參閲幾份有關公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今後在製作文件時有一個統一的格式。
一 、公文用紙及版面規格
採用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每頁22行，每行28字。
二、祕密等級和保密期限（或緊急程度）
用3號宋黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。
三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）
大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）
四、發文字號，
發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。
代字：發文機關名稱極度簡縮；
年份（年度），用阿拉伯數字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞”
序號，不加“第”字，也不加“0”。
用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。
五、簽發人
“簽發人”3字後標全角冒號，用3號仿宋體，簽發人姓名用3號楷體居右空1字標識，與發文字號在同一行（這時發文字號應移到左邊）。
六、公文標題
用小二號黑宋體。離發文字號下空2行，居中排布。
七、主送機關
在標題下空1行，用3號仿宋體，左側頂格標識，後標全角冒號。
八、正文
在主送機關之下左空2字，用3號仿宋體標識，回行頂格。
九、附件
用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標識，“附件”後標全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯數字標識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱後不加標點符號。
十、成文時間和印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。
成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應寫為“〇”；
加蓋印章應“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
若要署發文機關名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。 十一、附註
公文如有附註，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識
十二、主題詞 “主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標識，後標全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標點符號。（主題詞編寫有規定，另編） 十三、抄送機關
如有抄送機關，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字後加全角冒號，抄送機關較多，回行時與上一行的抄送機關對齊，抄送機關間要用逗號隔開，最後一個抄送機關後標句號，可以防止私加抄送機關或變造公文。
既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關。
十四、印發機關和印發時間
印發機關和印發日期標註在抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發機關如果字數太多，可以自行簡化。印發日期要用阿拉伯數碼標識。
十五、版記
版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行
版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位於版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。
十六、頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
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