為了統一人事檔案信息管理，及時把握員工隊伍的動態，在各部門單位制定原有檔案管理辦法的基礎上，公司採取統一的員工檔案管理流程。相關內容如下：
1、由公司行政部門負責制定公司統一格式的員工檔案表（員工信息登記表和員工入職登記表），並將檔案表格式以電子稿的形式傳發至各部門單位。
2、各部門單位及時協助公司行政部門對現有員工進行詳細的檔案信息登記。登記完畢後，由相關工作人員將已登記的檔案信息表以電子稿的形式傳至公司行政部門備案。
3、針對新進員工，各部門單位應在招聘錄用結束之後，及時按照統一格式填寫、登記新員工的檔案信息，並在第一時間內由本部門單位相關工作人員以電子稿形式傳至公司行政部門，以便公司統一管理。
4、對於離職員工，各部門單位應在員工離職後第一時間將離職員工信息傳至公司行政部門，方便公司及時修改員工檔案。
5、員工工作出現公司內部調整變動時，由所涉部門單位及時填寫相應的工作調動單，並以電子稿的形式傳至公司行政部門，以便公司及時調整員工檔案。
以上內容如有未盡之處，望各部門單位予以協助。
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第一章 總 則
第一條 為加強企業職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，制定本規定。
第二條 企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
第四條 企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當地勞動行政部門代為保管。
第七條 職工死亡後，其檔案由原管理部門保存五年後，移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。
第八條 企業職工檔案管理部門的職責：
（一）保管職工檔案；
（二）收集、鑑別和整理職工檔案材料；
（三）辦理職工檔案的查閲、借閲和轉遞手續；
（四）登記職工工作變動情況；
（五）為有關部門提供職工情況；
（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；
（七)定期向企業檔案室(館）移交檔案。
（八）辦理其它有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業職工檔案的內容和分類：
（一）履歷材料；
（二）自傳材料；
（三）鑑定、考核、考察材料；
（四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；
（五）政審材料；
（六）參加中國共產黨、共青團及民主黨派的。材料；
（七）獎勵材料；
（八）處分材料；
（九）招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；
（十）其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷燬
第十條 職工所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
第十二條 企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。
第十三條 按規定需要銷燬檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批准。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的製作標準（見附件一）。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閲和借用檔案，須遵守下列規定：
（一）查閲檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。
（二）查閲、使用企業職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閲室查閲。
（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閲。如必須借出查閲時，應事先提交報告，説明理由，經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批准，嚴格履行登記手續，並按期歸還。
（四)任何個人不得查閲或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。
（五）各單位應制定查閲檔案的制度。查閲檔案必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閲者不得泄露或擅自向外公佈檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。
（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批准後才能複製辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其户口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今後還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規定：
（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。
（二)對轉出的檔案，必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”(見附件二）的項目登記，並密封包裝。
（三）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。
（四）接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執上簽名蓋章，並將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職後的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況。
以下資料納入公司人事檔案範圍內：
1、應聘登記表（含簡歷）
2、身份證、學歷證書、駕駛證等複印件
3、無犯罪記錄證明、擔保人資料
4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書
5、員工轉正考核表、申請書、申請表、轉正承諾書
6、勞動合同
7、崗位變動記錄
8、薪資調整記錄
9、獎懲記錄
10、保險繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：員工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護：
人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職後轉正、崗位變動、薪酬調整等資料在調整後的一週內放入員工檔案。為保證檔案的時效性，要求員工每年3月份填寫一份最新的員工基本情況登記表並放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，並登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨保管
三、檔案查詢權限：員工檔案涉及員工個人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閲、泄露員工檔案內容，HR經理因工作需要可以查閲員工檔案，本部門經理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經HR經理同意後方可查詢員工檔案。
四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司後的檔案，不含員工進入公司前的人事檔案
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