一、總則
為了規範公司採購行為，降低公司經營成本，特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設立專門的採購部門，具體負責公司採購業務。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設備的採購，均應符合本辦法的原則精神和採購工作規程。
公司採購實行集中與分散相結合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的採購，由採購部門統一辦理；低值、小額或限額以下的採購，由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星採購相結合體制。
四、根據年度經營計劃，測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃，每年進行1~2次的成批採購；
五、年度物資計劃難以概括，或市場供求變化導致物資需求計劃改變的，可在年度中進行多交的零星採購。
六、貫徹“五適”方針，即以最適當的價位、在適當的時間、從最適合的地點，購進適當品質及適當數量的物料。
七、採購計劃與申請
根據公司年度經營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現有庫存情況，可以制定年度採購計劃預案。
根據年內生產進度安排、資金情況和庫存變化，相應制定半年、季度或月度的具體採購計劃，該計劃按期滾動修訂。
公司年度採購計劃須經總經理辦公會議批准實施，半年、季度採購計劃須經總經理審批，月度採購計劃變化不大的經總經理劃主管副總核准。
根據採購計劃製作的採購預算表，以一式多聯方式提交，分別經採購部經理、主管副總、總經理按權限籤批核準。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標準時，可即進提出採購申請，並分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施採購。
八、採購實施
採購部收到請購單或採購計劃被批覆後，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報採購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的採購可採取公開競價、招標、產品訂貨會等方式進行採購。儘量提高每次採購批量，獲得批量折扣，降低採購成本。採購詢價獲准後，採購員即與供應商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同採用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經採購主管和主管副總經理批准。重大采購合同須經公司律師審核和工商部門鑑證。採購合同經雙方簽章生效後，採購員按合同付款進度，向財務部申請借款，及時向供應方支付定金和各期貨物。採購員按合同交貨進度，及時催促供應方按時發貨。收到託運單據或提貨憑單後，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質量、數量或重量，相符後簽收。如發現貨物品種、數量或重量與合同不符，質量經檢測與合同約定標準不符，採購購員可拒絕接收或將貨物退回供應方。對貨物品種、質量、數量與合同不符的，採購員及進告知供應方，並就退貨、經濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續，並持有關發票和提貨憑證到財務部銷帳。採購員負責對在簽字貨物和在簽字貨款明示於圖表，分類監控、跟催。採購員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應及時上報主管處置，尋找替代品或變更生產計劃。
九、其他
1、採購部應採取有效措施，完成公司下達的降低採購成本的指標，或達到採購目標成本。
2、採購員密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預測，提出最有利的採購時機。
3、採購部分分析主要物料 的採購成本及構成，掌握出廠價、運輸費、採購費用、在途損耗、保險費等在採購成本的比重，對有關費用重監控。
4、採購部選擇運輸方式，應考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較後選定方式。
5、會同財務部確定貸款分期付款和結算方式，協商使用賒購、商業票據，減少公司採購和庫存資金的佔用。
十、採購部對採購員的如下工作行為進行考查、評價：
採購目標成本的完成情況；
採購合同履約率和違約程度；
採購成本節約額或損失額；
採購物料質量合格率；
價格波動情況；
供應商穩定性和開拓供應商新情況；
廉法或執着收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入採購員業績檔案，作為考績依據，並作出相應的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由採購部解釋執行，經公司總經理辦公會議批准生效。
採購流程
1、採購經辦人在“物品申請單或採購定單”內需填寫所購物品的估算價格、數量和總金額。
2、各採購經辦人在採購之前必須把“物品申請單或採購定單”交到財務部進行審核，報總經理審批後，方能進行採購。
3、採購物料定單必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批後複印一份交與財務。
採購方式
1、集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2、長期報價採購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3、每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需兩人以上進行，並對供應商評審，且作出相關評審記錄。
採購實施
1、“物品申請表”批准簽字且到財務部備案後，辦理借支採購金額或通知財務辦進匯款手續。
2、採購人員按核准的“採購定單或物料申請表”向供應商下單並以電話或傳真確定交貨日期或到市場採購。
3、所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字後，才能辦理入倉手續。
採購付款方式
1、物品採購無論金額多少，一律由經辦人簽字，財務經理審核，總經理核准簽字後方可報銷。
2、物料採購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、採購定單、收款收據等單據方可結款或開支票。
一、採購工作管理
1、供應商開發方面，培育和開發一些在產品質量、產品價格、產品交期和服務上都較好的供應商並與之建立彼此信任的合作關係；同時在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求幾家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和採購成本，力爭20__年採購成本降低1.5%，也保證供應商的服務配合能力。
2、儲備供應商，收集相關器件供應商的信息，建立儲備供應商數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
3、供應商的考核主要是從產品交貨及時率和產品質量合格率兩方面， 20__年開始，將對供應商的評比加入到採購員工作職責當中，並真正落實到工作步驟當中，總結出真正優質的供應商。
4、繼續完善和提高採購控制流程水平，對採購中的一些細節進行規範，使之採購水平能夠逐步優化，促進公司擁有更好的競爭力。
5、繼續完善個人採購台賬的工作體系。
二、倉庫管理方面：
1、繼續完善細化倉庫管理流程，使收入庫及配料發料的作業更加規範，更加嚴謹。
2、加強對物資的管控，把倉庫存貨進行庫齡分析加入到倉儲管理員的工作中，降低庫存資金佔有率，降低一些標件庫存不足對生產的影響；
3、每季度對倉庫存貨半年以上的物資進行統計分析，找滯庫的原因，並對一些不在使用的資料進行申請處理。
三、部門建設
部門分工方面，相關各採購人員分類和分供應商相結合的管理方式，做到供應商管理集中，處理供應商事務及時、高效。
20__年的腳步即將邁向身後，回想走過的腳印，深深淺淺一年時間，有歡笑，有淚水，有小小的成功，也有淡淡的失落。20__年這一年是有意義的、有價值的、有收穫的。在工作上勤勤懇懇、任勞任怨，在作風上廉潔奉公、務真求實。我們樹立“為公司節約每一分錢”的觀念，積極落實採供工作要點和年初制定的採購員工作計劃。堅持“同等質量比價格，同等價格比質量，最大限度為公司節約成本”的工作原則。在魏總的直接領導和支持及公司其他同仁的配合下，20__年共完成甲供材料設備採購計劃88份，新籤合同20份，完成乙供材料計劃核批價格140份，共計完成材料設備採購計劃228份，執行情況良好，較圓滿地完成了所承擔的任務。
組織實施“陽光采購策略”—公開透明的按採購制度程序辦事，在採購前、採購中、採購後的各個環節中主動接受審計及其他部門監督。
20__年我們進一步強調採購工作透明，在採購工作中做到公開、公平、公正。不論是大宗材料、設備還是小型材料的零星採購，都儘量多的邀請相關職能部門參與。即使在時間緊，任務重的時候，也始終堅持這個原則，邀請審計部相關人員一起詢比價，採購前、採購中、採購後的各個環節中主動接受審計監督。即確保工作的透明，同時保證了工程進度。
1、完善制度，職責明確，按章辦事。
20__年通過組織學習《採購管理戰略》和公司iso9000質量管理體系文件，通過換版之機完善了更具操作性的《材料、設備採購控制流程》、《採購及供方評價作業指導書》等採購管理制度。制度清楚，操作有據可查，為陽光采購奠定了理論基礎。
2、公開公正透明，實現公開招標。
採購部按項目部和施工單位上報的採購計劃公開招標，邀標單位都在三家以上，有的多達十餘家，並且邀標談質論價全過程總工辦、工程部、審計部、採購部都參與，增加陽光采購透明度，真正做到降低成本、保護公司利益。
3、採購效益全線凸現。
實施公開透明的陽光采購策略後，同等的材料設備價格東和灣比東和銀都便宜了，東和春天西區比東區價格降低了3-5%。為公司節約了100多萬的採購資金，直觀有效地降低了材料設備採購成本
一、通則
（一）適用範圍
項目部生產性材料、固定資產、高值週轉材等；對外分包的包工包料類材料
採購不適合本辦法。
（二）材料種類
1、從採購環節分工及執行主體來説分為如下三類
（1）種類和定義
種類
定義
公司採購
公司確定供應商，公司簽訂合同，公司採購，公司付款
公司選定
公司確定供應商，公司簽訂合同，項目採購，項目付款
項目採購
項目確定供應商，項目簽訂合同（公司參與合同會籤），項目採購，項目付款
（2）材料分類流程
a、在每一項目開工前由公司採購部門起草《項目材料分類清單》，成本管理部門、工程管理部門、綜合部門審核，報總經理審批確定，清單以外材料視同項目採購。
B、生效後的《項目材料分類清單》由綜合部門頒佈，並抄送成本管理部門、財務部門、採購部門、工程管理部門及相關項目部。
2、從材料的採招週期來説，分以下兩類。
種類
定義
年度材料
為公司常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應商後可解決材料的供應問題
項目材料
圍繞項目施工所使用的物料，其供應商以項目的起止為合作週期
（三）以下所説材料採購須遵循原則
1、因客觀原因，對採購單價在1萬元以上而不能訂立合同的材料採購，按“零星採購”流程辦理審批，並嚴格履行比價（綜合對比）手續。
2、每宗採購，必須按規範填寫《申購單》，嚴禁先採購後補申購，或申購未經審批直接採購等現象，由公司財務部門或各項目成本會計把關監督每宗申購都有對應的申購單。
3、項目採購部門需及時更新並查看各項材料的已入庫數量，根據入庫量與合同總量的對比，正確選擇審批流程，同時對超合同金額的採購及時重新簽署合同或補充協議，避免合同外申購，對採購額超出合同額1萬元以上（含一萬元），或供貨量、價款須超出合同暫定總價的1%的，超出部分必須簽訂補充協議，否則，相關材料款不得准予結算或報銷。
4、對需現購的材料如其藉資額在申購的審批範圍內，採購部門可憑經審批的《申購單》直接辦理藉資。
（四）附則
1、本辦法由公司綜合部門負責解釋，經公司總經理簽字生效。
2、本辦法自頒佈之日起執行。
二、公司採購類材料採購流程
（一）職責分工
1、公司採購部門
負責彙集局部《公司採購類》的計劃、申購提起、採購實施、結合庫存量審核數量合理性，台賬建立等工作。
2、工程管理部門
負責審核項目提交的月度材料計劃及“公司採購類”《材料（設備）申購單》（以下簡稱《申購單》）的必要性與合理性，項目工程師負責組織材料進場的驗收工作。
3、成本管理部門
負責“公司採購類”材料的計劃、《申購單》的審定工作。主要審核計劃及申購是否超出目標成本等。
4、綜合部門
根據需要選擇性參與或檢查材料的申購及進場驗收工作流程，負責收集相關部門對於制度流程的修改意見，並對相關工作流程進行修訂。
5、項目部
編制《月份材料需用計劃表》，並如期提交，同時，負責材料進場驗收工作。
6、驗收小組
驗收小組是材料驗收工作的執行機構。小組成員至少包括：項目工程師、項目採購部門、項目倉庫等，公司採購部門、工程管理部門等根據材料情況參與工程材料的入場驗收。
（二）計劃的填報
1、計劃週期為30天(月)，從當月的26日——次月的25日有效，只針對年度材料編制，項目材料直接填報申購即可。
2、需用計劃的填報及審批
（1）編制計劃：由項目部生產部門主導編制，註明物料名稱、具體規格、技術參數要求、具體到位時間、當月分批使用量及使用部位等，公司採購部門補充單價、總價、下單時間等。
（2）審批流程
審批環節
審批內容
倉庫、預算部門、
生產經理、項目經理
審核計劃材料的必要性、數量的合理性及是否符合工程進度要求
工程管理部門
審核計劃材料的必要性、數量的合理性及是否符合工程進度要求
公司採購部門
審核價格的合理性
成本管理部門
審核價格的合理性及是否超出項目的目標成本
3、採購計劃的編制
公司採購部門根據各項目提交的需用計劃彙編《月度採購計劃》，經公司採購部門確認後按材料種類分配採購任務。
（三）材料申購
1、對年度材料
《申購單》由公司採購部門根據採購計劃發起，經公司總經理審批後訂購。
2、對項目材料和未報計劃的年度材料
《申購單》由項目部生產部根據《物料採購前置表》提前發起，經建築項目部預算部門、倉庫、生產經理、項目經理審核後，送公司採購部門、成本管理部門、工程管理部門審核，報公司總經理審批。
3、《申購單》由公司採購部門歸檔，對固定資產和高值週轉材還需抄送公司財務部門、工程管理部門。
4、公司採購材料進場驗收
（1）材料進場前知會
由公司採購部門根據供應商到貨時間提前一天通知項目工程部門，由其組織驗收小組進行驗收。驗收小組由項目工程部門、項目採購部門、監理單位及項目經理指定的相關人員共同組成。公司採購部門、工程管理部門根據工程需要參與或監督材料驗收過程。
（2）驗收
驗收小組隨機抽取進場材料（設備）進行驗收（如有材料樣板的材料進場驗收，除按照以下內容執行外，還須按材料樣板封存驗收的相關管理規定進行對板驗收），材料驗收主要檢查以下幾個方面：
a、檢查進場材料（設備）的品牌是否符合合同及《申購單》的要求。
b、檢查進場材料（設備）的色澤、材質（指材料）、外觀等是否符合設計及合同要求。
c、檢查進場材料（設備）的尺寸、規格、型號等是否符合設計及合同要求。
d、檢查進場材料（設備）是否符合出廠標準或有關國家行業標準以及合同要求達到的標準。
e、檢查進場材料（設備）合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確。
f、檢查進場材料（設備）的產品保護措施是否到位。
（3）材料驗收合格後，驗收小組成員共同在《送貨單》和《入庫單》簽字確認，項目採購部門辦理已驗收材料的入庫手續。
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