一、檔案的接收
1、永州生源畢業生，暫沒有工作單位的，學校可以將檔案轉入市畢業生就業指導中心保管。
2、市畢業生就業指導中心不接收學生個人（或委託他人）自帶或郵寄的檔案。
3、轉往市畢業生就業指導中心的檔案要求嚴裝嚴密，封條完整，沒有損壞。
二、檔案的查閲
1、畢業生檔案可向永州市畢業生就業指導中心查詢。
2、查看檔案材料，要求查閲的單位應派人事幹部帶上單位所開具的介紹信和有效身份證原件或其它證明身份的有效證件到市畢業生就業指導中心進行查閲。()任何個人不得查閲本人及其直系親屬的檔案材料。
三、檔案的轉遞
1、檔案可由接收檔案單位的人事部門負責人、或本人來領取檔案。取檔時需帶上檔案接收單位所開具的調檔函及證明本人身份的有效證件。
2、檔案所有人亦可委託他人來領取。委託人取檔時需帶上檔案所有人書寫的委託書、檔案接收單位開具的調檔函、檔案所有人的有效身份原件及委託人的有效身份證原件。
3、市畢業生就業指導中心不負責畢業生檔案郵寄。特殊情況下，需要郵寄檔案，須經單位負責人批准後方可。
（一）學生檔案內容
學生畢業離校前，檔案內容除了原有高中部分檔案外還必須包括：
1、高等學校畢業生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業生鑑定”是畢業生在校期間德、智、體綜合素質的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。
2、學士學位審批表。學生修完規定學分，經校學位評審委員會批准，獲得專業學士學位。
3、全國普通高等學校本專科畢業生《就業通知書》。除升本、升研、出國深造的'畢業生外，其他畢業生《就業通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據。
4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批准的本科或專科學籍證明。
5、成績單。由教務部門核准的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。
6、組織關係。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關係材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正後歸入檔案統一管理。團員關係須將入團申請表歸入檔案。
7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。
8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。
（二）學生檔案管理
1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。
2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，並負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。
3、學生畢業離校，畢業生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤後統一移交大學生就業指導中心。由大學生就業指導中心根據畢業生就業去向以機要方式轉出，或者根據畢業生申請實施檔案代管。原則上，畢業生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業生個人長期保存檔案。
4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。
5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閲檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閲。如檔案需要提前轉出調閲，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業指導中心備案後，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發或攜帶。大學畢業時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合併存檔。
6、畢業生離校前已簽約就業的，輔導員統一移交檔案，由大學生就業指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業部門負責核查。
7、畢業生離校前未簽約就業的，即可自願申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。
8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業指導中心登記備案，規範密封，並以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業生暫留學校檔案，在離校後2年內，大學生就業指導中心提供檔案調檔和狀態查詢業務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。
10、未盡事宜由大學生就業指導中心負責解釋。
根據省教育廳和市教育局有關學籍管理的規定，為使我校學籍管理更加規範、公開、公正，便於班主任老師操作，特此制定本規定。
一、關於休學
1、任何老師不得主動向家長建議學生休學，不得為學生休學弄虛作假，此項將作為班主任考核內容之一。
2、確需休學的學生，由家長和學生提出書面申請併到教務處領取“休學申請表”，家長填寫有關內容、班主任簽署意見後，將“休學申請表”及病歷、醫院出具的病情證明、發票等材料送交教務處，教務處受理後由德育處考察簽字，分管校長審核批准後，報市教育局。
3、每個年級休學的人數原則上不得超過該年級人數的1.5％，超過的名額需報請校長室批准。
4、畢業年級須在三月底前辦理休學手續，逾期不可辦理。
二、關於復學
1、休學的學生需憑本人復學申請、醫院證明和休學證明，且休學滿一年以上，方可申請復學，由教務處受理，填寫“復學申請表”，報請分管校長審核、校長批准，再由教務處開出插班通知書。
2、原則上休學學生不可以提前復學。
3、班主任需憑教務處的插班通知書方能接受復學學生，任何老師不得違規私自接受、安排復學學生。
三、關於轉學、借讀
凡需轉學、借讀的學生提出申請後，首先由教務處受理，填寫轉學、借讀申請表格，然後由分管校長審核後報請校長批准簽字，辦理有關繳費手續，再由教務處開出插班通知書，班主任需憑教務處的插班通知書方能接受轉學、借讀的學生，任何班主任不得拒收，任何老師也不得違規私自接受、安排轉學、借讀的學生。
四、關於插班通知書
插班通知書一式二聯，一聯作為存根，一聯給學生本人交班主任收存。
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