公司商務部工作總結

一、工作思路
今年隨着國際金隔市場系統風險的不斷加大，全球經濟開始走向衰退，對我國進出口業務產生了很大的影響，作為行業經營風險也隨之加大。回顧今年商務的工作發展軌跡，正可以用公司價值鏈中的公司形象特徵來形容：
首先是責任，強調在責權明晰的基礎上，提高員工的工作責任心。
從今年4月份起針對市場變化，公司領導在原有財商一體化的基礎上，及時在商務工作的組織結構、人員分工、工作流程上進行了一系列的調整。將華東的財商從總部集權管理中剝離出來，成立了商務部，由區域直接管理，強調的是適當放權，讓權責更為清晰。同時部門內部重新修訂了崗位職責和分工流程，重心以保證公司資金安全，控制壞賬風險為主。在部門內部倡導增強工作責任心意識，確保問題的及早發現和儘快解決。
其次是合作，在加強部門內部合作協同的基礎上，加強與各層面的溝通協調。
商務工作為業務與財務的銜接環節，其合作溝能力尤為重要。橫向來説，與業務、財務部門之間對結算流程、催收過程、更正過程的控制，就需要所以相關部門的緊密配合，才能確保工作的順暢高效。縱向來説，與網點、片區領導、總部財務之間的聯繫，通過日報、週報、月報、會議、郵件等多方位的溝通，完成了各項工作的上傳下達，提高了信息的及時性與準確性。
最後是專業，公司的專業性體現在各個服務環節。商務工作的專業性正是要結合公司業務的發展方向，對流程的適時調整，制度的不斷完善。
今年針對市場環境的變化，公司服務信用一體化的深入推進。商務部門在工作流程上和崗位分工上也在進行不斷的調整，並根據工作中發現的問題對現有的流程進行完善，與業務、財務人員共同修正現有的各項工作流程，完善公司信息系統開發，規範各項工作制度和要求。
 
二、今年具體工作總結
1、 分工及流程的不斷完善的具體措施：
商務與業務人員組成應收賬款催收小組，加強業務與商務直接的緊密溝通，共同負責形成了信息的高效快速的反饋機制，明顯提升了公司的應收賬款回收質量。
對公司使用的範本合同及時修訂，並下發到本部、網點要求在簽約時儘快使用公司的範本合同對加快合同的審核過程、保障公司的合法利益等方面起到了很好的效果。對應收環節中的扣放貨流程制定工作要求、及相關單證，增強了公司對應收賬款的控制能力。
對車隊等應付對象的結算要求重新進行規範，尤其是對扣款説明要求有對方的書面確認，月結付款前要求對方出具結算確認書等措施的出台，能有效規避公司今後可能遇到的商務風險。
 
2、 加強多方位、多層次、多渠道的信息溝通：
加強公司內部本部與網點、網點與網點之間的溝通。近期發生的上海盾豪的案例便是極好的例證。今年10月1日***國際貨運代理有限公司(以下簡稱:**)委託片區出運一票業務，應收運費為：RMB***。該司經營產生危機，10月11日週六凌晨將公司所有物件包括我司開具的上述運費發票全部撤空。我司催收人員休假期間得到消息後立即聯繫該司相關業務員，獲悉該司老闆是在隱瞞公司所有員工的情況下進行的，該司業務員答應此票運費直接讓其直接客户付款到我司。從該案例不難看出，保持良好的應收賬款敏感性、催收責任心、在壞賬風險出現時及時報告、及時採取措施和各單位間的有效配合，有利於最大限度地降低壞賬風險，並牢牢把握收款的主動性。
在公司目前已在業務範圍可能存在部分重疊的片區本部、網點公司之間建立了風險客户動態提示表。通過建立欠款客户、付款記錄不良的客户的檔案並及時共享，聯動控制收款風險。
加強集團內部與兄弟公司之間的溝通。如在依靠單點催收有困難的情況下，要發揮內部的網絡優勢，通過與公司***內部有應付萬州費用的其他單位及時溝通，在*****、*****的協同合作及時回收了賬款。
通過對網點財商負責人日報的制度化，使日報在主題、格式、內容等方面得到了規範，促使網點財商負責人積極、主動地思考每天所做的事和準備做哪些事，同時建立了一個本部與網點有效溝通的平台，便於本部領導及時發現問題、解決問題。
 
3、 保險的歸口集中管理：
原先本部及網點的業務投保沒有明確要求，今年商務部成立後，對業務投保工作進行了統一歸口管理。實現了網上統一開保，本部統一結算，出險後的統一跟蹤協調，有效提升了保險服務的質量。同時，保險的集中管理有助於華東區域的集中開保業務與保險公司的談判能力，便於公司拿到更為優惠的結算費率，從而將保險業務作為公司的潛在利潤增長點。
 
4、 建立客户信用評級體系
客户信用評級體系是建立在應收賬款事前、事中、事後管理具體措施基礎上的綜合評價系統，是一個多項指標的結合體，同時為具體工作起到指導和補充作用。
客户信用評級體系以客户付費及時性、月營業毛利、月運費發生額、出貨連續性等作為基礎指標，分別設置40%、30%、20%和10%的權數，每個月對客户進行綜合加權評分，形成6類外部客户（VIP類、A類、B類、C類、D類、付款買單）、2類內部客户的分類標準等五個級別的客户。
從今年7月評級系統建立和使用以來，發現通過對評分的環比和同比分析，能夠清晰、動態地體現客户結構變化和客户風險變化。目前該評級系統已在SUNNY系統中建立錄入模塊，為客户評級工作的及時性、準確性、完整性提供了有利保證。同時對D類客户的及時評價，建議轉為付款買單的要求，對控制公司應收賬款的催收風險有很大幫助。
 
5、  加強公司法務工作管理力度：
加強與集團外聘律師之間的溝通。在催收應收賬款的過程中，要及時加強法務的介入力度，一旦發現客户有延時付款情況，在業務商務共同催收有困難的情況下，應及時與集團外聘律師及公司法務聯繫，通過催收通知、律師函、法律訴訟等形式加大催收力度。
在合同簽訂工作中引入個人擔保，今年受到國際經濟環境的影響，使許多貨代公司現金流斷裂風險加大，違約風險同步提高。公司根據當前經濟形式，公司正逐步引入其法定代表人以個人名義提供擔保的防控措施。如：*****有限公司，公司註冊資本100萬元。該公司截止9月底應收賬款達**萬元，由於其欠款金額達到註冊資本比重較大，我司要求其法定代表人以個人名義提供擔保，即對已經發生的應收賬款和將來發生的應收賬款提供個人擔保，其法定代表人也同意提供個人擔保。由於公司保函是一種公司行為，主要體現為費用的確認支付，而通過其法定代表人以個人名義擔保，存在個人財產風險，當事人的違約成本會無限加大，有利於應收賬款的催收。
定期公司案例總結和分析，要求法務人員每月做一份公司案例總結和分析，從案件事實、如何防範、經驗總結、往來財務狀況、客户信用評級等角度進行剖析，為業務和相關人員工作起到借鑑的意義。
 
三、今年工作思路與計劃
1、就目前在做的
將商務風險防範工作由“事中”、“事後”，逐漸向“事前”轉移。商務風險的防範應貫穿與整個業務、商務、財務的各個環節，在每個環節都應突出“事先控制”的重要性。
在業務合同洽談中，要重點加強對客户資信情況的審核。這就需要業務人員在與客户的洽談中，重點了解客户的信用狀況，所處行業的盈利及償債能力，商務要跟進參與合同的起草修改過程。
在業務操作過程中，要重點加強對客户提出的業務更正、業務需求變動情況，及時反饋與相關應收應付費用的確認工作，重點要突出工作責任心與風險控制的敏感性。
在應收運費的催收中，要重點加強在與客户對賬、催收過程中，對客户付款能力的掌控力，在與客户的聯繫過程中，綜合調動公司內外部的一切資源，對客户收款中潛在風險及時預警和反饋。
 
2、在客户信用等級管理方面
進一步完善現有的信用等級評價體系，為業務營銷準確的數據分析，從而建立不同的營銷策略，設定相應的結算信用額度。有效把握公司的客户構成、及發展趨勢，為公司領導決策提供參考依據。
 
3、以公司業務發展為中心，不斷完善工作流程
隨着公司業務的不斷髮展變化，商務工作的重心應適時跟進，並與業務、財務人員共同研究現有的運作流程，調整分工，加強協作。尤其要重視對流程的設置、單證流轉格式的要求、設置相應的監控審核環節。
 
4、加強對流程、制度落實情況的審查力度
隨着分工的細化、流程的完善、單證的規範，對各項工作完成情況的監督、檢查力度要進一步加強。為此，今年商務部將加大對網點、本部的工作執行和完成情況的審查力度。通過與網點之間的人員互派、崗位交流、定期尋訪檢查等措施，監督各網點充分重視商務工作，強調網點負責人的商務意識，要求參照華東本部的管理要求、工作流程，建立網點內部的工作規範，完善營銷、操作、財商的分工協作流程。在制定網點內部的考核方案時，將應收賬款的回收情況作為重點考核指標。
加強網點的財商負責人與本部財商溝通緊密。根據本部的工作要求，認真落實風險防控要求，有統一的單證管理流程，扣放貨執行標準，能結合網點自身情況適時調整工作重點，能及時向網點負責人和總部反饋超期賬款的回收進度，督促風險控制。
    總之，對今年商務部將着力，不斷強化應收賬款事前、事中、事後的管理措施，不斷推動財商一體化的落實和財商工作的有效前移，使公司內控制度得到不斷完善。我們相信在集團統一領導下，商務的各項工作將取得更大的進步與提高。
 
**有限公司商務部