常見公文寫作格式與範例大全

常見公文寫作及格式

一、常用的公文種類

1. 通知。發佈規章和行政措施，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部。

2. 報告。向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議。

3. 請示。向上級機關請求指示、批准。

4. 會議紀要。記載、傳達會議議定事項和主要精神。

5. 決議。經會議討論通過的重要決策事項。

6. 函。不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。

7.通報。表揚先進，批評錯誤,傳達重要精神,交流重要情況。

8.通告。在一定範圍內公佈應當遵守或周知的事項。

9.批覆。答覆下級機關的請示事項。

10.條例。用於制定規範工作、活動和行為的規章制度。

11.規定。用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。

12.意見。對某一重要問題提出設想、建議和安排。

13. 公告。向內外宣佈重要事項或者法定事項。

14. 決定。對重要事項或重大行動作出安排。

二、常用公文的寫作格式

我們常用公文包括：報告、請示、通知、規定、函。

(一)《報告》寫作要點:報告是向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級機關詢問時用陳述性公文。

1.標題：制發機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。

2.正文：一是事由：直陳其事，把情況及前因、後果寫清楚。二是事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

3.結尾：可寫“特此報告”“專此報告”，後面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

（二）《請示》寫作要點：請示是下級機關向上級機關請求指示或批准的呈請性、期復性公文。

1.標題：制發機關名稱＋事由＋請示。

2.正文:一是請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最後用“為此，請示如下”。二是請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

3.結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批准”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批覆”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

4.注意事項：一文一事；一個主送機關；逐級請示。

(三)《通知》是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安

排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

1.標題：制發機關＋事由＋通知。

2.正文：一是通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批准，現將×××，具體規定通知如下。二是通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

3.結尾：三種寫法：

一是意盡言止，不單寫結束語。

二是在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

三是再次明確主題的段落描寫。

(四)《規定》寫作要點：規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

1.標題：地域＋內容＋文件種類（規定、管理辦法、細則、規則等）。

2.正文：一是正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。二是“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。三是根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。

(五)《函》函的概念:函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文，平行文種。

1.函的特點：一是溝通性。二是靈活性。三是單一性。

2.撰寫函件應注意的問題：

首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。

三、公文的結構層次及字體

公文一般由眉首（包括髮文機關、發文字號、簽發人、緊急程度、機密等級等內容，一般用橫線與正文部分隔開）、正文（包括標題、主送機關、內容、附件、落款、附註等）文尾（包括主題詞、抄送欄、印發機關欄、印發日期、份數、印章等項）三部分組成。

正文這是公文的主體，是敍述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文單位的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌雜亂。文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：

第一層用“一、”

第二層用“（一）”

第三層用“1．”(不能寫成“1、”把小圓點寫成頓號)

第四層 用“（1）”

在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。

----標題用2號華文中宋（宋）體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

----正文，在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字用仿宋3號排印。

----成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

----“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標註，後標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。 主題詞標引順序是：類別詞----類屬詞----形式詞。

----用印。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。所謂騎年就是蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時，章子要把月份整個蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。

二○一三年五月五日