一、目的
為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平台進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，
具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閲
1、調閲員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閲申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閲需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閲其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閲。
5、調閲檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閲。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管
批准。借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，
借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閲檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
發出部門：行政人事部
借用、查閲人事檔案審批表
公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法
__公司
人事檔案管理辦法
20__年9月
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。
6、保持庫房的整潔衞生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好温濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閲登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑑定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計台帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規範的卷皮和卷盒，並排列有序，便於查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防黴、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。
4、隨着氣候變化，做好庫房密閉、通風、温濕度調節，並適時進行除濕或除塵工作，以防檔案黴變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閲覽室分開，但要相對集中，便於管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案黴爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案複製制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得複製。
2、複製檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和複製。
4、對利用較多的檔案，可複製數份，以利用使用，並保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閲制度
1、本着方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閲文室內查閲。
2、本處有關科室因工作需要須借閲檔案，原則上只能在閲文室內查閲，確實要借出的檔案，必須經分管處長籤批，方可辦理借閲手續，借閲時間一般不超過一週。
3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閲。
4、借閲者不準在檔案材料上劃槓、打圈、勾畫，不準塗改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閲檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒燬、水漬檔案。
6、借閲者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、塗改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、保持庫房內清潔衞生，整齊美觀，堅持不定期查庫，並認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內温度。要求庫內温度控制在14—24℃，相對濕度控制在45—60%範圍內，並注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高温、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成後及時向綜合檔案室移交。
（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年後移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、複寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便於利用。
（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字後，各自保管一份，以備查找、負責。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑑定，有檔案專職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研製度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件彙編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閲和向社會公佈。如確因工作需要，外借或向社會公佈檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批准後，方可辦理手續。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠捲、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應於檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應於形成年度為單位，於決算批准後，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試製產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落後及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑藉指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批覆一併歸入覆文件，沒有覆文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在後，印件在前定稿在後，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之後；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在後。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬製；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊後填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況説明，應逐項填寫在備考表內。無需説明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置於卷首，備考表置於卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求託裱；如有字跡擴散褪變者，應複製，複製件與原件一併歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先後排列的順序理齊，做到右、下側齊整；採直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標準和規範，並按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，並妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上註明。
2、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進、移出、利用銷燬的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。
4、移交登記要本着實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會計檔案管理制度
為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒佈的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了後，暫由財務科保管一年，期滿後，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閲會計檔案，須由財務科長陪同借閲。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷燬意見，經處檔案鑑定銷燬小組鑑定，編造會計檔案銷燬清冊後，方可銷燬，監銷人員在銷燬清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。
1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規範管理。
3、聲像檔案管理員應隨時收集、徵集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。
4、借閲聲像檔案，必須按有關規定辦理借閲審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密管理。
十三、實物檔案管理制度
為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。
1、對實物檔案實行集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全，以備開發和利用。
2、實物檔案範圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎盃。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、乾淨，注意防火、防潮、防塵。
4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。
5、實物檔案的借出，必須經處領導批准，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。
6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
4、不該説的國家祕密不説，不該知道的國家祕密不問，不該看的國家祕密不看，不該記錄的國家祕密不記錄。
5、不準私自或在無保密保障的情況下複製、使用、存放、銷燬於國家祕密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬於國家祕密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閲祕密檔案資料。查閲祕密檔案或文件，應履行審批手續，並限於保密室或檔案室內閲覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露祕密文件的內容。
7、不準攜帶屬於國家祕密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、遊覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批准，同時指定專人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家祕密。
9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對於造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，並視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑑定銷燬制度
1、成立檔案鑑定小組，鑑定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
2、鑑定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑑定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑑定。
3、鑑定工作結束後，要寫出鑑定報告，在保管單位備考表中註明鑑定意見，由鑑定小組負責人簽名並註明日期，對無保存價值需要銷燬的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷燬報告，經分管領導批准，並報送有關檔案部門備案，然後方可銷燬。
4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑑定後，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑑定的年限算起。
5、經過鑑定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑑定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導彙報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。
6、銷燬檔案時，監銷人員不得少於2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷燬以前，應認真進行清點核實，銷燬後要在銷燬清冊上簽名蓋章，並將銷燬情況報告領導。
7、銷燬檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷燬規定的按有關規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限於本單位及本系統工作人員利用。凡查借閲檔案，必須履行登記手續，填寫查借閲登記表和利用效果登記表，並將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閲檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閲人員的身份和問清查閲的目的、範圍，經分管領導批准後方可查閲。
3、查閲檔案人員應在閲文室、保密室內查詢，並保持安靜、衞生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閲祕密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閲檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續借手續，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過3份。
6、借閲者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、複製、拆換、塗改及污損，違者必究。
7、借閲檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，並做好歸還記錄。借閲檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閲檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10、複製、抄錄檔案資料，要經領導批准，抄錄複製的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計台帳，檔案人吶喊要認真細緻地做好檔案收進、移出、整理、鑑定、銷燬、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性，不得隨意更改。
4、統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章後方能上報或歸檔。
6、堅持做好温濕度記錄、掌握庫房温度變化情況，定期分析研究，採取科學的降温去濕措施，使庫內温濕度控制達到國家和本省規定的標準。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握髮展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。
1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特徵逐項分開。
①分年度。將文件按其形成的年度分開。
②分級別。將文件按其作者之間的關係分成上級、同級、下級。對互相聯繫緊密的文件，如上級的批覆、下級的請示應放在一起。
③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。
④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將文件按不同的。保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特徵（問題、作者、時間、地區、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來後，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案櫃、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衞生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高温、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、彙編有關文件、參考資料等，並積極開展檔案史料的編研工作。查閲、借閲有關文件，需經祕書長批准；對摘抄、複製的檔案資料進行審核、登記，然後在摘抄、複印件上註明出外、時間。借閲檔案，應認真填寫借閲登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑑定
根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑑定小組，定期對檔案進行鑑定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規範，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。
第二條 制度規範
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。
7、辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閲讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閲→清退→審批→銷燬
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規範
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退
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