一：接待前充分準備
1.瞭解客户基本情況
商務接待外賓第一步首先是瞭解客户的基本情況，包括客户的單位、姓名、性別、民族、職業、職務、級別及所到訪的具體人數;還有一些細節問題比如：到訪的具體日期、時間、地點等。
2.確定迎送規格
根據客户的具體情況確定具體的接待規格。
3.佈置接待環節
在規定標準的範圍內，安排接待工作用車、客户用車、客户餐飲住宿等。
4.商務接待外賓人員選擇
挑選好接待人員，根據接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個環節中。
二：接待中服務工作
商務接待外賓服務工作是商務接待外賓過程的中心環節，是直接面對面的服務接待過程。在這個過程當中，要按照接待方案的要求組織實施，認真負責，一絲不苟，完成每一個接待服務事項。同時，要根據隨時變化的情況，適時的修正原方案，組織實施。
商務接待外賓服務要求接待人員特別是負責人，要掌握全局，善於協調和溝通;要求真務實，善於隨機應變;要及時向上級領導請示彙報，善於整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務。
1、客户迎接和食宿安排
提前到達指定的地點迎接客户，如果領導和有關部門去機場、車站、碼頭迎接客户，要確定並事前通報集合時間、地點、乘車安排和出發時間。
幫助客户與機場或車站聯繫籤票、領取行李。
按照接待方針和接待方案，到達下榻或就餐的賓館招待所，實施迎賓接待禮儀。
客户到住地後，安排人員分送行李，並將《接待手冊》(內容包括住房安排，活動日程及乘車安排，就餐時間、地點以及有關注意事項等)發給客户。
2、宴請
陪餐領導先到達宴會地點;
掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標準，並提前通知賓館;
精心編制宴會菜單，做好宴會設計;
擺放席位卡，並核對確認。接待人員提前一小時到宴會廳，督促檢查有關服務;
嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過快或過慢;
接待人員人員主動引導客户入席、離席。
3、商務會見、會談安排
明確商務工作會見的基本情況，會見(談)人的姓名、職務、人數、會見(談)目的、會見(談)什麼人，以及會見(談)的性質。
有關人員和部門應做好以下準備：
提前通知我方有關部門和人員做好會見(談)準備;
確定會見(談)時間，安排好會見(談)場地、座位;
確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報道，要事先確定翻譯員、攝影師並通知採訪記者;
商務接待外賓人員先在門口迎接客户，客户進入會議室後，我方人員應立即起身表示歡迎;
如果需要會談雙方合影，安排在賓主握手後，合影再入座。
4、商務參觀考察安排
參觀考察的各項準備工作必須提前做好，包括出行的物資、車輛;
提前筒子安排領導和隨行陪同人員;
賓客在外的相關服務工作和聯絡協調工作認真負責;
協助接待地做好接待過程中的有關突發情況的現場處理;
旅行途中適時向客户介紹沿途的一些基本情況。
5、商務休閒娛樂
徵求客户意見根據客户的喜愛和習慣安排活動項目。
安排活動場地、確定活動時間。
安排電影、健身、體育等娛樂活動，舉辦文藝晚會，接待之前應做好相關準備工作。
根據客户興趣靈活掌握活動時間長度。
三：接待後期工作
商務接待外賓後期工作主要指接待工作結束後的歡送工作和經驗總結。
1、歡送來訪客户
歡送是整個接待過程最後服務，要認真對待，給客户留下難忘的美好印象。
核實客户離去所乘航班或車次抵達時間、地點有無變化，以及飛機(火車)停靠的情況。
按照接待方針和接待方案，設計和實施歡送禮儀。
為了表示隆重，參加接待服務的人員在客户住地列隊歡送。
歡送人員目送客户所乘飛機、火車啟動後再返回。
2、掃尾工作
主要包括清理房間、接待費用結算和資料彙總歸檔等。
3、總結經驗
每次接待任務完成後，要及時、認真進行總結。肯定成績，找出差距，對有突出貢獻的單位和個人進行表彰。通過進行總結經驗教訓，深化對接待工作規律的認識，促進接待工作水平不斷提高。
商務接待外賓流程中必備禮儀知識：
商務接待外賓禮儀是商務工作總所必需遵守的行為規範，商務接待外賓禮儀具有技巧性，規範性、對象性、權威性的特點。商務接待外賓禮儀主要分為內賓接待禮儀知識和外賓接待禮儀知識。禮儀知識有：商務接待外賓禮儀的原則，迎送活動的技巧，飲食和住宿的安排，接待現場的來賓應對方法。
商務接待外賓人員必須熟悉並且運用自如的禮儀知識有：
1.接待客户乘車禮儀
知識要點：乘車座次安排、乘車上下車禮儀
2.接待客户時握手禮儀
知識要點：握手的順序、握手的力度、握手時的其他動作注意事項
3.接待見面後介紹禮儀
知識要點：如何把自己介紹給客户;如何把領導介紹給客户;如何把很多人介紹給客户?
4.行進禮儀
知識要點:上下樓梯是接待人員應該在什麼位置?進出電梯是接待人員應該怎麼做?
5.稱呼禮儀
知識要點：遇到客户應該怎麼稱呼?
商務接待外賓禮儀流程可以供政府或者企業的商務接待外賓人員系統的學習，瞭解整個接待過程，能夠更好的為客户服務。
一、迎接禮儀
迎來送往，是社會來往招待運動中最基礎的情勢和主要環節，是表達主人情義、體現禮貌素養的主要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最主要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深刻接觸打下了基本。迎接客人要有周到的佈署，應注意以下事項。
(一)對前來拜訪、洽談業務、加入會議的外國、外地客人，應首先懂得對方達到的車次、航班，部署與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的匆倉促01。
(二)主人到車站、機場去迎接客人，應提前達到，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有仁攀來迎接，心坎一定覺得非常愉快，若迎接來遲，一定會給客人心裏留下暗影，事後無論怎樣匆倉促01，都無法打消這種瀆職和不守信用的印象。
(三)接到客人後，應首先問候“一路辛勞了”、“歡迎您來到我們這個漂亮的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然後向對方作自我介紹，如果著名片，可送予對方。
注意送名片的禮儀：
1、當你與長者、尊者交流名片時，雙手遞上，身材可微微前傾，説一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用懇求的口氣説：“如果您便利的話，能否留張名片給我?”
2、作為接名片的人，雙手接過名片後，應細心地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
(四)迎接客人應提前為客人籌備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆倉促忙籌備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
(五)主人應提前為客人籌備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將運動的打算、日程部署交給客人，並把籌備好的地圖或旅遊圖、名勝古蹟等介紹資料送給客人。
(六)將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱忱交談，談話內容要讓客人覺得滿意，比如客人蔘與運動的背景資料、當地風土人情、有特色的自然景觀、特產、物價等。斟酌到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分別時將下次接洽的時光、地點、方法等告知客人。
二、招待禮儀
招待客人要注意以下幾點。
(一)客人要找的負責人不在時，要明白告知對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明白是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。
(二)客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人闡明等候理由與等候時光，若客人願意等候，應當向客人供給飲料、雜誌，如果可能，應當時常為客人換飲料。
(三)招待人員率領客人達到目標地，應當有準確的領導方式和領導姿態。
1、在走廊的領導方式。招待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。
2、在樓梯的領導方式。當領導客人上樓時，應當讓客人走在前面，招待人員走在後面，若是下樓時，應當由招待人員走在前面，客人在後面，高低樓梯時，招待人員應當注意客人的安全。
3、在電梯的領導方式。領導客人乘坐電梯時，招待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，達到時，招待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳裏的領導方式。當客人走入客廳，招待人員用手唆使，請客人坐下，看到客人坐下後，才幹行點頭禮後分開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。
(四)誠懇誠意的奉茶。
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