會議籌備方案

一、會議通知

1.擬定相應會議通知，明確參會時間、地點、會議主題、參會範圍、會議要求等，送相應領導審籤後由辦公室發文通知。

2.及時對接辦公室，確定參會領導及參會部門。

3.及時對接相關部門責任人，確認其收到通知，並能履行相應職責。

4.按照會議籌備工作任務，擬定局內工作責任清單，將工作任務進一步明確到人，並落實專人督辦。

二、會議準備

桌牌：客人及處級以上領導打名字，其餘人員打部門名稱，並做好桌牌內容核對工作。

會議議程：明確主持人、會議流程及各流程相應人員姓名和職務，以粉紙打印提前放至參會人員桌面。

會議流程PPT：按照會議議程做好流程PPT，並提前在會場播放調試。

會議材料：提前在客人桌面擺放寫字板、筆及投資指南等宣傳資料，資料較多時應準備宣傳手提袋。

參會領導名單：明確領導姓名、職務，以粉紙打印，提前放至客人桌面。

參會企業名單：明確企業姓名、職務，以粉紙打印，提前放至領導桌面。

企業情況簡介與主要人員情況簡介：對接企業相關聯繫人，請對方提供相應簡介，以粉紙打印提前放至領導桌面，並將簡介電子版插入流程PPT中，待領導介紹嘉賓時投放至大屏幕。

座次示意圖：會議規模較大情況下，將座次區域以不同顏色區分，彩打放至會議簽到處，並落實引導人員按座次示意圖做好會前引導。

見證簽約站位示意圖：明確簽約代表、見籤領導及站位次序，以粉紙打印提前放至簽約代表及見籤人員桌面，並根據見籤人數提前貼好相應地籤。

會議相關文字材料：提前對接辦公室，撰寫主持詞、領導講話等相關文稿並送審。

簽約材料：提前準備好簽約文本、文本夾、簽約筆、簽約雙方桌牌、簽約桌椅。

禮儀服務：提前聯繫××××局，明確專人做好會場禮儀服務工作。

三、會議執行

1.及時對接宣傳部，做好宣傳報道。

2.提前對接參會人員，提醒按時參會。

3.做好參會人員入場引導，維護會場秩序；會中配合做好禮儀服務工作；會議結束，應提前打開會議室大門，引導參會人員陸續離場。

4.應熟知整個會議流程及主持詞，做好流程PPT的播放，在主持人話落時就應切換至相應PPT頁面。

5.搬簽約桌椅時，兩人一桌、一人一椅，應有秩序上場，桌子在前，椅子在後，放至大屏幕中間位置；簽約結束後，應及時將桌椅撤下，以便領導合影留念。

6.在參會人員離場後，應及時將桌牌、電腦、會議材料等整理收回。