文祕部作為機電學院資助育人辦公室的組織，協調中心，組織協調各部開展活動是其基本職能，其重要工作即為完成上級與各部之間“上傳下達，內外聯繫”的工作並及時將上級的決策傳達給部門，同時將各部門情況反映給辦公室主任。其中文祕部主要承擔活動中的人員管理，寫新聞稿，會議申請，會議記錄以及活動的宣傳。文祕部作為學生會的一個重要樞紐，本學期將認真完成工作，爭取使資助育人辦公室的工作順利開展，圓滿完成。
一、總體工作計劃
本學期祕書部將一如既往的起草，制定，完成資助育人辦公室有關活動的記錄、總結、新聞等，協調各部更好完成本學期的工作任務。繼續做好學生會每次會議的記錄和考勤，及時向辦公室負責人彙報工作情況，並行各部門傳達他們的工作要求和思想內容。
具體安排事項
1.強化學生會自身建設及部門協調。文祕部將建立嚴格的紀律和出勤考核制度，使內部形成良性競爭，以促進部門工作的進行。
2.文祕部各成員將以飽滿的熱情，發揚上學期甘於奉獻，甘於犧牲的精神。協調各部門的關係,切實做好“上傳下達”的本職工作。
3.各部門按時上交每月工作計劃，工作總結，並上交辦公室領導。 以便辦公室領導及時瞭解各部門會各項事務的工作開展情況。
4.大力配合各部門在本學期開展的活動，並及時將活動總結整理好。
5.負責學生會的活動經費備案管理，並對各項活動的籌備資金進行報銷。
6.每月進行一次總結。如：各成員參加大型活動的出勤率，並將檔案表上交審核，以作為幹事考核及換屆選舉的依據。
二、部門展望
在新的學期裏，我們將以熱情踏實的工作態度，努力使簡單而繁瑣的工作做到百密不疏。 在工作中及時總結吸取新的經驗，教訓。我們堅信，通過文祕部全體成員的共同努力，我們定將順利完成本年度的工作。
新一屆學生會在和煦的春風中成立了，在團委和學生會的領導下，文祕部將抓住機遇，努力進取。為了更好地完成文祕部的各項工作特制定計劃如下：
1、認真管理學生會所有文件資料，積極配合其他各部門進行資料管理和收集工作。確定專人做好文件管理工作。
2、做好成員的信息保存工作
1）整理存檔歷屆學生會成員信息。信息內容包括：姓名、班級、學號、職務、聯繫方式等。製作台帳，方便資料查找。
2）統一存檔因特殊原因中途入（退）會的人員資料。
3）存檔備案內部人員調整由主席團出具的各種通知和文件。
4）存檔各種年終總結和述職報告。
3、做好活動文件存檔工作
１）活動文件包括：前期策劃書（含經費預算）、工作手冊以及後期總結（含開支詳單）；另外，還包括各種通知、照片、新聞稿等與活動相關圖片、文字資料。
２）負責將文件連同報銷憑證在活動結束72小時內存檔，及時彙報並做好整理工作。
4、做好規章的整理整理工作
１）妥善保管學生會的所有文件制度（打印稿及電子檔）。
２）對新出台的規定，要善於總結條目，領會精神，帶頭組織學習，起到上傳下達作用。
5、收集資訊：
１）負責收集整理與學生活動有關的並存檔以供其它部門參考。
２）配合其他各部門、成員進行各類資訊的諮詢收集、整理工作。
6、及時做好各類會議的通知、傳達工作，佈置好會場，並做好會議記錄工作，20xx學年度第二學期學生會文祕部工作計劃
文祕部在學生會中負責的主要工作有：
學生會日常事務的協調；
學生會例會的材料準備、考勤、會議記錄、會議內容傳達；
學生會各部門活動資料歸類存檔；
各類活動文字類材料的編寫、打印及整理。
文祕部的下屬社團是風雲演講辯論社。
在與其他各部門討論協調後，制定本學期文祕部的主要工作內容如下：
進行部門幹事招募
在本學期初，文祕部將根據實際工作需要，計劃在高一新生中招募4位幹事。本學期我們將注意男性同學的招募數量，方便在日後更好的完成裝訂、運送等工作。同時，根據幹事的平時工作態度和表現，計劃對優秀的幹事進行表彰，提名為學生會優秀幹事，以激勵大家更為用心、努力地進行工作。
執行細化後的各項例會制度。
本學期新頒佈的例會制度中已將對文祕部的工作要求細化，文祕部將按照該制度並配合例會做好以下工作：制定新一任團委學生會通訊錄；制定學生會例會出勤考核表；製作學生會例會專用請假單；認真做好會議記錄；會後及時向各部門下達並督促完成各項任務；及時將各部門上報材料整理歸檔。
組織開展“主持人大賽”和“辯論賽”
主持人大賽
主持人大賽開辦以來，同學們的參與熱情極高，本學期文祕部將繼續開展此項活動。大賽賽程將在歷屆主持人大賽的賽程基礎上作適當的調整、刪減和創新，充分激發同學們的參與熱情，使更多的同學展示自己的風采，力爭將“主持人大賽”逐步成熟化，成為“校園文化藝術節”的一大特色，一個品牌活動。
新學期，預示着我們又有了新的開始，新的起點，將開始新的奮鬥；新思路，預示着我們要總結之前的所有工作，開始自己的新計劃，新思想；新面貌，全新的時間，全新的思想，相信我們外語系學生會文祕部在新的一學期一定會有一個全新的工作面貌來開始新一輪的工作。
我們對新學期的工作主要劃分為兩個大部分：加強部門自身建設和加強各部門的溝通交流。在此我係做出本學期學生會文祕部新學期工作計劃如下:
在本學期初做好工作分配，為部員提供可以展現自己工作能力的機會。文祕部將根據實際工作需要，我們將對13級的學生進行篩選，將適合從事我部工作的同學納入我部，根據幹事平時的工作表現和態度，計劃選出兩名優秀的幹事，進行着重培養。
一、日常工作
1.認真做好每次會議的會議記錄，落實會議記錄的標準，發揮好橋樑紐帶作用，加強與各部門的溝通與交流，方便工作順利進行；
2.每兩週召開一次祕書部例會，一方面總結工作，另一方面，對日後的工作進行計劃的調整和安排； 3.積極配合老師和學院的工作，將學院的信息及時的下傳到學生會的相關部門，保證大家在第一時間得知信息；
4.嚴格審核各部門的工作計劃、工作總結、活動總結，對不適當的地方進行商討和修改；
5.收集系學生會各部門舉辦的活動材料，及時將各部門上報材料整理歸檔；
6.文祕部除了做好本職工作外，在其它部門組織活動時給予大力配合，積極參與各部門舉辦的活動，對各部門活動的開展提供幫助；
二、通訊交流工作
從新學期的開始，將由老幹事和新干事聯合開展工作，用“以老帶新”的工作方式使新干事能夠儘快熟悉祕書部的主要工作。同時還要掌握本部門各個成員之間的聯繫方式，可製成表格人手一份，方便以後祕書部的各個幹事和部長之間進行聯繫，有利於更好地完成工作和活動的開展。
三、工作計劃（重點）
1.考勤方面，延續和改進考勤制度，安排學生會成員查考勤，我們祕書部並做好周、月統計工作，也希望學生會成員能夠更加嚴格考勤，秉着公平、公正、公開的原則打分；
②制定學生會的工作計劃，將各部門的工作計劃裝訂成冊；
③負責本學期學生會工作推進日程表排表工作（於9月11日前完成）與學生會主席和各部部長共同商議工作安排，打印成電子版，人手一份，可以更好地瞭解各部門的工作內容並且及時給予幫助；
④全權負責本學期學生幹部考核工作，並且對考核表內容有所更新（10、12月中旬）；
⑤負責系裏各大例會的出勤簽到，拍照以及會議記錄與總結，及時向各部門收集簽到表、照片和總結（電子版和紙質版），分類歸檔保存，以便期末總結；
⑥安排專人完善日常活動項目彙總表，並出台固定格式；
⑦需要了解學工系統的操作流程；
⑧期末統計外語系各班同學的素質學分；
⑨12月開展年度考核工作（時間待定）
四、工作要求
祕書部是一個工作比較繁瑣但講究細緻的部門，而且接觸其他部門的機會比較多，所以在工作的過程中提高自身的素質，培養認真的態度尤為重要。
1.工作時要認真仔細，在速度的同時保質保量完成工作。
2.提高自身素質，講文明禮貌，在工作中注意自己的言談舉止。
3.在實踐中積累經驗，熟練業務，提高水平。
五、部門工作展望
在新學期裏，我們將以熱情踏實的工作態度，努力使簡單而繁瑣的工作做到百密不疏。在工作中及時總結吸取新的經驗教訓。希望通過祕書部全體成員的共同努力，提高我們的工作效率和質量，順利完成我們本學期的工作，為本屆學生會的建設貢獻我們的力量。
挑選兩張人物清楚、標題清晰的照片製作成word文檔打印
格式：標題黑體二號，左對齊
照片要能看清會議標題和主持人
通過長期的研究，總結了適用於外語系會議中拍照的方法
①照片中儘量避免大量的空桌子出現
②至少要有兩至三張前後全景的照片，可體現參會人員的狀態
③從教室的四個角進行拍攝效果最佳，可使照片顯得參會人數多
④如果會議人數在十人以下，則可讓參會人員集中在中間坐，是照片中減少出現空桌子的現象，還可顯得照片人數比實際人數多
一、認真完成本職工作職能
1、做好主席團、部長及各項重大會議的會議記錄;通知相關會議的時間、地點。
2、搜索各種相關的文件格式，以便順利完成各項文書工作。例如，學生會各項規章制度的建立和起草，各種文書的執行和發放。
3、管理各部門會議記錄的收信整理、歸檔。
4、負責起草制定學生會的有關文件。
5、負責掌握各部門的活動資料。
6、負責“優秀學生幹部”的評比、監督及檢查工作。
7、負責各部門之間的協調工作，發揮好橋樑紐帶作用，使各部門之間建立良好的工作羣體，方便工作順利進行。做到院學生會各部門分工不分家。
祕書部近期工作計劃如下：
1、制定團委、學生會各部門職責條例，以便於明晰各部門職能，有利於院學生會順利開展工作。
2、協助、協調各部門做好招新工作，並進行本部門的招新工作，吸納一批細心、耐心、有責任心的新生作為部門幹事，為部門各日常工作的開展準備充足的人力資源。
3、協助文藝部做好迎新晚會工作。
4、協助學習部根據資環學院相關規章做好獎學金審核、評定工作。
二、工作分工及工作要求
?1〉工作分工：
1、部長是一個部門的核心。熟悉學生會工作程序，協調本部門與其他部門的關係，不僅要帶領部門完成本職工作，還需在其他部門需要協助時，主動給予幫助。着眼與對重大事件的統籌管理、決策。
2、副部長是部長的助手。必須積極配合部長完成各項任務，同時應及時瞭解本部門幹事的工作態度和工作完成情況，勇於指出幹事的不足，並協調幹事間的關係，對其工作給予幫助。
3、委員將完成會議點名、查考勤、會議記錄、策劃案設計等文書工作，文字編輯、打印表格資料等工作。由於我們預計招納三名幹事，因此各項具體分配工作待定。
?2〉工作要求
1、工作時要認真仔細，在追求效率的同時保證質量。當今社會，效率被視為工作中最重要的環節。一項命令的下達，須以100%的精力在規定的時間內完成，絕不能拖延，將其作為硬性制度來要求內部人員，才能達到效果。認真仔細的工作態度是順利完成工作的根本，好的工作態度配以高端的效率保證工作的進行。
2、要文明禮貌。在工作中注意自己的言談舉止，積極配合學院的各項工作，以大學生素質教育和文明工程為主，鞏固良好的學風和院風，全面推進大學生精神文明建設，促進學院的共同進步。
3、提高各種素質。祕書部是一個繁瑣的部門，接觸其他部門的機會較多。這更能體現出高素質培養的急切性和重要性。因此，我們決定在部門間定期召開例會，議題自由發揮，由部門人員主持召開，給每個成員提供一個鍛鍊自己能力的平台，或推舉一人代表祕書部策劃一次比賽，邀請其他部門參加。既鍛鍊了自己，又增進了與其他部門之間的感情。
4、樹立良好的工作形象。它是學生工作的一個有利條件，本學期重點要抓好以下幾點：一是抓好我部人員在生活中的言行舉止問題;二是抓好業務素質，做到公正嚴明、不以公謀私;三是搞好學生幹部與同學關係以便日後工作正常進行。
5、“不以規矩不成方圓”，好的制度是保證工作順利進行的前提。我們祕書部制定了一份用以約束各成員行為舉止的準則，它們是祕書部每個人遠都必須遵循的。
①全體學生幹部要遵守學院和學生會的規章制度，按章辦事。自覺接受黨、團組織的指導，一切行動聽指揮。
②熱忱、真誠為同學服務，團結幹部、同學，搞好羣眾關係。
③崇尚科學，努力學習，刻苦鑽研，認真對待每一節課，學習成績優良，成為同學們學習的榜樣。文明用語，不打架、鬥歐，不做有損學生會、學院的事。
④工作積極，任勞任怨，有較強的責任心和樂於奉獻的精神。
⑤團結協助，互助配合，在規定的時間內完成規定的任務，不得故意拖延。
⑥自己的責任自己承擔，不可推卸給他人成故意逃避。
⑦參會時，不得遲到、早退，更不得曠會。遲到、早退三次以上者按曠會一次處理，並記入期末年度考核、評估。若有特殊情況，需向部長請假並附有假條，標明原因，經允許批准後方可執行有效。情況緊急可有人代請。會議時，認真聽取，做好記錄。
⑧不得以祕書部的名義在外滋事，若有發現，應立即舉報。
⑨對每個部員實行量化評分。表現優秀者給予表彰，表現差者警告並作檢討工作，對於表現極差者，部門內部經商議可將其解決。
⑩對部長、副部長工作中的錯誤，各幹事有權指出。若屢犯不改，不虛心聽取意見者，可上報主席團，撤消其職務。
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