做個好祕書的要素

目錄

正文

第一篇：做個好祕書的要素

做個好祕書的要素：

作祕書、助理最重要的一點，我認為是在公司裏，你一定要把自己的老闆視為值得尊敬的“自己人”。“自己人”是什麼意思？就是永遠站在他這邊，凡事以他的想法為主導。

祕書的無限可能

記得我剛到廣告公司，是當創意部大主管的祕書。由於我的直屬主管是個作風嚴厲、人緣很差的人，但我很清楚所謂“祕書”的角色，一定是要站在老闆這一方的！所以，我仍然很忠心的幫他做事，三個月之後，我幫他完成了很多事情，他開始授權我去做一些創意部媒體公關的事情，同時，因為我必須翻譯所有公司內部給他的英文文件，對於每個廣告客户的策略及執行都會涉獵，也就是這個機緣，讓我後來邁向行銷之路。

學會順、轉、和

作為一個祕書，要試着瞭解老闆的立場，並從老闆的角度看事情，更重要是支持他。老闆因為肩負全部的成敗責任，主觀意識一定是很強，此時做員工、幕僚、的，即使有不同意見，還是要以順從的心來溝通才對，不應該堅持固執。我認為無論是作為一個祕書或是其它幕僚，即使和老闆有不同意見，也應該以技巧的方式來提醒老闆、婉轉溝通，不論最後老闆是否接受你的意見，還是要尊重他是你的老闆這個事實。當然，如果你真的能用他的角度來理解事情的時候，往往會發現，他的想法其實並沒有錯！

配合上司的時間

如果上司召喚我，只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情，我一定會放下其它事情，以上司的時間為第一優先。當然，身為祕書或助理，這種“全力配合上司的時間”的基本認知，是一定要具備的。答案很簡單，老闆比你忙，也比你重要！沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時間啊！身為祕書或助理，就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標的人！如果老闆在公事上需要你，你一定要儘快的支持他，不要讓他花時間等你。

第二篇：做個好祕書的三大要素

做個好祕書的三大要素

作祕書、助理最重要的一點，我認為是在公司裏，你一定要把自己的老闆視為值得尊敬的“自己人”。“自己人”是什麼意思？就是永遠站在他這邊，凡事以他的想法為主導。

祕書的無限可能

記得我剛到廣告公司，是當創意部大主管的祕書。由於我的直屬主管是個作風嚴厲、人緣很差的人，但我很清楚所謂“祕書”的角色，一定是要站在老闆這一方的！所以，我仍然很忠心的幫他做事，三個月之後，我幫他完成了很多事情，他開始授權我去做一些創意部媒體公關的事情，同時，因為我必須翻譯所有公司內部給他的英文文件，對於每個廣告客户的策略及執行都會涉獵，也就是這個機緣，讓我後來邁向行銷之路。

學會順、轉、和

作為一個祕書，要試着瞭解老闆的立場，並從老闆的角度看事情，更重要是支持他。老闆因為肩負全部的成敗責任，主觀意識一定是很強，此時做員工、幕僚的，即使有不同意見，還是要以順從的心來溝通才對，不應該堅持固執。我認為無論是作為一個祕書或是其它幕僚，即使和老闆有不同意見，也應該以技巧的方式來提醒老闆、婉轉溝通，不論最後老闆是否接受你的意見，還是要尊重他是你的老闆這個事實。當然，如果你真的能用他的角度來理解事情的時候，往往會發現，他的想法其實並沒有錯！

配合上司的時間

如果上司召喚我，只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情，我一定會放下其它事情，以上司的時間為第一優先。當然，身為祕書或助理，這種“全力配合上司的時間”的基本認知，是一定要具備的。答案很簡單，老闆比你忙，也比你重要！沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時間啊！身為祕書或助理，就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標的人！如果老闆在公事上需要你，你一定要儘快的支持他，不要讓他花時間等你。

祕書工作藝術談

一、尊重而不奉承吹捧

理順與領導的關係，是祕書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現工作藝術的地方。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對正職和副職領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協助。

如果某項工作，正職（或常委會）決定由某一副職負責去抓，祕書在配合進行這項工作時就應該以這位負責的副職領導為軸心進行運轉。有關這項工作的請示、彙報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、彙報了。關於向正職請示、彙報，或向

其他副職溝通情況，那是負責這項工作的副職的責任。祕書如搞多頭請示、彙報，就是多餘，會把事情弄亂。

實踐證明，多位領導者，就有多種個性特點或類型。要根據領導者的性格類型相處，逆着來往往會出問題。如內向性格的領導，喜歡獨自思考問題與辦理事務；外向性格的領導，善於人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，祕書最好是在事前當參謀，事後做助手，當領導在獨立思考的時候，就不?quot;參謀"了，否則，就會干擾他的思考。對待後者，要及時協助他組織人員共同商量工作，祕書要有分寸地參與其中，發揮參謀和助手作用。在與多位領導相處時，一定要以事業為重，從工作出發，盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發、看人行事；不能表現出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當甲領導面吹捧乙領導，當乙領導面吹捧丙領導等。要始終與多位領導者保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

二、主動而不越位脱軌

祕書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前後同步運行的輔助性工作。輔助性決定了祕書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看祕書的工作藝術。有四個方面：一是爭取同領導者一樣瞭解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣瞭解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，並加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎，工作中才能與領導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。日常工作中，要善於將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什麼、後做什麼和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖。

三、服從而不盲從附和

祕書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協調、綜合加工的作用。祕書人員處在這樣一個重要位置，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖前進。但是，服從並不等於盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領導者的意見辦事，也只能是執行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

四、補台而不挖角拆台

祕書怎樣在多位領導之間當參謀、搞協調？首先，心裏要有一杆平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本着工作上的支持，關係上的愛護，感情上的友誼去做，這比什麼都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆台，擴大分歧，加深矛盾。

五、溝通而不封閉堵塞

祕書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術性，就是調換角度的藝術。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地説得明明白白。

現實工作中，上下級領導不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰略和戰術上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結合點，與祕書日常的及時溝通、協調有着密切關係。祕書與兩級領導都不存在差異，才能去做協調上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。

六、擋駕而不阻攔干涉

擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。祕書對來者要有正確的認識和態度，它是祕書協助領導理順工作，幫助下級或羣眾解決問題的機會，也是提高協調和社交能力的機會。祕書人員要講究工作藝術，對來者都要熱情接待，給予關照協助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來者要辦的事情弄清楚，然後進行分析歸類，屬於哪個部門管的就歸哪裏去辦。大致有三種情況：一是屬於領導審批和需要急辦的事項，要立即協助來者找主管領導辦理；如果領導不在一時又找不着，可將事留下，抽空再找領導，有了結果馬上轉告；二是屬於職能部門管理的事項，協助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項，應以開會方式解決為好，就建議領導主持開會，召集有關方面人員參加，統一安排佈置，妥善處理。

擋駕工作是代表領導機關進行的，應該注意機關的良好形象，克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風。對來者的態度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應注意語言藝術和應變能力，應變能力要通過語言藝術表達出來。接待的語言有規律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

七、分工而不分家自立

辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個祕書。科室之間、祕書之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無人負責現象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出，各映各的號、各唱各的調"的現象，不利於辦公室發揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。祕書碰上了就不能説不管，管了之後再溝通、協調、解決。

第三篇：如何做個好祕書

如何做個好祕書？

一、什麼是祕書？

祕書，就是位於領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯繫各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務並處理各方面事務與信息的助手。一個出色的祕書，應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業和公司，對自己的工作駕馭自如，善於創造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現在上司最需要的時候和場合，心領神會地配合上司應對各類人士，處理各項事務。

二、你適合做祕書嗎？

首先，並不是所有的人都適合做祕書。祕書必須細心、主動、周到、忠誠，像老闆一樣熱愛公司，一切為公司的利益着想。所以，在選擇祕書這個職業的時候，最好慎重考慮，這個職業跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。即使受過良好的教育和培訓，祕書也不是人人都能勝任的。一名優秀的祕書，應當具有一些優秀的品質，主要體現在以下幾個方面：

（一）分寸感：一名好祕書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？

a。這樣為人處世有分寸：自信而不自負；認真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。

做祕書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關係，必須從長計議，與人方便，與己方便。同在一個辦公室，搞好同事間的關係是非常重要的。關係融洽，心情就舒暢，這不但利於做好工作，也有利於自己的身心健康。

b。這樣説話有分寸：坦蕩而不輕狂；讚美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚。

病從口入，禍從口出。因此，上班時，儘量多做事少説話。這樣做，可以避免無聊時閒談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數。

c。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機智而不奸詐；實惠而不惟利。

（二）禮貌。

面對一個有教養的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業技能，做祕書的經常遇到這種情況。俗話説秀才遇到兵，有禮説不清。但職業要求祕書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了祕書職業品質的標準。禮貌要得體而不做作，只有温和善良才是真正的禮貌。

（三）謙虛

謙虛有三個好處：既能使你在別人心裏感覺良好，又不會樹大招風，更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老闆都喜歡謙虛和內斂的祕書。我父親曾經對我説過一句話，他説做人一定要低姿態；低姿態不表示你就低人一等，只能説明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

（四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高祕書工作的準確性和對事物的判斷。反應遲鈍會影響工作效率，但過分敏感也會讓自己過於緊張，因此，敏感也要恰到好處。

（五）自制：善於控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現，但並不是每個成熟的人都有很好的自制力。而祕書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己，而不應該是性情中人。我們常説辦公室裏有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之，急躁會影響人的判斷力，祕書，切忌躁火攻心，失去理智。

三、祕書的職業道德

我認為祕書的職業道德最重要的有三點：忠誠感、敬業心、責任感

（一）忠誠感：古往今來，祕書最接近領導層，知曉和掌握大量機密，甚至參與機密的運作。如果祕書的職業道德淪喪，造成的傷害將無法估量。

有時，忠誠是一個兩難的選擇。從員工的責任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發；但從祕書的職業道德講，又應該嚴守機密。如果你顧及了前者，以後可能會被上司封殺，在這個公司再也做不成祕書；如果你顧及了後者，可能又有損於公司的整體利益。那麼到底孰輕孰重呢？我曾經就這個問題問過一些朋友，有的朋友説“要看我和上司的關係如何再決定”有的朋友説“打死也不説”還有的朋友説“以公司大局為重”，褒貶不一，公説公有理，婆説婆有理。這確實是一個兩難的選擇，我個人認為要具體情況具體分析，如果領導工作出現偏差，可以及時提醒，避免導致不可挽回的錯誤，成為領導真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。

（二）敬業心：祕書的職業特點，決定其工作主要是實幹。要圍繞領導的工作展開活動，做到招之即來，來之能幹，在具體緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）責任感：

有了忠誠感，説明你品質好；有了敬業心，説明你幹得好；而負責任，説明你可以讓人依賴。

責任分為兩種，明確的責任是你的職責範圍，不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作，這是祕書的本份；做好不明確的工作，則會受人重用。一個好祕書，一定知道什麼事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，遇到突發性的意外事件，祕書應沉着、從容地應對，變通地解決。責任感不僅在危難時候需要，在日常的細節上就能反映出來。大量日常瑣碎的責任感才是對祕書品質的考驗。

四、祕書的自我完善。

（一）保持身心健康

祕書人員由於所處位臵特殊，工作任務繁重以及社會對祕書角色的期望值高，在心理上承受着各種壓力。祕書的心理保健十分重要。一個好祕書必然情緒穩定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態度現實，責任心強，靈活多變，適應力強，人際關係和諧，善於交往。祕書在領導、同事之間建立和諧型的工作環境氛圍，在這種良好的人際關係中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我們強調，要準確地認識自己的社會角色，擺正自己的社會位臵，目的是為了防止和克服“越位”現象，找到一個穩定的出力方式。“越位”是下級在處理與領導的關係過程中常發生的一種錯誤。

發生越位的原因很多。從祕書角度來説，有的人屬於心理品質有問題，不把領導放在眼裏，這種人為數極少；而就多數有這方面錯誤行為的人來説，是由於不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，祕書人員應正確認識自己的角色地位，出力而不越位。

綜上所述，我認為一名出色的祕書不僅要有專業素養、個人素養，還要有良好的職業道德，具備多方面的知識，才能給人們留下深刻的印象，圓滿地完成工作，做一名出色的祕書。

第四篇：做個活色生香的祕書

性因其細膩温婉的稟賦、善解人意的特質，把祕書的工作做得活色生香。為了肯定祕書工作在職場上的貢獻，並鼓勵年輕朋友投入此專業生涯，國際專業祕書協會制定了國際祕書日。每年四月的最後一個星期，就是“國際祕書周”，該周的星期三就是“國際祕書日”。今年的國際祕書日為4月28日。日前，記者走訪了北京睿德晟企業管理顧問有限公司講師懿萌女士，請她與女祕書們分享職場禮儀的心得。適當修飾提升魅力適當地修整自己的容貌是對別人的尊重，女祕書可以準備一些簡便實用的化粧工具和化粧品。必備的化粧工具有粉撲、眉刷、脣筆、修容刷、小鏡子等；必備的化粧品有粉霜或粉餅、蜜粉、眼影、眼線筆、脣膏、修容餅。在辦公室工作時可以化點淡粧，5分鐘就能完成。值得注意的是，化粧品並不是越名貴越好，如雅詩蘭黛等化粧品就適合年齡大一點的女性。簡易淡雅化粧的技巧步驟是：調理皮膚、上粉底、按蜜粉、上眼影、畫眼線、刷睫毛膏、畫眉、修容（腮紅）、上脣膏、抹香水。懿萌女士補充説，即使沒有化粧習慣，女祕書也(更多請關注：)應配備一瓶適合自己的香水，以提升個人魅力。女人穿樣子懿萌女士説，祕書穿衣有三個原則，分別是：t，tidy（整齊的）；o，occasional（特殊場合）；p，pleasant（舒適愉快的）。它們加起來就是“top”，即最好的，頂呱呱的。商業環境中有句流行的話叫“男人穿牌子，女人穿樣子”，女性衣服的樣式要適合不同的場合，正式場合穿正裝，宴會時穿晚禮服。祕書在選擇上班的服裝時，應注意衣服上沒有皺襞，所穿的上衣、裙子不會影響到手、腳的行動，衣物的質料易於清洗，最好有口袋，能放手帕及筆記簿。職業女性應多配備幾套衣服進行搭配，職業裝樣式比較單一，尤其應注意領形的變化。懿萌女士認為，服裝的顏色會説話：紅色給人充滿能量的感覺，黃色代表旺盛的企圖心，綠色合羣親切，藍色誠實穩健，咖啡色給人以負責任的感覺，紫色易使人覺得權力慾及虛榮心強。此外還有幾樣飾品必不可少，如絲巾、胸花等，可以多買一些搭配使用。職業女性上班時不應佩戴過多的飾品，佩戴兩件以上飾品時，則以同質同色為佳。使用自己買得起的包企業家內部流行這樣一句話：“男看錶，女看包。”意思是説，人們可以從男士的表、女士的包來判斷一個企業家的實力。世界排名第一的女包是lv，但是仿製品也很多。懿萌女士建議，職業女性買包時可以買仿製品，但必須是真牌子也買得起的種類，否則一眼就會被人看穿。鑑於此，她建議一般女祕書千萬別買lv的包。懿萌女士還認為，評價職員有句順口溜叫“男看腰，女看頭。”標準的商業禮儀規定，職業女性的頭髮不可過肩，長髮女性可以梳個小鬏兒，但不應扎馬尾辮出公司。來源：中國婦女報

第五篇：做個高效工作的祕書(一)

祕書在實際工作中，常會遇到這些情況:做會議記錄，寫着寫着筆沒水了；訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了；用膠水時，找不到刷子；開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關係到工作的質量和速度，在某種意義上説，也反映了一個人的素質。工欲善其事，必先利其器。那麼，器如何利呢?1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。2、選用質量較好的訂書機並注意維護，使之處於良好狀態。3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時間。4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用摺疊剪刀，以免用時打不開。5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。8、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。以上説的一些非常小的事情許多人並沒有留意，東放一個，西放一個，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。作為祕書,辦公桌上應該儘量備齊各種實用工具書：1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關係密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什麼單位、什麼時間制發的,什麼文件號,用的時候很快就能借到。3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因為地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。9、與本職工作有關的表格。一個祕書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。

默認推薦更多精彩範文：

怎樣做個好祕書

如何做個合格的祕書人才

祕書品格六要素

祕書工作的基本要素

做個高效工作的祕書(五)