一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成後都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其餘檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監管機構資料備案時間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：hnzk-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限於公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司ftp網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看後才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認後才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較複雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標籤，保存期限為15年。
2.2湖南省政府採購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標註冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客户反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客户反饋意見表不裝訂）。
一、請購及其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數量;
請購的物品規格;請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;請購的物品的.要求時間;
請購如有特殊需要請備註;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;採購副總審核;
財務審核人;公司總經理。
3、請購單及其提報規定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批准後報採購部門;
⑵固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報;
⑷日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報;
⑸請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份;
⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一併提交;
⑺遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面説明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4、公司物資請購單的提報部門
⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
⑴採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批;
⑵接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則;
⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
⑴對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵對於緊急請購項目應優先處理;
⑶無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
3、採購週期的規定
⑴單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天;
⑵單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天;
⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務
時應向領導説明原因;
⑷遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真審閲請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購;
3、對於緊急請購項目應優先處理;
4、所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5、對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品;
6、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3、收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4、重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;
5、參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果彙總
1、比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總;
2、比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3、如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
一、目的
為加強採購合同管理工作，防範合同採購風險，維護公司利益，依據相關法律法規及公司合同管理規定，特制定本辦法。
二、原則
本辦法規定採購合同管理的基本原則、運行機制，明確合同採購管理部門的職責，規定採購合同管理的具體內容。
三、適用範圍
本辦法適用於生產所需要原材料及日常所需要各種物品的對外採購合同的簽訂、履行和管理。
四、合同形式
採購合同的訂立必須採取書面形式。經簽約雙方協商的有關修改採購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會籤表等，均屬於合同的範圍。
五、合同內容要求
1、合同內容必須完整，合同基本要素必須齊全。
2、條款應當明確、具體、文字表達嚴謹，書寫工整。
六、管理組織
公司物管部負責具體的採購合同的談判、起草、執行、變更，物管部經理、物管總監、結算部經理、財務總監對採購合同進行審批。
七、合同的簽訂
1、簽訂合同
年初物資採購的供方，通過公司評審後，通過的供方報當年的物資價格單，物管部確定價格單後，與供方簽訂合同。
2、職責劃分
2.1、物管部負責合同簽署前合同詢價、議價、調研工作。
2.2、結算部和質檢部配合合同貨款和合同的質量檢驗工作。
2.3、其他職能部門在各自部門職責範圍內對採購合同的管理提供支持。
八、合同履行
1、履行合同
1.1、合同生效，即具有法律約束力，必須按合同約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。
1.2、在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同的履行情況以履約管理台賬的形式作詳細全面的書面記錄，並保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。遇履行困難的合同，必須及時向相關參與合同管理的部門通報，並報告相關公司領導。
2、合同變更及糾紛處理
2.1、嚴格按照合同約定維護公司權利和履行公司義務。在合同履行中出現下例情況之一，執行機構應及時報告公司，並按照國家法律法規、公司有關規定及合同約定於對方當事人協商變更或解除合同。
2.1.1、由於不可抗拒力致使合同不能履行的。
2.1.2、由於對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規定的義務。
2.1.3、由於情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。
2.1.4、其他合同約定的或法律規定的情形出現。
2.2、合同發生糾紛時，應會同法律顧問與合同對方協商解決;協商不成需進行仲裁或訴訟的，應協助法律顧問辦理有關事宜。
甲方： 乙方：
今甲方向乙方採購一批多媒體設備，為友好合作，特定如下協議。
一、採購產品名稱、價格和規定
1、甲方向乙方訂購的設備，共計xx台（配置詳見附件：多媒體設備清單），總金額為：xxxx元。（大寫：xxxx整）
二、產品的驗收、售後服務及質保
1、乙方按照雙方約定的配置供貨，甲方按照配置單收貨。
2、驗收通過標準：所有產品部件均為協議附件之約定的部件，並部件運行正常。
3、乙方對所提供的產品在質保期內出現的品質問題，在設備沒有人為外力損壞的情況下，發生的一切設備故障，乙方將按照相應配件廠商質保標準提供免費維修、免費更換等無償服務。
4、人為損壞和其它非自然緣故造成的設備不能正常使用的，乙方不予免費質保，但可以提供相關服務，由此產生的費用由甲方承擔。
三、貨款結算
協議簽署後，乙方將設備備齊後，運送並安裝到規定地點，由甲方清點驗收，驗收完畢後，甲方將貨款xxxx元（大寫：xxxx元整）一次性付給乙方，乙方同時將設備交付給甲方。
四、甲方的權利和義務
1、甲方和乙方應充分協商，制定本協議約定的機器配置。在配置確定後，若有任何調整影響，應及時向乙方説明。
2、甲方有對設備的採購建議和調整的權利，並有對乙方工作的監督權。
3、甲方有按時交付貨款的義務，如甲方因未及時交付貨款導致的商品交付延期或其它損失，由甲方承擔責任。
五、乙方的權利和義務
1、乙方保證按照配置單向甲方供貨。如出現定製的配件型號或數量不齊時，則應及時向甲方説明並協商調整，如因乙方的問題而出現有品種、數量、規格、品質不符合協議規定的，由乙方承擔責任，負責調換或退貨而支付的費用。
2、乙方確保本協議中的安裝、維修工作的及時到位，並根據雙方約定的安裝維修工作單開展工作。如因乙方的緣故給甲方帶來損失，全部責任由乙方承擔。
六、爭議的解決
笨協議發生糾紛，甲乙雙方應及時協商解決，協商不成時，任何一方均可向協議簽訂地人民法院提起訴訟。
七、附則
1、本協議的附件，作為協議正式文本，具有同等效力。 2、協議執行日期：自雙方簽字蓋章日起。
甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________
代表（簽字）：_________代表（簽字）：_________
_________年____月____日_________年____月____日
買方：_________(以下簡稱甲方)
賣方：_________(以下簡稱乙方)
經甲、乙雙方充分友好協商，就購買_________項目特訂立本合同，以便共同遵守。
一、設備的名稱、規格型號、數量、價格
二、合同價格
設備總價為人民幣(大寫)：_________
總價中包括設備金額、包裝、運輸保險費、裝卸費、安裝及相關材料費、調試費、軟件費、檢驗費及培訓所需費用及税金。
本合同總金額不得做任何變更與調整。
三、合同生效
本合同經雙方簽字後生效。
四、付款方式
貨物驗收合格，設備安裝、調試運轉正常。甲方向乙方支付合同總價100%貨款。
五、交貨、包裝與驗收
1.交貨地點：按甲方指定的地點。
2.交貨時間：合同生效後____日內。
3.乙方將貨物一次運至交貨地點。並於貨名稱、型號、數量、外形尺寸、單重及注意事項等，以書面形式通知甲方。
4.設備包裝應符合國家標準，以保證設備在運輸過程中不受損傷，由於包裝不當造成設備在運輸過程中有任何損壞或丟失，由乙方負責。
5.設備由乙方負責送到施工現場，由乙方負責運輸、卸車。
6.設備到達現場，甲乙雙方均須在場並確認包裝的完好性後，由甲方驗貨。乙方應按甲方安排的時間派人到現場，對貨物進行清點驗收，並簽字確認。若發現貨物與裝箱單不符，乙方負責補齊或收回。如乙方不能按時到達，甲方有權開箱檢驗，並對缺件，損壞做出記錄，乙方應認可並負責解決。
7.乙方負責設備安裝及調試，直至設備正常運行。最終驗收在此之後進行。如設備不能通過驗收，乙方應退貨，退還甲方所有金額。
8.乙方應自帶用以安裝、調試過程中所需的各種工具、儀器儀表及易損件。
六、產品質量保證與售後服務
1.乙方應嚴格按照國家有關標準和規定進行製造和檢驗，材料及零部件均為全新未用過的，且符合本合同附件中規定。以確保產品質量。設備須經技術檢驗，符合國家相關標準才能出廠。
2.乙方負責免費為甲方培訓操作及維修人員。包括：基本原理，操作使用和維修保養。
3.設備投入正常運行後，乙方應定期回訪使用方。
4.乙方應在附件中明確售後服務內容、響應時間、範圍、方式、收費標準等，並進行其他售後服務工作。
七、責任與義務
1.在設備安裝調試時，如乙方提出，甲方應為乙方人員的飲食提供方便，其費用由乙方自理。
八、違約責任
1.乙方不能按期交貨，除不可抗拒因素外，乙方應向甲方支付延期違約金，每日按合同總價的0.3%金額計￥_________元計算。
2.甲方延期付款時(正當拒付除外)。應向乙方支付該此延付款數額的延期違約金，每日按該此延期付款額的0.3%金額計算，支付款辦理期為10個工作日。
3.雙方必須嚴格執行《中華人民共和國合同法》的有關違約責任規定。
九、合同的解除和變更
1.當合同一方要求變更或解除合同時，在新協議未達成前，原合同仍然有效。要求變更的一方應及時通知對方，對方在接到通知____日內給與答覆，逾期未答覆則視為已同意。
2.如乙方要求變更或解除合同，所造成的損失由乙方負責。
本合同一式_________份，其中正本_________份，副本_________份，都具有同等法律效力。
甲方(蓋章)：___________________乙方(蓋章)：___________________
委託代表人(簽字)：_____________委託代表人(簽字)：_____________
________年____月____日________年____月____日
1、公司採購合同的內容
公司採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確，便於執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
（1）商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
（2）商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂（交）貨；對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
（3）商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法；規定結算方式和結算程序。
（4）交貨期限、地點和發送方式
交（提）貨期限（日期）要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
（5）商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
（6）違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品；
②不按合同中規定的商品質量標準交貨；
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
（7）合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等。
此外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2、採購合同的簽訂
（1）簽訂採購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這裏所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。
⑥採購合同應當採用書面形式。
（2）簽訂採購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾，即提議人在答覆期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出後，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約。新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。
3、公司採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
（1）加強對公司採購合同簽訂的管理
加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
（2）建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的實現。
（3）處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
（4）信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利於樹立良好的企業形象。
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