為了公司整體搬遷工作的順利開展,需提前做好各項準備工作及應急事項,確保公司全員能夠順利的搬入新辦公區,特制訂以下搬遷方案。
一、組織領導機構
搬遷工作領導小組
組 長:XXX
副組長:XXX、XXX、XXX、XXX
成 員:各部門負責人
搬遷工作領導小組下設辦公室(綜合辦全員),負責公司搬遷工作的指導與組織、各部門指定2名搬遷工作聯絡人,負責本部門涉及搬遷工作的一切事宜。
搬遷工作聯絡人主要工作職責:
(1)掌握本部門的搬遷時間及計劃。
(2)提前確定本部門在新址的辦公室位置,確定每名員工的位置
(3)對於大件物品(如鐵皮櫃、 沙發等傢俱)提前看好新址現場, 提前確定擺放位置。
(4)提前統計本部門的包裝箱、標籤、膠帶數量,報綜合辦統一領取。
(5)確認本部門搬遷工作量,如公共資料、文件需其他部門協助包裝,提前告知綜合辦。
二、流程
物資整理:
(1)各部門對需要搬至新辦公點的辦公傢俱及各類物資進行統計。
(2)公共區域設備及物品由綜合辦負責統計。
(3)各部門的資料、辦公用品由各部門負責人安排統計、整理,確定常用資料種類、數量,將非常用、非重要資料提前整理打包。
(4)個人電腦數據,由各部門自行整理並存儲,確保每天電腦中的重要資料都有備份,以免因搬家造成的數據資料丟失。
(5)員工私人物品由員工自行整理和保管,搬遷組不承擔看護管理責任。
搬遷前:
(1)搬家公司的招選由集團公司統一組織,集團統籌。按照集團公司確定的拆遷順序有序開展。
(2)由搬家公司人員到公司調查搬運工作量,商談簽訂搬運合同。
(3)搬遷時間:2021年月日-2021年 月日
(4)確定各部門需要搬遷的辦公用品(桌椅、櫃子等) (5)做好平面佈置圖並按照設計對各部門辦公區塊進行分配。
(6)搬遷公共場地提前做好防護措施,保證原有裝修不遭到損壞,將非辦公用品、設備統一標記、放置,並做好防護防盜措施。
(7)提前佈置辦公區外接電路、電話線路、網線等線路設備,確保電路、網絡、電話能正常使用。
(8)相關搬遷物件的準備:記號筆、封口膠、紙箱、螺絲刀、錘子、鉗子、報紙等。
搬遷時:
(1)各部門個人辦公電腦、文件、電話及個人物品自行打包,所需物料由聯絡人統一至綜合辦領取,打包時請做好標籤,標記。
(2)辦公櫃裏的物品不重的話,可以不需要打包,需把辦公櫃填滿並鎖好櫃門。(易碎品儘量不要放在櫃子中,以免搬家時發生損壞。)
(3)辦公椅、辦公桌不用打包,只需做好表識。
標示編號要求:
(1)每個打包箱都需做好標籤,並標明箱中內容,及注意事項。
(2)每個打包好的箱子頂部必須貼上寫有部門的標籤。
(3)各部門需交一份搬運清單到綜合辦備查,以免遺失。
搬遷後:
(1)整頓安放好辦公設備。
(2)清點辦公用品和設備。
(3)結算搬遷費用。
(4)打掃新辦公地點衞生。