從信封到附言寫作指南

從信封到附言寫作指南

英文書信和中文書信的寫作有那些不同呢？

信封(Envelop)

與中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間，發信人的地址和姓名寫在信封的左上角，或信封背面。

英文書信的地址應從小寫到大，先寫門牌號碼，再寫街道、城鎮、省或州及郵政編碼，最後是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。

信頭/個人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)

公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯繫號碼，這就是通常所説的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信，作者就需要寫明回郵地址和聯繫號碼。

封內日期(Date Line)

封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

封內地址(Inside Address)

封內地址是收信人的地址，包括姓名，職務(如適用)，公司名稱(如適用)，街道名稱或信箱號，城市，州或省，郵政編碼和國家。

封內地址通常寫在左手邊，在日期線和稱呼之間。

稱呼(Salutation)

稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼，寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼後可以寫冒號或逗號。

在商業信函或其他正式書信中，用冒號。

在非正式書信中，稱呼後用逗號。(注意：儘量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因為這種稱呼已經過時，並且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”，“Dear Friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時，可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜，但它們不應出現在稱呼中。同樣，如果收信人的姓名後面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush, Jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)頭銜(Titles)

除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示禮貌的頭銜。

提示句(選擇性)Attention Line(optional)

提示句的用途是指明把信送給某個具體的人或部門處理，儘管信是寫給這個組織的。另外，在指明的收信人不在時，它也允許組織中其他人查看信的內容。提示句通常寫在封內地址的下兩行或封內地址的上面。

主題句(選擇性)Subject Line(optional)

主題句簡要説明信的內容。通常寫在封內地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人的姓名，也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果，可以給主題句加下劃線，或大寫主題句。正文(Body of the Letter)

正文的格式多種多樣。商業信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書信中，全部內容包括日期和信尾問候語，都從左側頂格開始。段落開頭不空格，各段之間空兩行。修正齊頭式，是使用最為廣泛的一種格式，商業和私人信件都可以使用，儘管在私人信件中不一定要寫回郵地址和封內地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時，這種格式最合適。與齊頭式

不同，發信人地址、日期，信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其餘部分從左邊開始。寫信人簽名(Writer's Identification/ Signture)

寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用)，寫在信尾問候語同側三四行以下的位置。附註(Notions)

附註寫在寫信人簽名下兩行的位置，附註包括參考縮寫，附件的數目和內容以及將收到這封信副本的人員名單。附註寫在左側。

信尾問候語(Complimentary Closing)

信尾問候語是寫在信尾的告別話語，例如“Sincerely”，“Sincerely yours”。通常位於正文兩三行以下。第一個單詞的第一個字母要大寫，最後以逗號結尾。

附言(Postscript PS or P.S.)

附言用來説明沒有包括在信中的想法和內容。通常在附註下兩三行的地方，從左側頂格寫起。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調寫信人請求收信人採取的行動和做出的考慮。