近年來，我局在區檔案局領導下，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施條例》等法律法規，加大措施，強化管理，被湖北省檔案局評為省一級檔案室，並連年被區委、區政府評為檔案工作先進單位。根據蔡檔[2011]2號文件精神，現將我局檔案管理工作自查情況彙報如下。
一、健全組織，強化領導
多年來，我局領導高度重視檔案工作，成立了由局長周社明任組長，副局長朱劍剛任副組長，有關科室負責人為成員的領導小組，並設專職檔案員2人，建立健全了完整的檔案管理組織。我局檔案共分七個門類六千餘卷。黨總支在每年年初進行工作安排時，總是把檔案工作同其它工作一起安排，一起部署，並把檔案工作作為工作目標的一項內容進行量化考核。制定了《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員職責》、《檔案管理員崗位責任制》等一系列制度，這些制度的制定，明確了職責，落實了責任，增強了檔案工作人員、利用者和相關人員的責任心，同時也為規範公文處理、文件歸檔、檔案管理和保密工作，提高公文運行質量和辦事效率提供了制度保證。
二、夯實基礎，提高標準
為加強對檔案工作的集中管理，我局專設了獨立的檔案庫房，除辦公桌椅等基本的辦公設施外，並配有專供整理檔案用的打印機、掃描儀、裝訂機等設備，檔案裝具規格符合標準。另外還配備了滅火器、空調、除濕機、防蟲藥等，安裝了避光窗簾，具備了防盜、防火、防 光、防蟲、防塵等條件，保證了檔案的安全存放。同時對檔案室的温、濕度，每天都進行監控，並採取措施使之保持在一定範圍。相關領導不定期對檔案進行安全檢查，確保檔案安全管理。
在考察配備檔案工作人員時，我們堅持德才兼備的標準，要求檔案工作人員必須具有豐富的知識、健康的體魄、堅定的信念和不怕困難、埋頭苦幹的精神。通過艱苦細緻的工作，我局的檔案管理始終保持了較高的標準。
三、深化管理，確保安全
制定了符合國家規定的分類大綱、歸檔和不歸檔範圍及保管期限等業務規章，按規定收集整理文書、財會、設備、圖片等檔案。永久、和30年保存的文件材料的歸檔率達到國家規定標準；保存的各類檔案結構合理，檔案整理完整，已全部入室進櫃。現無積存零散文件，案卷質量好，符合規定；案卷按照類別進行排列，排放有序。檔案人員堅持定期檢查檔案，從檢查情況來看，檔案無黴變、退色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現象，保密工作良好，無丟失、擴散檔案內容現象。在檔案鑑定方面，我們嚴格執行按期鑑定檔案的制度，無隨意銷燬檔案的現象。移交和接收檔案時交接登記明晰，責任到人，確保交接流轉過程中不丟失、不損毀。在檔案實體利用上堅持專人負責，堅持登記制度，確保檔案實體利用安全。
在以往的檔案工作中我們取得了一定的成績，但要在今後的檔案管理工作中有所提高，我們還必須以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施條例》等有關法律法規為指針，認真貫徹落實上級檔案管理工作相關精神，發揚成績，克服不足，進一步加大措施，完善制度，強化管理，規範存放，搞好服務，確保檔案管理工作在國土資源和規劃工作中發揮更大的作用。
根據雅檔發〔20xx〕35號《關於進一步加強汛期檔案安全工作的通知》的文件精神，我局積極開展汛期檔案安全保管工作，組織專人進行認真、細緻的檢查，現將單位汛期檔案安全保管工作自查情況彙報如下：
一、強化組織領導，落實防汛責任制
檔案安全是汛期檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。我局十分重視汛期檔案安全工作，成立了由局主要負責人為組長辦公室主任、辦公室和檔案管理人員為成員的檔案安全工作領導小組，具體負責本處的檔案安全管理工作。同時，全面落實防汛責任制，實行安全領導負責制，具體檔案工作者更要警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一、預防為主”的思想，切實做到責任明確到位、檢查監督到位、責任追究到位。
二、落實保管制度，完善檔案安全應急預案
認真落實檔案安全保管、保密制度的建立及執行，確保檔案安全。為了搞好檔案安全管理工作，單位檔案室在原來的基礎上加強了對檔案保管、利用、保護、保密等規章制度的落實，繼續實行檔案專人保管、專人查閲、集中歸檔，認真執行《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閲制度》、《檔案銷燬制度》等相關制度。汛期期間，為做好檔案保管工作，單位完善了檔案安全保管應急預案，保障檔案安全保管事件、突發事件等重要情況發生的第一時間做好檔案的調度、協調和轉移工作。
三、開展安全檢查，及時消除檔案安全隱患
單位採取定期、不定期檢查的方式，消除安全隱患，杜絕不安全因素。處領導每週都要對檔案室進行檢查，發現問題及時整改，針對檔案室的防雨、防滲、防潮濕等情況進行了專門的檢查，對電線、室內燈具等進行了全面的檢查和修理，消除了檔案室的事故隱患。同時，檔案室工作人員在日常工作中按要求對檔案室進行温、濕度控制，對檔案進行防黴變、蟲蛀塵污處理，嚴防水災、火災和被盜，確保檔案安全萬無一失。
為進一步加強鄉檔案室檔案安全體系建設，確保檔案實體和檔案信息的絕對安全，按照樂中檔發〔20xx〕2號要求，對照《xx省檔案工作規範化管理標準》逐項進行自查，現將自查情況報告如下：
一、檔案安全組織管理情況
1.成立檔案安全工作領導小組。建立健全與我鄉工作相適應的檔案安全工作體制，明確了分管領導和具體工作人員，配備了政治可靠、勝任工作並相對穩定的專職檔案人員1名具體負責檔案日常業務工作。成立了由鄉黨委副書記為組長，黨政辦主任、財政所長為成員的檔案安全工作小組，負責對鄉機關和各村的檔案安全工作進行檢查和督促。
2.完善了檔案安全工作責任機制。為確保機關檔案安全工作的貫徹落實，建立了檔案安全責任機制，明確了責任主體。由檔案安全工作領導小組組長全面負責，專職工作人員具體負責檔案安全工作。重視檔案信息網絡安全和實體檔案安全並嚴格執行檔案安全責任制度。
3.提高認識、規範安全管理。一方面為了把檔案安全工作搞得細緻、紮實，在每年的年初工作會上都會安排和部署檔案工作，提高了大家對檔案安全工作重要性的認識，明確了檔案安全工作目的和意義。另一方面為了使檔案安全工作全面落實，結合檔案工作的有關要求，不斷完善了我機關檔案安全工作的管理制度，建立了《檔案安全管理制度》，由專人負責管理檔案室;加大了數字信息安全管理力度，庫存檔案全部實行電腦管理。並按照《xx省機關檔案工作規範化管理標準》的要求，對每年生成的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案進行了認真整理，並錄入微機管理;為了進一步加強基礎設施建設，達到檔案安全新標準要求，我鄉特購置了數碼攝像機、複印機、掃描儀、移動硬盤，更新了計算機，辦公室人人配置了u盤;堅持室內温濕度計測試記載，定期完成“十防”記錄，及時通風，防止紙質檔案黴變及風化;按照要求配備了消防設備，機關幹部均能熟練使用。
4.對機關檔案室檔案安全定期檢查。每月對機關檔案室進行一次全面的安全檢查，杜絕任何安全隱患，確保檔案儲存環境。
二、信息系統硬件設備及數字化檔案數據的安全運行、存儲情況
嚴格控制電腦終端及移動存儲等設備的安全，辦公電腦一律為非互聯網網絡，防止檔案泄密。及時更新系統漏洞，安裝了可靠殺毒軟件，定期進行病毒查殺。規範化整理檔案信息數據，建立了長效機制，對檔案信息數據進行定期檢查，校驗。備有專門的u盤對檔案信息數據進行了備份，每季度備份一次。
三、檔案實體及庫房安全情況
鄉檔案室未建有監控系統，消防設施齊備，確保落實了檔案室安全問題，各安全系統運行良好;按照要求建立了檔案出、入庫制度。查閲實體檔案需經過領導同意、登記之後由檔案管理人員去檔案室取出所需檔案，且必須按期歸還並登記歸還時間;鄉實體檔案均嚴格按照國家標準、規範進行保存，且特殊載體檔案使用專門的檔案裝具;檔案室裝有濕温計，嚴格控制室內濕度與温度;定期清點核查檔案室保管的檔案，加強檔案管理的規範化，目前，鄉檔案實體均保存妥善。
四、檔案利用安全情況
鄉黨委政府領導十分重視機關檔案利用安全工作，建立了《xx鄉檔案利用登記制度》，完善了涉密檔案、未開放檔案利用的審批、登記制度和調還卷制度;查閲已有數據化檔案需嚴格按照檔案利用登記制度進行，並實行了二套制，在保證檔案安全的同時較好地為機關工作提供了服務。
6月底，我局將川檔發〔xx〕28號文件轉發至各區市縣檔案局，要求按照文件精神進行認真自查，進一步做好檔案安全管理工作，確保檔案安全。與此同時，我們將市檔案局(館)的檔案安全情況作為本次自查的重點。召開了專題會議，研究檔案安全工作，召集為我局實施檔案整理、修裱和數化加工的服務公司，再次強調了服務外包過程中檔案安全要求，對局(館)檔案安全情況進行了自查。現將有關情況彙報如下：
一、局(館)檔案安全工作情況
(一)服務外包安全管理情況。
1.我局(館)交由外包服務公司整理、修裱、數化的檔案主要是民國檔案和一部分民生檔案，屬開放檔案範圍。
2.提供服務公司整理、修裱、數化時，主要採取了以下措施：
(1)對給我局提供服務的公司—成都同創之星科技有限公司的資質及背景情況進行了審核，該公司無外資背景和外籍人員。
(2)我局與服務公司簽訂了安全保密協議，服務公司參加我局數化項目的人員均在我局保衞處進行了登記備案，並且，服務公司與所聘用的工作人員都簽訂了保密協議。
(3)我局自備了檔案整理、修裱、數化場地，除我局在工作現場安裝了監控設備外，我們也要求服務公司在加工現場安裝了一套監控設備，共計有26個監控點，做到了凡是有檔案實體的地方都有視頻監控。並且，視頻監控錄像由專人保管，無關人員不得使用;建立了安全值班制度，每天都有我局人員對工作現場進行監管，及時解決工作中出現的問題，消除安全隱患;設置了工作人員物品集中存放點，嚴禁工作人員將筆記本電腦、手機、相機等數設備和手包隨身物品帶入工作現場;加工場地的網絡間計算機通信採用了授權管理等安全機制。
(4)對數化加工場所所用計算機的輸出接口都採用了物理和軟件的方式進行屏蔽處理，防止數據外拷，計算機局域網與互聯網等外網物理隔離，加工數據由系統管理人員專人負責管理，其它人員未經授權無權訪問。
(5)檔案搶救過程中，出庫、入庫手續齊全，有記錄、有籤。這兩年，檔案中的特殊載體鈔票等都已登記在案，並移交特藏室進行管理;印花税票、郵票登記在案卷的備考表中。
(6)檔案修裱過程中，從檔案整理到修裱，都嚴格遵守《四川省重點檔案修裱操作規程》進行。加強了對檔案數化加工力度，對檔案修裱中可裱可不裱的，不再進行修裱，最大限度地保護檔案的原始性。
(7)已與市保密局聯繫，市保密局將於近期對所有數化設備和軟件進行保密技術檢測。
(8)我局的數化任務是採用一次招標，分三年實施的方式，今年是本次招標的最後一年，待今年數化加工任務結束後，我們將按照省局的要求，聯合市保密局檢查服務公司所用設備，凡有信息留存的，都將按照要求進行信息清除並作安全技術處理。
3.局(館)信息管理系統於xx年委託服務公司設計，由局(館)專業人員進行維護管理，沒有服務外包。
(二)保管安全情況。
局(館)機關檔案室於xx年9月達省二標，xx年以前的檔案都按要求移交進了市檔案館，現保管有xx-xx年的文書檔案175卷/盒、6455件，設備檔案32件，照片125張，實物67件，光盤檔案17盤，會計檔案40卷。
1.各年度檔案按時歸檔，檔案實體頁數與目錄嚴格匹配。
2.各門類、各專業的檔案實行了集中統一管理。基建檔案已經移交進檔案館，會計檔案實行了統一管理。
(三)利用安全情況。
1.建立了《檔案利用制度》和《檔案利用登記簿》，及時做好了各種檔案利用登記。
2.利用大廳安裝了門禁系統和消防、監控設施，全天候監控相關部位的安全狀況，以保證檔案實體在利用環節的安全。
3.對涉密檔案的利用，採取較為嚴格的控制手段，製作有專門的涉密檔案登記簿。利用者要查閲涉密檔案，首先由接待工作人員把關，再通過相關領導審核籤，方可查閲、複製。
4.雖然本館部分檔案已進行縮微、掃描。但是接待利用者時，一般還是提供檔案原件。
(四)庫房安全情況。
1.做到檔案管理的辦公、利用、庫房三分開。
2.建立了庫房安全管理制度。包括：《庫房管理員崗位職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案庫房人員進出登記表》、《庫房檔案移出(入)登記表》、《庫房蟲害情況檢查登記表》以及《特藏室管理員守則》、《特藏室安全管理制度》等。
3.所有庫房內都裝有監控、門禁、消防設施。
4.加強庫房內温濕度監測。庫房管理人員堅持日常性的温濕度觀測，當庫房温濕度出現異常情況時，採用開啟中央空調和除濕機等方法，努力把庫房温濕度控制在允許值範圍內，以確保庫房檔案的安全。
5.成都市檔案館是1992年啟用的，至今已經有二十餘年。現有的庫房面積不能滿足保存今後20年檔案增長的要求。但是已經立項的新館，建成後將能滿足40年的保管需要。
二、下一步工作重點
(一)加強管理，確保安全。要按照川檔發〔xx〕28號文件的要求，進一步落實和完善檔案修裱、數化和檔案信息化服務外包過程中各項監管措施，確保檔案實體和信息的安全。
(二)採取相應措施，對已有數化複製件的檔案原件進行封存保管，保證檔案實體安全。
(三)在成都市檔案新館建設中，要按照國家檔案局和省檔案局關於檔案安全管理的要求，配備監控、門禁、消防和温濕度監控和調節設施，確保庫房温濕度和庫房面積達到國家規定。
特此報告
目前，正值高温、高濕、雷、暴雨季節，是容易引發檔案安全事故的時期。為加強我局汛期檔案安全管理，確保檔案萬無一失，根據縣檔案局江檔發〔20xx〕14號文件要求，我局積極開展汛期檔案安全保管工作，組織專門人員進行認真、細緻的檢查，現將開展情況總結如下：
一、加強組織領導、落實責任
檔案安全是檔案工作的重中之重，我局十分重視檔案安全工作，成立了由局主要負責人任組長、辦公室主任為副組長、辦公室和檔案管理人員為成員的檔案安全工作領導小組，具體負責本局的檔案安全管理工作。
二、開展檔案安全管理的宣傳教育工作
多渠道、多形式經常性地開展檔案安全的宣傳教育工作，要求全局職工務必遵循“安全第一”、“預防勝於救災”、“安全工作無小事”的宗旨，使檔案安全深入人心。
三、健全了檔案安全保管利用制度，制定了安全工作措施
我局安排了1名兼職人員負責檔案管理工作，發現問題立即解決，對違反《檔案法》的行為進行嚴肅批評教育，為了更好地加強檔案安全管理工作，制定了檔案安全管理及保密制度、檔案管理人員崗位職責、檔案查閲利用等制度。結合我局實際，制定了汛期檔案安全應急預案，並進行督促檢查，確保各項安全措施落到了實處。
四、定期開展安全檢查，及時消除不安全因素
局領導每週都要對檔案室進行檢查，發現問題及時整改，針對檔案室的防雨、防滲、防潮濕等情況進行了專門的檢查，對電線、室內燈具和滅火器等進行了全面的檢查和修理，消除了檔案室的事故隱患。同時，檔案室工作人員在日常工作中按要求對檔案室進行温、濕度控制，對檔案進行防黴變、蟲蛀塵污處理，嚴防水災、火災和被盜，確保檔案安全萬無一失。
根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部令第3號）、《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》等文件精神，為了加強和規範我局社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，促進檔案管理工作規範化、制度化、信息化，發揮檔案的服務作用，我股室做了大量細緻的工作，現將我股室社會保險業務檔案檢查工作如下：
—、認識到位、責任到人。
按照《廣西壯族自治區保險業務檔案管理暫行辦法》文件精神，局領導高度重視，設立了社會保險業務檔案管理股，配備了檔案庫房和檔案電腦管理軟件，設立專職檔案管理人員和兼職社會保險業務檔案員，負責各科室檔案的蒐集、整理、立卷和歸檔，為實現信息化管理奠定基礎。
二、加強管理。
我股室根據《檔案法》及《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理規定（試行）》有關規定，結合社會保險基金業務的特點制定了一系列業務檔案管理制度，在制度、約制上各股室之間業務檔案牽制性，使我局的檔案管理工作有章可循、相互依存。我局社會保險業務檔案將順其自然的走向標準化和規範化，並對社會保險基金各項業務管理起到了基礎性科學管理並被完整利用。
三、社會保險業務檔案歸檔整理情況。
根據《自治區社會保險業務檔案管理細則（辦法）》的管理要求，本着“集中統一管理，按業務險種分類管理”原則，目前我股室已整理完成、年各類社會保險業務檔案立卷305冊。
四、業務檔案工作存在問題和今後努力方向。
1、問題：是社會保險業務工作一直以來重業務輕管理，歷年的業務檔案在各股室分散、雜亂尚未整理，現在一次性整理工作量大、涉及面廣、種類繁多、進度緩慢。
2、社會保險業務檔案管理知識還需要進一步普及和深入，針對以上不足，我股室將在今後的社會保險業務檔案管理工作切實加以改進。力爭通過今年市認定達標驗收。
檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職，我單位十分重視檔案工作，實行安全領導責任制，加強了對檔案安全、保密工作的領導，建立完善的檔案管理負責制，明確各項職業，將檔案工作落實到位，保障了檔案安全工作的順利開展。根據xxx省檔案局轉發《國家檔案局關於進一步築牢安全防線確保檔案安全的通知》的要求，結合檢查內容及相關要求。現將自查情況總結匯報如下：
一、認真落實檔案安全保管、保密制度的建立及執行
在今年保持共產黨員先進性教育活動開始後，更加加強了對檔案安全、保密工作的領導，建立完善了檔案管理負責制，明確各項職責，將檔案工作落到實位，保障了檔案安全工作的順利開展。檔案工作者也警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止鬆懈、僥倖心理，確保檔案安全萬無一失。不斷完善檔案信息系統安全管理制度，確保檔案信息安全。在管理上建立了歸檔制度和文件管理的記錄系統，嚴格執行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了我辦檔案信息的安全管理。
二、開展自查，消除隱患
重點對檔案室消防設施、電器線路、及防盜設施、設備進行全面了徹底地檢查，確保了檔案絕對安全。做到防盜、防火、防水、防雷、防靜電並能夠定期維護。在消防系統上，我單位配備有足夠的滅火器，規格、數量、類型、位置、維修保養符合要求，堅決杜絕檔案安全事故的發生。
三、健全機制，完善制度
建立和完善檔案安全保密制度；建立檔案安全巡檢制度和監察制度；建立檔案安全事故報告制度；建立檔案接收、整理、鑑定、編目、數字化、修復、編研、利用、開放等管理制度。建立檔案室管理、巡查值守、數字化、利用查詢等各項規章制度。檔案櫃架排放符合有關規定要求；檔案庫房有防塵、防光、防紫外線、防鼠、防蟲、防黴等“十防”措施；檔案修復場所、設施符合要求，技術人員專業培訓合格；大力推行《檔案館防治災害工作指南》，堅持把加強預防作為檔案安全工作的重中之重。
今後，我單位將繼續按照此次檢查的精神和要求，把檔案安全體現在實際工作中，落在實處，認真的堅持下去，時刻確保檔案的安全和完整。
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