一、函的涵義和用途
函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。 函的使用範圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來説，函的用途主要包括四個方面:
1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯繫，往來。
2、向無隸屬關係的業務主管部門請求批准有關事項。
3、業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係的機關請求批准的事項。
4、機關單位對個人的事務聯繫，如復羣眾來信等。
二、函的特點
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯繫。上至國務院，下至基層組織，企事業單位，社會團體都廣泛地使用函。
2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。
3、用語謙敬性。不論什麼類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞彙的公文。函是公文中最富有文學性的文種。
三、函的類型
1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯繫有關事宜的函。如人員商調，聯繫參觀學習等。
2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答覆函"。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問，用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答覆，用答覆函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。
3、批請函。即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的函。批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用於向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位的請批事項。
4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。
以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和覆函。
四、函的結構和寫法
（一）標題
函的標題一般由發文機關，事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
（二）正文
1、開頭。寫行文的。緣由，背景和依據。
一般來説，去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神，或簡要敍述本地區，本單位的實際需要，疑惑和困難。
覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的覆函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的覆函以"現將有關問題覆函如下"一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。
2、主體。寫需要商洽，詢問，答覆，聯繫，請求批准或答覆審批及告知的事項。
函，或去函和覆函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
3、結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用"特此函告"，"特此函達"。若是要求對方覆函的，則用"盼復"，"望函覆"，"請即覆函"等語。請批函多以"請批准"，"請大力協助為盼"，"望能同意"，"望准予××是荷"等習慣用語收束。覆函的結語常用"特此覆函"，"特此回覆"，"此復"等慣用語。也有的函不寫結語。 五，注意問題
1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示，批准事項用請示，而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。
2、開門見山，直奔主題。無論去函還是覆函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發空泛的議論。
3、一文一函，簡潔明瞭。
4、語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。覆函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。
關於商洽委託代培涉外祕書人員的函
××大學文學院:
本集團公司新近上崗的祕書人員缺乏專門的涉外祕書知識，業務素質亟待提高。據報載，貴院將於今年x月開辦涉外祕書培訓班，系統講授涉外祕書業務，公關禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓項目為我集團公司新上崗的涉外祕書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能儘快提高本集團公司涉外祕書人員的從業素質，我們擬選派8名在崗祕書人員隨該班進修學習，委託貴院代培。有關代培費用及其他相關經費，將按時如數撥付。 如蒙慨允，懇請函覆為盼。
××集團公司（印章）
二00x年x月x日
一、函的概念
函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。函的使用範圍廣泛，涉及各方面的公務聯繫。
二、函的種類
函可分為公函與便函兩種。
三、公函的寫作格式
公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。
標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關於**（事由）的函》；覆函為《關於**（答覆事項）的覆函》。
正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答覆的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。
四、公函的寫作要求
（一）要一函一事，切忌一函數事。
（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。
一、函的涵義和用途
函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。函的使用範圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的“輕武器”。具體來説，函的用途主要包括四個方面:
1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯繫，往來。
2、向無隸屬關係的業務主管部門請求批准有關事項。
3、業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係的機關請求批准的事項。
4、機關單位對個人的事務聯繫，如復羣眾來信等。
二、函的特點
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的。限制，收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯繫。上至國務院，下至基層組織，企事業單位，社會團體都廣泛地使用函。
2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。
3、用語謙敬性。不論什麼類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞彙的公文。函是公文中最富有文學性的文種。
三、函的類型
1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯繫有關事宜的函。如人員商調，聯繫參觀學習等。
2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出“詢問函”和“答覆函”。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問，用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答覆，用答覆函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。
3、批請函。即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的函。批請函實際上又可以分為“請批函”和“審批函”。請批函用於向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位的請批事項。
4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。
以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和覆函。
四、函的結構和寫法
（一）標題
函的標題一般由發文機關，事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
（二）正文
1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據。
一般來説，去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神，或簡要敍述本地區，本單位的實際需要，疑惑和困難。
覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的覆函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的覆函以“現將有關問題覆函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。
2、主體。寫需要商洽，詢問，答覆，聯繫，請求批准或答覆審批及告知的事項。
函，或去函和覆函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
3、結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用“特此函告”，“特此函達”。若是要求對方覆函的，則用“盼復”，“望函覆”，“請即覆函”等語。請批函多以“請批准”，“請大力協助為盼”，“望能同意”，“望准予××是荷”等習慣用語收束。覆函的結語常用“特此覆函”，“特此回覆”，“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
五，注意問題
1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示，批准事項用請示，而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。
2、開門見山，直奔主題。無論去函還是覆函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發空泛的議論。
3、一文一函，簡潔明瞭。
4、語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。覆函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。
關於商洽委託代培涉外祕書人員的函
××大學文學院:
本集團公司新近上崗的祕書人員缺乏專門的涉外祕書知識，業務素質亟待提高。據報載，貴院將於今年x月開辦涉外祕書培訓班，系統講授涉外祕書業務，公關禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓項目為我集團公司新上崗的涉外祕書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能儘快提高本集團公司涉外祕書人員的從業素質，我們擬選派8名在崗祕書人員隨該班進修學習，委託貴院代培。有關代培費用及其他相關經費，將按時如數撥付。如蒙慨允，懇請函覆為盼。
××集團公司（印章）
二00x年x月x日
公函的寫法
公函根據內容和性質，可以分為很多種類，如：用於商洽的商洽函、用於詢問的詢問函、用於答覆的覆函、用於委託的委託函等。另外，還有用於慰問的慰問信、用於祝賀的賀信、公開發表的公開信等，實際上只要它們使用於公務活動中，也應劃入廣義的公函範圍。不過，從狹義的範圍來講，函和信也有一定區別，函的使用比信的範圍窄，但比較莊重、嚴肅。各種公函的寫法都是統一的。
公函的寫法
1.編號
為了方便整理、保存和查對，公函需要加上一些公函的編號，編號必須要寫在信封的左上角。
例如：(a) B/1/99 (b)學字第92號
2.寫信人的地址
信紙的右上角必須寫上公函的寫信人地址，書寫語言華文英文皆可。
例如：(a)和平路198號
新疆郵區123194
(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，
#03-108 xinjiang l23194
3.收信人的姓名，職銜和地址
(a)收信人的姓名，寫在編號之下，但位置不可比寫信人的地址高，先寫姓名，姓名後面一定要記得加上稱呼。
例如：劉維國先生
林月芳小姐
在收信人姓名下面寫收信人的個人職銜，
例如：
XX聯絡所管理委員會主席
新世界書局經理
(b)若你不知道那個團體的負責人的具體姓名，
可以寫執事先生成寫他的個人職務或者頭銜，
如：XX中學校長。
4.稱呼：
(a)正文的開頭寫收信人的具體稱呼，後面必須加冒號“：”不空格。
(b)可以用較為普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的後面加職銜“王經理”。也可用“經理先生”這樣的稱呼。
(c)自稱：可用我、本人、我校、我會、我所、本部、本局。
稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。
5.標題
(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應加上標題。
(b)標題寫在稱呼下面的中央位置，標題下面必須畫上橫線；
寫標題的目的是要把正文的內容簡要地列出來。
例如：
請主持開幕典禮
接受友
公函的用法大約有下面幾種：
1、當下級機關需要向上級機關去詢問一般事宜的時候，或者上級的機關需要答覆或催辦下級機關的一些有關事宜。
2、平行機關或者不相隸屬的機關之間商洽一些有關事宜，
3、機關或者機構常常用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。
4、向上級機關請示較小事宜也常用函。
函件採用書寫、複印、打印、傳真等傳遞方式均可。
函的結構、內容和寫法
由於函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。
1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭。主要説明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用“現將有關問題説明如下：”或“現將有關事項函覆如下：”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分，一般首先引敍來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以説明發文的緣由。
2、主體。這是函的核心內容部分，主要説明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敍寫清楚。如果屬於覆函，還要注意答覆事項的針對性和明確性。
（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。
（四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函覆的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商）”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
撰寫函件應注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。
其次，函也有時效性的問題，特別是覆函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
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