公務類傳真規範
一、發送傳真
1. 每一份傳真，都要標明一個主題，主題要明確；
2. 對於正式的、需存檔的信息，必須使用傳真而非電話進行溝通；
3. 傳真內容應簡明扼要，但不要因為信息的過於簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動；
4. 由於發出的傳真將會被永久留存，甚至成為商業糾紛的證據，因此，在發出傳真應謹慎地評閲所撰寫的每個字句，傳真格式和版面應標準統一；
5. 對於要求對方回覆的傳真，應在傳真中註明“請回復”。
二、注意事項
1. 收到傳真後，如需回覆的，應儘快回覆；
2. 收到的傳真應分類妥善保存或處理；
3. 對於特別重要的傳真，應在收到或發出後給對方打電話確認；
4. 涉及公司機密的傳真，發出或收到後均應及時銷燬或妥善保管，不得泄露。
三、傳真格式及模板
1. 頁眉為公司名稱或標誌，頁角為公司地址、電話、傳真等；
2. 上方為收件人姓名、單位、傳真號碼、電話號碼、發件人姓名、頁數、主題等；
3. 正下方為正文；
4. 正文應有標題，表明本傳真的主題；
5. 應有收件人尊稱和問候語；
6. 正文結束後應有問候語；
7. 落款應包括完整的發件人姓名、日期、所屬部門等；
8. 傳真模板見附件一。
催款函格式
催款函的格式由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。
(1)標題和編號
如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要註明編號，以便於查詢和聯繫，並且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號。
(2)催款和欠款單位的名稱和賬號
催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開户銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。
(3)催收內容
這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。
(4)處理意見
催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以説明：
①要求欠款户説明拖欠的原因。
②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。
③再次逾期不歸還欠款將採取的罰金或其他措施。
(5)落款
寫明催款單位的全稱，並加蓋公章，然後註明發文日期。
敬啟者：
我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要，務心將貨物於四月三十日前運達。
貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。
發函者
一、什麼是召開會議的通知
通知是各種黨和府的部門、機關、單位向下級機關、部門、單位或工作人員傳達上級指示，要求做什麼事情時，所常使用的一種公文樣式。同級對同級有什麼事情需要告訴，有什麼活動需要對方參加，主管部門也可以發通知。
通知的樣式，在機關中常用的有如下五種：
①召開會議的通知；
②佈置工作的通知；
③交流情況或信息的通知；
④轉發請示、報告和意見的通知；
⑤傳達領導意見，任免幹部，發佈行法規的通知。
不論我們寫哪一種樣式的通知，在寫作中都要把下列幾項內容寫清楚：被通知者的單位或個人名稱或姓名，發出通知的目的和要求，通知的事項，發通知的單位名稱和時間。
會議通知是上級對下級、組織對成員佈置工作、傳達事情召開會議之前廣泛應用的書面通知中的一種。
二、怎樣寫好召開會議的通知
執筆人在寫這種通知之前，要問清楚會議的詳細內容。這些內容一般包括被通知的單位或個人，會議的名稱，開會的時間、地點，要求參加會議者會前辦什麼事情等。此外，還要掌握召開會議的`通知的結構、方法。
一篇完整的會議通知，包括如下幾部分：
第一部分，標題。寫在第二行中間，字略大一點。標題有三種寫法：一是隻寫“通知”二字；二是緊急或重要事情，可以寫成“緊急通知”或“重要通知”藉以引起人們重視；三是把發文單位、名稱、會議的主要內容和文種也寫進去。
第二部分，稱呼。寫被通知者的單位名稱或者姓名，稱呼的寫法有兩種：一種寫在第二行或第三行，頂格寫，稱呼後面加冒號（：），另一種是寫在正文的下面一行第三、四格，寫“此致”二字，接着另起一行頂格寫被通知者的單位和姓名，“此致”後不要加標點符號。這種通知，被通知者見通知後要在自己的名字後邊寫一個“知”字，重要的會議多用此種通知方法。“此”，這，指“通知”，“致”，給與送達。
第三部分，正文。從標題下第二行，空兩格寫通知的內容，這是通知的主要部分。召開會議的通知要把開會的時間、地點、什麼人蔘加、開什麼會、會前要做好哪些準備工作等內容寫清楚。如果內容多，可分段或分條來寫。
第四部分：署名和日期。分兩行寫於正文右下方第三、四行處。如果通知以公文形式下達，則要加斧章。
範文
關於xx年x月份安全例會召開的通知
公司各科室：
為確保我司20xx年道路春運安全工作順利進行，樹立“安全第一，預防為主，綜合治理”的思想理念，減少和杜絕道路交通事故的發生，經公司安委會研究決定，召開一月份安全例會，現將有關事項通知如下：
一、時間：xx年x月x日下午15:30
二、地點：公司會議室
三、參會人員：全體管理人員
四、會議內容：
1.對近階段的安全工作進行總結；
2.對即將來臨的春運的安全工作作出安排；
五、會議要求：
請參會人員準時參加，不得遲到早退，不得缺席。
xxxxxxxxx公司
xx年x月x日
尊敬的客户：
您好！
首先感謝您一向以來對“XX”系列的支持和鍾愛。我司本着質量第一，客户至上的精神，多年來為國內用户帶給高質量的產品和服務，獲得了廣大消費者的認可。
過去幾年，XX一向承受着因樹脂、玻璃等原材料的價格上漲而導致的噴泉生產成本的上升，以及其他因能源價格上漲而導致的運輸、包裝等的價格上升的困擾。現天意XX不得不對國內銷售的部分“XX”價格做出調整以緩解不斷上漲的成本壓力，該價格調整方案將於2007年4月1日起實施，在2007年4月1日前訂貨的客户按原報價發貨，自4月1日後訂貨的客户一律按調整後的價格執行（具體價格請參考XXXX經銷商的價格通知表）
關於此次“XX”的調價，如有任何疑問，請隨時致電XXX銷售部。期望您能理解並繼續支持“XXX”。XXX也將一如既往以高質量的產品和優質服務全力支持國內XX事業的發展。
XXX有限公司
20xx年xx月xx日
至：xx大附中
自：xx市物業管理有限公司物業服務中心
事由：關於xx大附中部分學生單車停放在x小區架空層內造成業主投訴的相關事宜
貴學校部分學生每天上學將單車停放在二期19棟、20棟、21棟等架空層及大堂門口，造成小區業主投訴越來越激烈，矛盾都將指向業主委員會及社區服務中心，由於 1、本小區業主單車逐步增多，如貴校學生的單車停放在本小區，造成小區業主單車無法停放；2、架空層及大堂門口停放單車過多，給業主出行造成極大不變也帶來一定的安全隱患；3、本小區屬私家花園，公共區域僅供小區業主使用，外來人員使用侵佔業主權益。
為給本小區居民一個和諧安靜的生活環境，請貴校領導對學生進行引導教育，為此近期服務中心也將於x年5月20日起對進入社區的非本社區學生進行管控不予進入，不便之處敬請諒解！
特此發函！
c一二四期業主委員會 xx市物業管理有限公司
x社區服務中心
x年五月十日 x年五月十
xxx建設工程有限公司：
我公司與貴公司於2013年2月27日簽訂xxxxx（含一標段B合同段、二標段B合同段）建設工程施工合同，合同第三部分專用條款約定“在施工期間，承包人項目負責人、技術負責人、其他技術人員（施工員、質檢員、安全員）必須按投標承諾全部到位”。現因貴司自身原因，上述人員已自行全部離開施工現場，工地安全、質量管理體系已停止運行。基於上述嚴重違反合同約定的行為，我公司決定：
1、解除雙方簽訂的《建設工程施工合同》，本通知送達貴司時解除合同即生效。
2、貴司接本通知後，必須在2天內停止工程施工。
3、已完工程量清點、機械、材料、物件及人員現場撤離、施工技術資料和實物移交工作等按合同約定辦理。
特此函告！
尊敬的經銷商：
首先感謝您對xxxxxx的長期信賴與市場支持！
為了更好的規範市場，促進市場良性發展，切實的維護各代理商利益的最大化。根據市場情況，經研究決定從20xx年xx月xx日起xxxxxx在全國範圍內實行全國統一招商價xxxxxx 。在20xx年xx月xx日前訂貨的客户仍按原報價發貨，自xx月xx日後訂貨的客户一律按調整後的價格執行。請各位經銷商提早做好準備！
關於此次xxxxxx的調價，如有任何疑問，請致xxxxxx有限公司銷售部，電話：xxxxxx。希望您能理解並繼續支持xxxxxxxxxxxx。
再次感謝您的支持與信賴！
祝：身體健康！生意興隆！
xxxxxx有限公司
20xx年xx月xx日
(一)標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1.開頭。
寫行文的緣由、背景和依據。
一般來説，去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神，或簡要敍述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的覆函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的覆函以“現將有關問題覆函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。
2.主體
寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。
函，或去函和覆函的'事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
3.結語。
不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方覆函的，則用“盼復”、“望函覆”、“請即覆函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。覆函的結語常用“特此覆函”、“特此回覆”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
敬啟者：
謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。
訂購數量多少與價格，在表上均有分別説明，同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下88～98頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時沿，敬請貴方注意。
因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產品指示，儘速惠函告知。
發函者
蒙田範文網