣。

2.禮貌用語

3.人稱用語

4.結構用語

5.模糊用語

七. 公文的格式

1. 眉首

2.主體、標題、主送機關、正文、附件、發文機關、署名、成文日期、印章、附註。

3.版記—文尾、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期。

八. 公文的行文制度

隸屬關係、行文方式、行文方向

九、幾種常用公文

1、請示與報告區別：行文的時間不同，先請示後報告。

內容不同，請示的重大事情、行文要求不同、請示有回覆、報告課不回覆 請示（短）：原因、內容（事項）、結語、（請批准）

報告：工作、情況、建議報告、經驗、措施、建議、答覆、

2、函：商、洽、聯繫工作

問答函

請批函（向平級或不同地屬的有關部門請求、請準的函）

3、通知

會議通知（具體時間、地點、內容、參加人員、要求）

批准通知

轉發通知

4、計劃（4要素）與總結（3大塊）

目標和任務，措施和辦法、步驟和時間、檢查和督促；

基本情況、經驗教訓、今後怎麼辦

十、信息

目的：交流、協調、宣傳、引導

種類：經驗性、問題性、建議性、領導言論性、言論性

第四篇：機關公文寫作格式

1.紅頭文件格式：

西組字[2014]號

標題：方正小標簡體宋 2號

號

號 一級標題：一、黑體 3二級標題：（一）楷體加粗 3

三級標題：1.仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3號 gb2312

2.組工信息格式：

西集組工信息

編號2014- xx2014年xx月xx日

標題：

一級標題：黑體 3黑體 小二號 號

號 二級標題：楷體加粗 3

三級標題：仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3號 gb2312

最後落款：撰稿人：xxx審核領導：馬清文

3.網評格式：（見西集鎮網絡宣傳工作彙總文件夾）

第五篇：從事機關公文寫作的幾點體會

xx年初，我從部隊轉業到地方工作。如何在新的崗位再創輝煌，是我必須認真面對的現實問題。我及時調整心態，找準位置，從零開始，很快打開了工作局面。近兩年來，本人先後獨立或參與起草公文材料100多份，其中有的材料受到領導和同事們的好評，有10多篇工作研討文章被有關刊物採用。回想自己從事公文寫作的經歷，感慨頗多：既有挑燈夜戰的辛勞，也有工作受到肯定的快樂；既有文章被採用的成就感，也有材料推倒重來的苦惱；既有質量上乘的佳作，也有質量欠佳的次品。在此，筆者願與公文初學者一道探討如何儘快“上路”的問題，如果能對大家有所裨益的話，那將是我莫大的欣慰。

一、積攢“下鍋米”

俗話説：“巧婦難為無米之炊”。把它借用到公文寫作中，“巧婦”即公文起草者，“米”就是平日積累的有用資料。起草公文材料時的文思泉湧，源於平時的學習與積累。誰學習得多、積累得好，誰起草公文材料就省時省力。公文寫作不是“有感而發、為己立言”，而是“奉命作文，代人立言”，所謂“公文姓公，言不由衷，一聲令下，筆快如風”，也就是説，不管你想寫不想寫，有感沒有感，都得按時拿出來。如果平時沒有積累，遇有緊急任務恐怕難以勝任，甚至會誤事。因此，作為機關文字工作者，平時應特別注意有關資料的積累。

首先是素材的積累。這裏所説的素材特指公文起草中可能會用到的資料。積累公文寫作素材，要做生活的有心人，學會觀察與思考，時刻關注國內外形勢的發展變化，關注本地區、本單位的中心工作，關注領導人的重要活動，關注人民羣眾的心聲，等等，並把自己的所見、所聞、所想和所感及時記載下來，形成文字素材，或將有關書籍、報紙、雜誌上的有用資料裁剪下來，並分門別類地粘貼在專門的本子上。久而久之，聚腋成裘，這些就裝滿了你素材的倉庫，起草公文時就不愁沒有“下鍋米”了。

其次是思想的積累。所謂思想，是指客觀存在反映在人的意識中經過思維活動而產生的結果。就公文材料來説，思想往往是公文的主旨、靈魂。每個有志於搞好機關文字工作的同志，要通過閲讀文件、參加會議、參觀考察、下基層調研等多種渠道，及時捕捉閃現思想火花的新思路、新觀念、新見解，並用專門的本子或卡片把它記載下來，形成自己的公文寫作思想庫。比如，在起草某個領導人講話稿時，就可以從中找出領導人平時對某一問題的看法、意見等，甚至可以把它作為這個講話的觀點或一個標題。

再次是論述的積累。在公文材料起草過程中，有時要對某些問題進行論述，現編現寫，費時費力，有時還論述不完整、不到位。如果平時有這方面的積累，一旦要論述某個問題時，就會很方便。比如，要論述那些“年年歲歲花相似”反覆講的有關抓落實、提高機關效能、加強作風建設、工作創新等話題，如果參照有關論述資料，並結合新的形勢、新的任務和新的實踐，恰到好處地加以改造，就可以收到“歲歲年年人不同”的效果。

此外，還有語言的積累。文字工作者必須重視語言積累，在大量的閲讀中多積累一些膾炙人口的名言警句、生動鮮活的羣眾語言等，如能在公文起草中恰當引用，就會使我們的公文材料增色不少。

二、學做“模仿秀”

模仿本義是指有意或無意仿效他人的言行，使自己的言行與對方相似。把模仿用在公文寫作中不失為一種行之有效的學習方法。南宋着名理學家朱熹説：“古人作文作詩，多是模仿前人而作之，蓋學之既久，自然純熟。”當代着名作家茅盾認為：“模仿是學習的最初形式。”學習繪畫要求臨摹，學習書法要求臨帖，同樣地，初學公文寫作也離不開仿寫。當年本人學習公文寫作，用現在時髦的話説，可謂公文寫作“模仿秀”。那時，我在海軍某部當排長，因在報刊上發表了幾篇“豆腐塊”文章，便被上級機關破格調去了。一天，政治部主任對我説：“從一定意義上講，機關工作就是搞文字工作，無論上情下達，下情上報，交流情況，推廣經驗，都離不開公文。做機關工作必須過文字關，過不了關，就請離開機關。”我當然希望留在大機關工作，也很想幹一番事業。如何儘快提高公文寫作水平，就成了我當時的頭等大事。許多“老機關”也告訴我，他們學習公文寫作也是從仿寫開始的。於是，我便當起了“模仿秀”。

先是對句子的仿寫，在公文寫作過程中，參考優秀公文的某個句式或句子進行模仿、改寫。然後進行“片斷” 模仿，即對一些公文範文中的某一段或幾段進行仿寫。最後，便是對全文的模仿，包括對立意構思、謀篇佈局、段落結構、開頭結尾、過渡照應、句式表達等方面，進行全方位的仿寫，並在一次次的仿寫過程中認真揣摩、領悟，不斷熟悉掌握公文寫作的基本知識和技巧。記得自己起草的第一篇公文是××政治部《關於表彰××年度先進團組織和優秀團幹部的通報》，基本上是按照以往通報範文仿寫下來的，沒有原文照抄，而是結合當年工作特點用全新的語言表述，受到了領導和同事們的好評。就是起草難度較大的領導人講話稿，也是可以模仿的。一般説，領導人講話稿往往在開始部分講意義、談認識，統一思想，講增強緊迫感和責任感什麼的。在中間部分，根據上級指示要求和該項工作的實際，有針對性地提出若干條意見，這往往要涉及到指導思想、方針原則、工作指標、完成時限、責任主體、方法步驟等內容。在最後部分，要總括全文要旨，或提出要求，或號召鼓勁，或提出保障性措施等。這樣，在具體起草時，可以多找一些類似問題的領導講話稿學習參考，以便開啟思路，觸類旁通。不過要注意，作為公文初學者，學習借鑑範文進行仿寫或改寫，是可以理解的，也是允許的。但如果僅僅停留在這個階段，每次動筆都*模仿，不仿就不會寫，那就成問題了。這好比小孩學步，開始時可以藉助學步車走路，但長大後必須獨立行走。

三、勤練“手中筆”

魯迅在談自己的寫作體會時曾説：“文章應該怎樣做，我説不出，因為自己的作文，是由於多看和練習，此外並無心得或方法的。”一些公文寫作“高手”，也坦言其過硬的功夫來自於堅持不懈地練筆。唯有堅持勤練筆，才能做到厚積薄發，倚馬可待。

“常看胸中有本，常寫筆下生花”。那麼怎樣才能有效地練筆呢？這就要求公文初學者首先要“從讀悟寫”，養成讀書的好習慣，認真閲讀政治理論書籍和公文寫作及其它方面的書籍，不斷擴大知識面，不斷提高理論素養和文化素養，並深刻領悟、細心體會公文或其它文章的寫作技巧，真正把練筆建立在理解、吸收和積累基礎上。其次要“常練常寫”，如緊緊圍繞一箇中心、一種觀點、一件事情、一個景物、一個場面等，或記敍、或説明、或議論或抒情。如果工作確實忙，也要記下當天的流水賬或抄幾句名言警句、精彩段子，關鍵是要堅持不懈地練筆。與此同時，有計劃、有步驟地練寫機關常用公文，比如，黨政機關的20多種公文，可以試着都寫一寫，寫成後對照業務書籍看像不像，並請人評判看寫得好不好。再次要“主動求寫”，平時要做好公文寫作的準備，一有任務即能“出擊”，一旦承擔下來，就要全身心投入，竭盡全力，用自己的最高水平寫出合格的公文來。閒時，要儘可能地爭取練寫機會，積極參與公文材料的寫作，不要怕苦怕累，不要“見了材料就躲”。這樣堅持練筆，才能使自己逐步成為寫作的能手和高手。

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