1、負責合理安排董事長日程,適時提醒。
2、負責董事長辦公室日常維護,保持領導辦公室的整潔、有序、保密及安全。
3、為董事長備好茶水(董事長到辦公室的`同時)。
4、負責來客來訪人員的接待和安排。
5、熟練掌握文書寫作要領,高質量、高效率完成各類檔案、信函的起草。
6、負責檔案、資料的流轉及流轉中的保密工作。
7、負責為董事長準備召開的各類會議做資料準備、會議紀要等。
8、隨時待崗,完成領導臨時交待的工作。
1、協助董事長處理各類信件,起草信函、演講稿、報告、檔案等各類綜合性檔案;
2、做好各部門及各領導上報行文的儲存、管理、督辦的工作;
3、合理安排、提醒董事長的日常工作時間和程式;
4、整理公司重要會議記錄及會議紀要;
5、關注公司內各部門資訊溝通情況,及時傳達上級的各項指令;
6、接待訪問董事長的重要來賓;
7、完成董事長交辦的`其他工作的督辦、協調及落實任務。
1、負責公司級會議的組織、籌備、記錄、檔案管理;
2、負責公司級公文、制度的控制、釋出;
3、負責董事長、總經辦領導重大會議講話稿的`撰寫工作;
4、負責集團公司及關聯公司的中高階職位及關鍵崗位人才尋訪工作;
5、協助人事行政部建立健全人力資源招聘、培訓、績效體系。
6、協助人事行政部組織、參與公司重大活動的籌備、組織和宣傳工作;
負責董事長、總經辦領導交辦的其他事務。
1、全面負責安排董事長日常工作安排及出差行程安排;
2、協助董事長安排各項會議日程與議程,撰寫和跟進落實主題會議等;
3、撰寫董事長的`有關講話稿、報告、檔案、信函等綜合性檔案;
4、協助董事長處理外部公共關係,參與對外商務活動,負責董事長重要客戶的接待與安排;
5、完成董事長安排的其他督辦、協調、落實事宜。
1.負責起草工作報告、專題材料、領導講話、會議紀要以及年、季、月度工作總結和打算等文字材料。
2.負責公文的擬稿、送審、送籤、制發等。
3.負責調研、收集、整理、反饋工作情況,為領導提供決策依據和參考資訊。
4.負責集團公司、煤業公司安排的營銷、貿易重點工作的督導、定期彙報。
5.負責上情下達、下情上報等資訊傳送工作,催促有關科室(部門)按期辦結領導安排的`任務。
6.負責記錄整理綜合性辦公會和其他重要會議內容。
7.負責安全、消防、社會管理綜合治理等年、季、月各類報表及總結上報。
8.完成領導交辦的其他工作。
一、辦公室
內務
1、辦公環境
明亮整潔
一塵不染
傢俱擺放整齊
辦公桌無檔案累積
檔案整齊規範
圖書排放整齊
1、每天準時上班。
2、開窗通風。
3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、檔案櫃、窗臺擦拭一次。
4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。
5、為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。
6、每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。
7、及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。
8、每兩週吸塵一次。
2、檔案管理
流程齊全
分類合理
處理及時
管理規範
1、對所有檔案先進行識別,並分類登記,再分別辦理。
2、外來紅標頭檔案:填寫收文處理單,向周浦祕書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,並留下記錄。
3、內部紅標頭檔案:作好收文記錄並放置在待處理資料夾內,便於董事長看閱。
4、外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理資料夾內)。
5、內部通知、報告:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理資料夾內)。
6、公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
7、重要的和緊急的檔案,須提醒董事長。
8、每天將送交董事長批示、看閱的檔案清理一次,並核對登記記錄。
9、根據檔案積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閱。
二、來賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、笑臉相迎,茶水相待。
2、詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。
3、索要名片。
4、及時向董事長請示。
5、按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。
6、根據客人來訪時間及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
三、會務服務
1、董事會
準備充分
安排周全
接待周到
組織完善
1、會議議程的擬定。
2、確定與會人員。
3、會議通知起草和傳送。
4、會議檔案的準備。
5、會議場所的確認及會場佈置。
6、會議簽到及記錄。
7、與會人員的接待工作。
2、工作會
1、檢查會場環境是否乾淨整潔。
2、檢查會議通知是否到位。
3、檢查會議檔案準備是否齊備。
4、會議人員的接待。
5、會議期間的服務。
1、負責董事長及經營管理層的日常檔案的整理及事項的`跟進;
2、負責董事長及經營管理層的日程安排、商務接待等事項跟進;
3、篩選分類呈遞董事長的各類資料、檔案,並進行歸檔管理;
4、搭建順暢的資訊交流渠道,確保上情下達和下情上報;
5、集團會議召集、通知及會議紀要擬寫與發函登記;
6、草擬經營管理層相關檔案,起草信函、演講稿、報告、檔案等各類綜合性檔案;
7、負責公司客人的引導接待服務,並做好會面接洽等相關事項的安排;
8、負責與公司法律顧問團隊的聯絡工作;
9、負責公司日常法律文書起草;
10、整理彙編公司經營管理所涉及的各類法律、法規及規章制度;
11、完成上級交給的其它工作。