1、做好接站準備
如果不認識客人，應當備有貴賓的照片。
2.確定飛機班次、到達時間
依據貴賓搭乘的飛機班次，預先電詢航空公司該班飛機是否準時或延遲，乘客名單中是否包括該位貴賓，他是否已坐上此班飛機等事項。
3.務必要在飛機抵達前先到達機場。
4.接機準備
在前往接機之前，接待人員應先行以海報明顯寫出貴賓姓名，飛機抵達時便可由接待人員拿着，以提醒貴賓的注意。
接待特別貴賓還需要準備橫幅或海報，見面時贈予鮮花。
5.相互介紹
見面後，由介紹人或祕書互相介紹，被介紹人應點頭微笑以示尊敬。
6.初步認識後，雙方握手，並交換名片。
遞接都要雙手，接過來要先看一下再收起來表示對對方的重視 ，遞的時候有字的一面朝向對方。
收到別人名片時，應該回別人的名片，如果沒有了就要向別人説明。如雙方同時遞接，應當左手接右手遞。
7.食宿安排
接到客人後，要幫助客人提取行李。安排好接送貴賓的車輛，安排好貴賓的食宿。
轎車的駕駛者
駕駛駕車的司機一般有兩種人：一種是轎車主人，另一種是專職司機。國內目前所見的轎車多為雙排座與三排座，車上座次尊卑的差異如下：
(1)主人親自駕車時：
當主人或領導親自駕車的時候，此時一般稱之為社交用車，上座為副駕駛座。這種情況，一般前排座為上，後排座為下;以右為尊，以左為卑。這種坐法體現出“尊重為上”的原則，體現出客人對開車者的尊重，表示平起平坐，親密友善。
1.雙排五人座轎車，順序是：副駕駛座→後排右座→後排左座→後排中座。
2.雙排六人座轎車，順序是：前排右座→前排中座→後排右座→後排左座→後排中座。
3.三排七人座轎車，順序是：副駕駛座→後排右座→後排左座→後排中座→中排右座→中排左座。
4.三排九人座轎車，順序是：前排右座→前排中座→中排右座→中排中座→中排左座→後排右座→後排中座→後排左座。
乘坐主人駕駛的轎車時，最重要的是不能冷落主人，也就是不能令前排座位“虛位以待”，一定要有人坐在那裏，以示相伴。由男士駕駛自己的轎車時，若夫人或女友在場，她一般應坐在副駕駛座上。
禮儀提示：
由主人駕車送其友人夫婦回家時，其友人之中的男士，一定要坐在副駕駛座上，與主人相伴，而不宜形影不離地與自己夫人坐在後排，那將是失禮之至。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。
(2)專職司機駕車時：
由於右側上下車更方便，因此要以右尊左卑為原則，同時後排為上，前排為下。在接待非常重要客人的場合，比如説政府要員、重要外賓、重要企業家，這時候上座是司機後座，因為該位置的隱祕性好，而且是車上安全係數較高的位置。
1.雙排五人座轎車，順序是：後排右座→後排左座→後排中座→副駕駛座。
2.雙排六人座轎車，順序是：後排右座→後排左座→後排中座→前排右座→前排中座。
3.三排七人座轎車，順序是：後排右座→後排左座→後排中座→中排右座→中排左座→副駕駛座。
4.三排九人座轎車，順序是：中排右座→中排中座→中排左座→後排右座→後排中座→後排左座→前排右座→前排中座。
第一種情況，如果是熟人朋友，只是為了讓朋友一出來，第一眼就能看到自己，那麼這種接機牌可以簡單一些，字體字號要大，顯目最重要，寫明對方姓名，和自己姓名即可。如圖所示
第二種情況，也是最常見的，迎接陌生人，如果迎接的是貴客，而且只是接這一個人，寫接機牌的時候，則要注意用尊稱，讓對方感覺到温暖和禮儀。如圖所示
如果迎接的是陌生人，而且是一羣陌生人，比如迎接新生，則要寫明是哪所學校哪個系的，讓初到此地的學生感到關懷和安全感。
接機的情況有很多種，這裏不一一詳述，要點就是字要大要顯目，要注意必要的禮儀，同時簡要的點明事由。
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