一、採購制度
1、根據“按需購進，擇優選購”的原則，依據市場動態，庫存結構及質量部門反饋的信息編制購貨計劃，報總經理批准後執行，要建立供銷平衡，保證供應，避免脱銷或品種重複積壓以致過期失效造成損失。
2、嚴格執行企業制定的保健食品購進程序，確保從合法的企業購進合法和質量可靠的保健食品。
3、要認真審查供貨單位的法定資格，經營範圍和質量信譽，考察其履行合同的能力，必要時會同質量管理部門對其進行現場考察，簽訂質量保證協議書，協議書應註明購銷雙方的質量責任，並明確有效期。
4、加強合同管理，建立合同檔案。簽訂的購貨合同必須註明相應的質量條款。
5、質量管理部門要做好首營企業和首營品種的審核工作。向供貨單位索取加蓋企業印章的，有效的《衞生許可證》，《營業執照》，《保健食品批准證書》和《產品檢驗合格證》，以及保健食品的包裝，標籤，説明書和樣品實樣，執行《首營企業和首營品種的審核制度》。
6、購進保健食品應有合法票據，按規定做好購進記錄，做到票，帳，貨相符，購進記錄保存至超過保健食品有效期1年，但不得少於3年。
7、嚴禁採購以下保健食品：
（1）無《衞生許可證》生產單位生產的保健食品；
（2）無檢驗合格證明的保健食品；
（3）有毒，變質，被污染或其他感觀性狀異常的保健食品；
（4）超過保質期限的保健食品；
（5）其他不符合法律法規規定的保健食品。
二、索證索票制度
為了確保本企業經營行為的合法性，把好保健品購進質量關，根據《中華人民共和國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規，制定本制度。
1、業務部嚴格執行企業制定的保健食品購進程序，確保從合法的企業購進合法和質量可靠的保健食品。
2、業務部負責企業和品種的資料索取工作，建立首營企業和首營品種初審工作；並加強合同管理，建立合同檔案，簽訂的購貨合同必須註明相應的質量條款。
3、審批首營企業和首營品種的必備材料：
3.1、首營企業的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的 、《衞生許可證》或《食品流通許可證》、《營業執照》複印件，以及企業質量認證情況的有關證明；銷售人員需提供加蓋企業原印章和企業法定代表人印章或簽字的委託授權書，並標明委託授權範圍及有效期限，銷售人員身份證複印件，並對銷售人員及其身份證原件進行審核；還應提供供貨單位發票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣（複印件）。
3.2、首營品種必須有《保健食品註冊批件》（《保健食品批准證書》）、《產品檢驗報告書》，保健食品的包裝、標籤、説明書，以及該產品所對應生產企業的《衞生許可證》和《保健食品 GMP證書》。
3.3、首營企業和首營品種還同時必須向國家食品藥品監督管理局或省食品藥品監督管理部門官方網站上進行核查。因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。查詢後應在首營審批表上作好查詢記錄。
4、保健食品安全管理員負責對業務部門填報的表格及資料進行審核後，報安全管理負責人審批。
5、首營企業及首營品種的審核以資料的。審核為主，對首營企業的審批如依據所報送的資料無法做出準確判斷時，業務部應會同保健食品安全管理員對首營企業進行實地考察。並由保健食品安全管理員根據考察情況形成書面考察報告。再上報審批。
6、首營企業和首營品種必須經審核批准後，方可開展業務往來併購進保健品；首營企業和首營品種的審批要在 2 天內完成。
7、保健食品安全管理員負責將審核批准的“首營企業審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查，並將審批後的企業名稱輸入微機。建立合格供貨方檔案。資料不全或未經審批，一律不準錄入。
8、購進保健食品應有合法票據，按規定做好購進記錄，做到票、帳、貨相符，購進記錄保存期不得少於二年。
三、衞生管理制度
（一）營業場所衞生管理制度
1 、企業全體員工均應保持經營場所的乾淨、整潔。
2 、經營場所內不得存放有毒、有害物品。
3 、經營場所內不得隨地吐痰、亂丟果皮、雜物等。
4 、任何員工不得將易燃、易爆等物品帶入經營場所內。
5、個人辦公區間物品應擺放整齊，辦公枱上不得擺放與辦公無關的物品。
6 、不得在經營場所內用餐。
7 、注意個人衞生，不得穿背心，拖鞋進入辦公區域。
8 、滅蚊蠅燈、鼠夾、殺蟲劑應保持有效狀態，發現故障應及時報告 辦公室，辦公室應立即採取措施加以解決。
（二）倉庫衞生管理制度
1、保健食品應專區存放，所有入庫產品應分區、分類擺放在規定的區間，出入庫帳目應與貨位卡相符。
2、調控好保健食品專區的温濕度，保證保健食品的質量。
3、合理使用保健食品專區，堆碼整齊、牢固，無倒臵現象。庫存保 健食品先進先出，不同批號保健食品不得混垛。
4、保健食品專區內應保持乾燥、整潔、通風，地面清潔，無積水，門窗玻璃潔淨完好，牆壁天花板無黴斑、無脱落，防蟲、防鼠、防塵、防潮、防黴、防火設施配臵齊全有效。
5、保健食品專區應定期做好清潔衞生消毒工作，每日進行防蠅、防鼠、防蟲等檢查和打掃衞生。
6、非倉庫員工不得進入倉庫。
7、倉庫內不得吸煙、進食，保健食品專區不得存放與保健食品無關的私人雜物，不得存放易燃、易爆和有毒物品。
藥品購進管理制度
（1）為認真貫徹執行《藥品管理法》、《產品質量法》、《計量法》、《合同法》和《藥品經營質量管理規範》等法律法規和企業的各項質量管理制度，嚴格把好藥品購進質量關，確保依法購進並保證藥品質量，特制定本制度。
（2）採購員應經專業知識及有關藥品法律、法規培訓，考試合格，持證上崗。
（3）嚴格執行本企業“進貨質量管理程序”的規定，堅持“按需進貨，擇優採購、質量第一”的原則，確保藥品購進的合法性。
①在採購藥品時應選擇合格供貨方，對供貨方的法定資格、履約能力、質量信譽等進行調查和評價，並建立合格供貨方檔案；
②審核所購入藥品的合法性和質量可靠性，並建立所經營藥品的質量檔案；
③對與本企業進行業務聯繫的供貨單位銷售人員，進行合法資格的驗證，並做好記錄。
（4）採購藥品應簽訂採購合同，明確質量條款。採購合同如果不是以書面形式確立的，購銷雙方應提前簽訂明確質量責任的質量保證協議。
（5）購進藥品應開具合法票據，做到票、帳、物相符，票據和憑證應按規定保存至超過藥品有效期一年，但不得少於兩年。
（6）購進藥品應按規定建立完整的購進記錄，購進記錄註明藥品通用名稱、劑型、規格、有效期、生產廠商、供貨單位、購進數量、購貨日期等項內容。
（8）對首營企業應確認其合法資格，並做好記錄。購進首營品種應進行藥品質量審核，審核合格後方可購進。
（9）購進進口藥品要有加蓋供貨單位質管部門原印章的《進口藥品註冊證》或《醫藥產品註冊證》和《進口藥品檢驗報告書》或《進口藥品通關單》複印件。
（10）採購員應及時瞭解藥品的庫存結構和營業銷售情況，合理制定藥品購進計劃，在保證滿足銷售需求的前提下，避免藥品因積壓、過期失效或滯銷造成的損失。
（11）質量負責人應會同採購員按年度定期對進貨情況進行質量評審，不斷優化品種結構，提高藥品經營質量。
藥品質量驗收管理制度
（1）為確保購進藥品的質量，把好藥品的入庫質量關，根據《藥品管理法》及《藥品經營質量管理規範》等法律、法規，特制定本制度。
（2）藥品質量驗收應由質量驗收人員負責，質量驗收員應具有高中以上學歷，並經崗位培訓和地市級以上藥品監督管理部門考試合格，取得崗位合格證書後方可上崗。
（3）驗收員應根據合法票據，對到貨藥品進行逐批驗收。
（4）驗收藥品應在待驗區內進行，在劃定的時限內及時驗收。 —般藥品應在到貨後1個工作日內驗收完畢，需冷藏藥品應在到貨後1小時內驗收完畢。
（5）貴重藥品應由雙人進行驗收。
（6）驗收時應根據有關法律、法規規定，對藥品的包裝、標籤、説明書以及有關證明文件進行逐一檢查：
① 藥品包裝的標籤和所附説明書上應有生產企業的名稱、地址，有藥品的通用名稱、規格、批准文號、產品批號、生產日期、有效期等。標籤或説明書上還應有藥品的成份、適應症或功能主治、用法、用量、禁忌、不良反應、注意事項以及貯藏條件等；
② 驗收整件藥品包裝中應有產品合格證；
③ 驗收外用藥品，其包裝的標籤或説明書上要有規定的標識和警示説明。處方藥和非處方藥按分類管理要求，標籤、説明書有相應的警示語或忠告語：非處方藥的包裝有國家規定的專有標識；
④ 驗收中藥飲片應有包裝，並附有質量合格的標誌。每件包裝上，中藥飲片應標明品名、生產企業、生產日期等內容，實施批准文號管理的中藥飲片還應註明藥品批准文號；
⑤ 驗收進口藥品，其內外包裝的標籤應以中文註明藥品的名稱、主要成分以及註冊證號，其最小銷售單元應有中文説明書。進口藥品應憑《進口藥品註冊證》或《醫藥產品註冊證》及《進口藥品檢驗報告書》或《進口藥品通關單》驗收；進口預防性生物製品、血液製品應有《生物製品進口批件》複印件；進口藥材應有《進口藥材批件》複印件；
⑥ 驗收首營品種，應有與首批到貨藥品同批號的藥品出廠檢驗報告書。
（7） 驗收藥品應按規定進行抽樣檢查，驗收抽取的樣品應具有代表性。對驗收抽取的整件藥品，驗收完成後應加貼明顯的驗收抽樣標記，進行復原封箱。
（8） 驗收藥品時應檢查有效期，一般情況下有效期不足6個月的藥品不得入庫。
（9）對驗收不合格的藥品，應填寫藥品拒收報告單，報質量負責人審核處理。
（10）應做好“藥品質量驗收記錄”，記錄內容包括供貨單位、數量、到貨日期、品名、劑型、規格、批准文號、批號、生產廠商、有效期、質量狀況、驗收結論和驗收人員等項目。驗收記錄應保存至超過藥品有效期—年，但不得少於三年。
（11）驗收合格的藥品，驗收員應在藥品購進驗收記錄單上簽字或蓋章，並註明驗收結論。倉庫保管員憑驗收員簽字或蓋章的藥品購進驗收記錄單辦理入庫手續，對貨單不符、質量異常、包裝不牢固或破損、標誌模糊或有其他問題的藥品，應予拒收並報質量負責人。
藥品儲存管理制度
（1）為保證對藥品倉庫實行科學、規範的管理，正確、合理地儲存，保證藥品儲存質量，根據《藥品管理法》及《藥品經營質量管理規範》，特制定本制度。
（2）按照安全、方便、節約、高效的原則，正確選擇倉位，合理使用倉容。
（3）應按照經營規模的需要，配備符合規定要求的底墊、貨架等儲存設施，配臵必要的庫房温濕度監測和調控設施；
（4）應設臵温濕度條件適宜的恆温庫。陰涼庫温度≤20℃，冷庫（指冰箱）温度在2—10℃之間，各庫房相對濕度應控制在45%—75%之間。根據藥品儲存條件要求，應將藥品分別存放於常温庫，陰涼庫，冷庫。對有特殊温濕度儲存條件要求的藥品，應設定相應的庫房温濕度條件，保證藥品的儲存質量。
（5）按照藥品性能，對藥品應實行分區、分類儲存管理。具體要求：藥品與非藥品、內服藥與外用藥應分開存放。
（6）庫存藥品應按藥品批號及效期遠近依序集中碼放，不同批號藥品不得混垛。
（7）根據季節、氣候變化，做好庫房温濕度管理工作，每日上、下午定時各一次觀測並記錄“庫房温濕度記錄表”，並根據庫房條件及時調節温濕度，確保藥品儲存安全。
（8）藥品存放應實行色標管理。待驗區、退貨區——黃色：合格品區——綠色；不合格品區——紅色。
（9）對不合格藥品實行控制性管理，不合格藥品應單獨存放，並有明顯標誌。
（10）實行藥品的效期儲存管理，對效期不足6個月的藥品應按月進行催銷。
（11）儲存中發現有質量問題的藥品，應立即將營業場所陳列和庫存的藥品集中控制並停售，報質量負責人。
（12）保持庫內環境、貨架的清潔衞生，定期進行清理和消毒，做好防塵、防污染、防潮、防鼠、防蟲、防黴變等工作。
藥品養護管理制度
（1）為規範藥品倉儲養護管理，確保儲存藥品質量，根據《藥品管理法》及《藥品經營質量管理規範》，特制定本制度。
（2)建立和健全藥品養護組織，配備與經營規模相適應的養護人員，養護人員應具有高中以上文化程度，經崗位培訓和地市級(含）以上藥品監督管理部門考試合格，取得崗位合格證書後方可上崗。
（3）堅持以預防為主、消除隱患的原則，開展在庫藥品養護工作，防止藥品變質失效，確保儲存藥品質量的安全、有效。
（4） 質量負責人負責對養護工作的技術指導和監督，包括審核藥品養護工作計劃、處理藥品養護過程中的質量問題、監督考核藥品養護的工作情況等。
（5）養護人員應配合倉管人員做好庫房温濕度監測和調控工作，根據庫房温濕度狀況，採取相應的措施並做好記錄。每日上午8-9時、下午3-4時各記錄一次庫內温濕度。
（6）根據庫存藥品流轉情況，按季度進行藥品質量的養護檢查，並做好養護記錄，養護記錄應保存至超過藥品有效期一年，但不得少於二年。
（7）對中藥飲片按其特性，採取乾燥方法進行養護。
（8）對效期不足6個月的近效期藥品，應按月填報“近效期藥品催銷表”。
（9）建立倉儲設施設備的管理台帳及檔案，對各類養護設施設備定期檢查、維護、保養，並做好記錄，記錄保存二年。
（10）對養護中發現有質量問題的藥品，應暫停銷售，及時通知質量負責人進行復查處理。
（11）定期彙總、分析養護工作信息，並上報質量負責人。
一、採購食品，應當查驗供貨者的許可證和保健食品合格的證明文件。應當建立保健食品進貨查驗記錄制度，如實記錄保健食品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供貨者名稱及聯繫方式、進貨日期等內容。保健食品進貨查驗記錄應當真實，保存期限不得少於二年。
實行統一配送經營方式的食品經營企業，可以由企業總部統一查驗供貨者的許可證和保健食品合格的證明文件，進行保健食品進貨查驗記錄。
二、採購保健食品應注意生產日期或保存期等食品標識，不應採購快到期或超期食品。
三、採購時應向銷售方索取該批產品有效許可證和食品合格的證明文件。
四、禁止採購腐敗、黴變、生蟲、污穢不潔、混有異物或其他感官性狀異常、可能對人體健康造成危害的食品。
五、禁止採購摻假、摻雜、偽造、冒牌、超期或用非食原料加工的保健食品。
六、採購人員應記錄採購保健食品的來源及保管好相關的資料，注意個人衞生並隨時接受管理人員檢查。
（一）藥品質量的好壞，藥品零售服務工作的優劣，關係着千家萬户，與人民羣眾的身體健康息息相關。為給消費者提供放心的藥品、優質的服務，根據《藥品管理法》及《藥品經營質量管理規範》等法律法規，制定本制度。
（二）凡從事藥品零售工作的營業員，上崗前必須經過業務培訓考核合格，同時對與藥品直接接觸的工作人員要進行健康檢查，取得健康證後方可上崗工作。
（三）認真執行價格政策，做到藥品標價籤齊全，填寫準確、規範。
（四）藥品陳列應清潔美觀，擺放時應做到藥品與非藥品分開，處方藥與非處方藥分開，內服藥與外用藥分開，人用藥與環境衞生、殺蟲、鼠藥嚴格分開。藥品可按用途或劑型陳列。
（五）營業員要正確介紹藥品，不得虛假誇大和誤導消費者。
（六）營業員根據顧客所購藥品的名稱、規格、數量、價格核對無誤後，將藥品交與顧客。
（七）銷售藥品時，處方必須經執業藥師或從業藥師審核簽章後，方可調配和出售。無醫師開具的處方，不得銷售處方藥。
（八）對缺貨藥品要認真登記，及時向業務部傳遞藥品信息，組織貨源補充上櫃，並通知客户購買。
（九）做好各項台帳記錄，字跡端正、準確、記錄及時。
（十)做好當日報表，做到帳款、帳物、帳貨相符，發現問題及時報告藥店負責人。 (十一）藥品銷售不得采用有獎銷售，附贈藥品或禮品等銷售方式。
（十二）如違反上述規定，將不合格藥品銷出，出現一次，在季度考核中處罰。
藥品儲存管理制度
（一)倉庫要按照安全、方便、節約的原則，正確選擇倉位，合理使用倉容，“五距”(即地、牆距、垛距、頂距、燈距）適當，堆碼合理、整齊、牢固、無倒置現象。
（二）根據藥品的性能及要求，分別存放於常温庫，陰涼庫，冷庫。
（三）根據季節、氣候變化，做好温濕度管理工作，堅持每日二次觀測並記錄“温濕度記錄表”，並根據具體情況和藥品的性質及時調節温濕度，確保藥品儲存安全。
（四）藥品存放實行色標管理。待驗品、退貨藥品區——黃色；合格品區、零售貨稱取區、待發藥品區——綠色；不合格品區——紅色。
（五）庫房的安全及分類儲存工作，藥品實行分開擺放。
1、藥品與非藥品分開；
2、處方藥與非處方藥分開；
3、內服藥與外用藥分開；
4、性質相互影響、容易串味的藥品分開存放；
5、品名和外包裝容易混淆的品種分開存放；
6、特殊管理藥品要雙人、專櫃、專帳管理。
（六）庫放藥品要按批號順序存放，不合格藥品要單獨存放，並有明顯標誌。
（七）保持庫房、貨架的清潔衞生，定期進行掃除和消毒，做好防盜、防火、防潮、防腐、防污染、防鼠等工作。
（八）倉庫必須建立藥品保管卡，記載藥品進、存、出狀況。因保管員未盡職責，工作不實造成藥品損失的，將在季度質量考核中處罰。
品藥養護的管理制度
（一）堅持“ 預防為主”的原則，按照“藥品養護操作方法”定期對在庫藥品根據流轉情況進行養護與檢查，做好養護記錄，防止藥品變質失效造成損失。
（二）配備專職的養護人員，養護人員應經專業或崗位培訓，熟悉藥品保管和養護要求。
（三）對3個月內到失效期的近效期藥品，按月填報“近效期藥品催銷表”。
（四）每月對各類養護設備定期檢查，並記錄，記錄保存二年。
（五）發現藥品質量問題，及時與質量管理部聯繫，懸掛明顯標誌，停止上櫃銷售。
（六）養護人員應配合倉管人員對庫存藥品存放實行色標管理。待驗品、退貨藥品區——黃色；合格品、零售貨稱取區、待發藥品區——綠色；不合格品區——紅色。
（七）養護人員配合倉管人員做好温濕度管理工作，每日上午10時、下午3時各記錄一次庫內温濕度。根據温濕度的情況，採取相應的通風、降温、增温、除温、加濕等措施。重點做好夏防、冬防養護工作。每年落實專人負責，適時檢查、養護，確保藥品安全度夏、冬。
（八）報廢、待處理及有問題的藥品，必須與正常藥品分開，並建立不合格藥品台帳，防止錯發或重複報損，造成帳貨混亂和嚴重後果。
（九）建立健全重點藥品養護檔案工作，並定期分析，不斷總結經驗，為藥品儲存養護提供科學依據。
（十）如因養護人員未盡職盡責，工作不實造成藥品損失的，將在季度質量考核中處罰。
為了確保本企業經營行為的合法性，把好保健品購進質量關，根據《中華人民共和國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規，制定本制度。
1、業務部嚴格執行企業制定的保健食品購進程序，確保從合法的企業購進合法和質量可靠的保健食品。
2、業務部負責企業和品種的資料索取工作，建立首營企業和首營品種初審工作；並加強合同管理，建立合同檔案，簽訂的購貨合同必須註明相應的質量條款。
3、審批首營企業和首營品種的必備材料:
3.1、首營企業的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衞生許可證》或《食品流通許可證》、《營業執照》複印件，以及企業質量認證情況的有關證明；銷售人員需提供加蓋企業原印章和企業法定代表人印章或簽字的委託授權書，並標明委託授權範圍及有效期限，銷售人員身份證複印件，並對銷售人員及其身份證原件進行審核；還應提供供貨單位發票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣（複印件）。
3.2、首營品種必須有《保健食品註冊批件》（《保健食品批准證書》）、《產品檢驗報告書》，保健食品的包裝、標籤、説明書，以及該產品所對應生產企業的《衞生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。
3.3、首營企業和首營品種還同時必須向國家食品藥品監督管理局或省食品藥品監督管理部門官方網站上進行核查。因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。查詢後應在首營審批表上作好查詢記錄。
4、保健食品安全管理員負責對業務部門填報的表格及資料進行審核後，報安全管理負責人審批。
5、首營企業及首營品種的審核以資料的審核為主，對首營企業的審批如依據所報送的資料無法做出準確判斷時，業務部應會同保健食品安全管理員對首營企業進行實地考察。並由保健食品安全管理員根據考察情況形成書面考察報告。再上報審批。
6、首營企業和首營品種必須經審核批准後，方可開展業務往來併購進保健品；首營企業和首營品種的審批要在 2 天內完成。
7、保健食品安全管理員負責將審核批准的“首營企業審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查，並將審批後的企業名稱輸入微機。建立合格供貨方檔案。資料不全或未經審批，一律不準錄入。
8、購進保健食品應有合法票據，按規定做好購進記錄，做到票、帳、貨相符，購進記錄保存期不得少於二年。
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