全面性
人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑑定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
現實性
由於員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別於其他檔案的。重要標誌。
真實性
這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。
動態性
人事檔案立卷後，其內容不是一成不變的，隨着當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
流動性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便於發揮人事檔案的作用，如果人、檔脱節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走後的一週以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。
機密性
人事檔案的內容涉及個人功過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織彙報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱祕等等，因此，人事檔案屬於黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處於檔案管理機構的個人也不能查閲自己的人事檔案。
適合對象：比較適合創業、靈活就業的畢業生。
優點：易於畢業生解決一些實際問題。
缺點：由於畢業生與指導中心交流相對少，容易造成信息不暢。
一、準備材料
人事檔案的分類【履歷材料】
1、凡是反映幹部本人自然情況、個人經歷、家庭和社會關係等基本情況的表格材料均應歸入此類。主要包括：
（1)幹部、工人、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員的履歷表(書）、登記表、簡歷表；
（2）更改姓名的報告及批件；
（3）以履歷為主，兼有鑑定等其它內容的履歷表、簡歷表及登記表；
（4）其它由本人填寫反映個人簡歷方面情況的各種表格材料。
2、在鑑別此類材料時應注意的問題：
（1）對個人填寫的履歷表應對照檔案中原始記載進行審查，並加蓋主管幹部單位的公章。經審查凡填寫內容不真實，不準確的，應要求幹部本人更正或重新填寫；
（2）為使幹部檔案不斷補充新材料，新分配的大、中專畢業生轉正定級後和軍隊幹部轉業到地方工作後，應立即填寫中組部新制發的1999年版《幹部履歷表》。
3、屬於人事保衞部門管理工作的卡片、組織上摘抄本人檔案內的表格材料等是承辦人作為工作參考使用的材料，不屬於幹部檔案歸檔內容，不應歸入幹部檔案。
4、本類材料按材料形成的時間先後順序進行排列。
人事檔案的分類【自傳及屬於自傳性質的材料】
1、凡由本人撰寫的敍述自己經歷、參加重大政治歷史活動、思想變化過程、家庭和社會關係等情況的材料歸入本類。主要包括幹部歷史自傳、幹部自傳、思想自傳、反省自傳、小史、小傳及有自傳內容的“歷史反省”等材料。
2、有的同志在申請入團、入黨時寫了具有自傳內容的申請書，如該人檔案中沒有自傳材料，可將此材料歸入第二類。
3、組織上對幹部本人交待的有關本人經歷、家庭情況或社會關係等材料，凡有專題調查報告、調查材料或結論性意見的材料，應合併一起歸入第五類。
4、本類材料按材料形成時間的先後順序排列。
人事檔案的分類【鑑定、考察、考核材料】
1、凡各年度、階段、時期或參加臨時性工作、學習、勞動以及工作調動對幹部個人的優缺點和德能勤績表現情況進行考察瞭解形成的評價性材料，均應歸入第三類。
第三類材料主要包括以下內容：
（1）鑑定材料（包括自我鑑定）；
（2）以鑑定為主要內容的各類人員登記表；
（3）年度考核登記表，考核、考察材料；
（4）民主評議幹部的綜合材料；
（5）作為幹部調動依據的正式考察綜合材料；
（6）組織正式出具的鑑定性的幹部表現情況材料，如反映幹部“文革”中的表現材料，**和**期間的考察材料及寫實表等；
（7）主審機關做出的主要涉及幹部個人的審計結論（報告）或審計意見材料，離任審計考核材料。
2、在鑑別此類材料時應注意：
（1）經組織上研究形成的對全面地歷史地考察瞭解幹部有使用價值的正式考核材料（加蓋公章的），應歸入本人檔案，沒經組織正式研究的一般考核材料，可作為幹部、人事部門使用幹部參考材料，不歸入檔案。考核中的記錄、索取的證明材料也不歸入幹部檔案；
（2）經過組織研究的正式考核材料、鑑定意見沒蓋公章的應補蓋公章後再歸檔；
（3）鑑定會發言記錄、談話記錄、頭尾不清、無落款單位、文字雜亂的材料不得歸檔，已歸入的應剔出歸入文書檔案或登記銷燬；
（4）“文革”中“五七”戰土插隊時做的鑑定，有不實之詞的要剔出銷燬，在“清隊"和“文革”期間的整黨中寫的鑑定，因受派性、極左思潮影響，不能反映幹部的真實情況，應清除銷燬；
（5）從幹部本人檔案中摘錄的反映幹部表現和優缺點的材料不應歸檔。
3、跨類材料的處理：
（1）幹部評級鑑定，轉正定級鑑定表、軍銜鑑定表等有審批手續的材料應歸第九類；
（2）作為《幹部任免呈報表》的附件，反映幹部德才表現的考察材料應與《幹部任免呈報表》一起歸入第九類；
（3）學生鑑定中包括學習成績在內的登記表歸第四類。
4、本類材料應按材料形成的先後順序依次排列。
1、人事檔案保管制度
第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
檔案工作接收單位（具人事管理權限的）或人才中心、職介中心等人事代理機構出具的“人事檔案商調函”。人檔案是記載你個人成年後（高中畢業）的經歷。你就業、出國、調轉工作、失業、再就業乃至退休，都需要的，是個人必不可少的身份證明材料。
個人檔案，原則上是不能存放在個人手中的，但現在由於種種原因，有時落到了個人手中，但一當有了着落，必須儘快交到單位裏。
個人拆了檔案，再交給相關單位時，好多單位是不接收的。那樣，就比較麻煩了，不過可以向單位説清楚，原先封存的相關材料沒有缺少，千萬別説謊，拆了就是拆了，因為人家能看出來，原先封的印開啟了，所以必須如實説來，好好央求，一般單位是能接收的。
個人檔案可以從單位提取、自己直接提取或者委託他人提取
一、把檔案轉至有人事管理權的單位。
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。
個別沒有檔案管理權的單位會把學生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質。
國家機關、國有事業單位、國有企業，他們或他們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。
其它各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事管理權的`，要通過人才交流中心來接收學生，學生的檔案要放到人才中心去。
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