1、技術檔案管理
各類技術資料必須分類裝訂成冊，編制目錄，專人管理及制訂借用制度。技術檔案一般可分成四類：
物業施工竣工驗收的整套檔案資料；
裝置的規範、標準、各項制度及技術標準；
裝置新技術資訊及資料；
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統一保管。
1.2檔案、資料是大廈的重要財富，人人都要愛惜。
1.3未經批准，不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應儲存原件，原件通常不予借閱，以影印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。除圖書外，檔案資料嚴禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本，特殊情況需得到總工程師批准。借期為一個月，到期應辦理續借手續。圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料，借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、塗改，保持版面清潔。
2、裝置登記卡
裝置登記卡是裝置管理的主要依據，每一臺裝置都應設立一張登記卡。為了便於查閱，可按裝置系統分別裝訂成冊。現代化裝置管理的一條重要經驗，就是重視對裝置狀況及維修保養工作情況的調查和統計，系統地、有計劃地積累分析原始記錄，在調查分析中研究裝置維修保養工作的規律，使裝置能夠達到最高的綜合效率。
裝置登記卡應包括裝置檢查、維修保養記錄，裝置缺陷記錄以及重大事故記錄，這些可作為裝置計劃檢修和確保裝置正常執行的重要依據，也是裝置技術改造、報廢的主要依據。
裝置一般每年按裝置登記卡進行一次全面的清點核對，應該做到帳物相符。
3使用者裝置檔案卡
物業的每套客房可認為是為使用者服務的獨立裝置，因此，每一獨立單元需設立一張使用者單元裝置檔案卡。這有利於掌握對使用者裝置的完好程度及裝置返修率程度的瞭解。
4質量記錄
《裝置檔案卡》ed-tb-0309-113
《裝置編號法則》ed-tb-0309-129
【摘要】現代社會發展快速，城市的建設專案也慢慢的變快，為了讓人們過上好的生活，有一個良好的生活環境，從整體來提升我國的城市建設服務的水平，我國已經開始了各大城市的建設專案。城市的每個專案設計都會有檔案管理記錄，但是也會存在很多的漏洞和不足，所以導致城市檔案管理會有諸多的問題存在，這些問題將會成為城市建設專案後期工作的隱患，並且非常不利於整個城市佈局規劃。那麼本文就城市建設專案的檔案管理和措施具體分析和探討。
【關鍵詞】城市；建設專案；檔案管理
隨著社會的發展和改變，我國的各方面水平都有所提高，很多人的家庭都比較富裕，對於居住地方的環境要求也是很高的。關於我國的城市建設也逐漸進入一個新的階段，對於城市檔案的管理工作也做到了規範和完善的地步。那麼這不僅僅能夠給城市的建設帶來一個良好的開端，並且還能夠通過這個完善發現一些漏洞和問題，及時處理，促進整個城市的健康發展，還給人們留下了豐富多彩的有用的資料。
1、關於城市檔案的情況和不足之處
1.1關於城市檔案管理
在城市建設工程當中有一個系統的管理，並且裡面記錄了每一項工程的建設內容和施工過程，並且整理成相關的城市發展資料，給城市的後期規劃做為有效的參考資料，這樣一種形式的呈現就是城市檔案。那麼要做好城市檔案管理工作，就必須先有一個好的規劃設計和一個比較完善的管理制度，並且給城市的發展提供有效的服務。目前檔案管理當中大多數記錄著較多的錯雜繁瑣的資訊，管理制度方面也是存在諸多的問題，所以對於城市的建設來說，城市檔案管理工作問題較多[1]。
1.2城市檔案管理中的不足之處
首先是檔案管理的制度非常的不健全，管理意識鬆散單薄。其實在現代城市發展當中，關注度比較高的是城市的發展速度和城市建設的外表，人們普遍把這兩個方面看得很重要，而忽略了相應的後期配套管理工作。雖然人們的生活水平提高了，城市發展的節奏也變快了，也漸漸的開始關注城市檔案管理的工作了，但是還是存在諸多問題，許多地方的思想觀念還是沒有改變，對於檔案管理的工作意識還是很稀鬆淡薄，所以城市建設檔案管理工作當中管理方面仍然有很多的問題存在。很多地方的城市建設檔案管理工作的建設形同虛設，因為方方面面都需要人力、物力，並且對於後期的保管還需要投入很多，也得不到相應的彙報，人們不想浪費這麼多的人財物力，所以對於城市建設檔案管理工作方面就像沒有這個環節一般。
另外許多的工作人員素質不高，缺乏責任感，對於後期城市發展和城市的規劃都沒有起到很多的作用。那麼對於城市的建設專案來說，需要大量的資金和時間，對於工作要求還是挺嚴格的，一旦忽視了檔案的建設和管理工作，那麼到竣工的時候就會有相應的後期檢查。有些檔案資料做到非常的不完整，質量方面也沒有保障，導致人們得不到正確的、真實而又比較系統的資料[2]。其次是工作人員的整體素質很差。許多檔案管理工作人員並沒有經過正規的培訓和學習，就成為了工作人員，那麼對於城市檔案的制定和整理以及後期的一個維護、保管都需要非常專業的人才才可以陸續完成。但是因為人們對於城市檔案建設管理工作不夠認真，得不到重視，所以工作人員的水平也是不高的，這樣一來就會有資料非常的粗劣，編制態度不嚴謹以及準確性和真實度不高的情況發生。這些漏洞和不足導致後期的參考性沒有太大的作用，一旦利用將會出現比較嚴重的問題。第三就是沒有合理的去開發和利用好城市檔案。一個城市的建設專案是需要城市檔案來完整的記錄下來的，要知道城市檔案能夠給城市專案建設帶來非常棒的參考，並且對於後期的維護和管理都是起到巨大作用的。但是也正是因為人們對於城市檔案管理工作的不重視導致城市檔案管理工作在相關的資訊編制和儲存修改方面存在巨大的問題。這讓整個城市的檔案管理不能夠發揮到它的作用和價值。由於社會發展速度很快，城市檔案管理有沒有很好的跟上整個社會的步伐，所以很多數字檔案中漏洞百出，而且大部分城市檔案管理工作還是以手工和人力來操作的。
這些情況對於城市檔案的完整建設是有著重大的阻礙的，這樣一來城市檔案就沒有起到相應的作用和價值，這樣開發是非常的不尊重事實，並且沒有體現檔案資料的價值，直接導致後面發展過程出現一系列的問題[3]。第四點是關於地區的一個不平衡發展。其實在我國很多地區的經濟基礎和裝置情況都是由很大的差距的，那麼這種巨大的差距會引來發達地區與落後地區的素質有偏差。所以城市檔案的各方面工作是有著地區的優勢的。那麼相應的經濟比較發達的地區是能夠很快的跟上社會發展的步伐，跟先進的技術並列前行。但是落後地區就會明顯的不足，因為落後地區對於檔案管理工作很不重視，這些對於後期的一個管理和開發都是非常不利的，導致後續的過程中還是出現很多的問題。就算是同一個地區，因為經濟發展的這個週期波動不定，所以經濟發展速度非常不平衡，不同時期的城市建設檔案也會有不同的關注度，所以城市檔案會有著差別對待和差別利用的問題發生。各自不同的地區也是存在著制度方面的問題，這些制度情況直接導致發展的模式和思路完全不統一，也是造成城市檔案管理的後續發展機制混亂、錯綜複雜的問題的必然因素。
2、關於城市建設專案檔案管理的措施
2.1改變思想觀念，引進新思想
對於城市建設的檔案管理工作來說，還是比較複雜內容比較多的一個任務，那麼對於整個管理機制方面一定要有比較完善和準確的管理，這樣才可以實現後續人們利用參考資料的一個目標。對於檔案管理的收集和編制一定要規範和有條理，必須把它納入統一的管理機制；然後對於檔案管理一定要制定一個相應的目標，並且把目標分為幾個部分去實現和計劃，做到真正的規範化。在執行的過程當中必須把檔案進行分類編碼和存放。
2.2提升工作人員的素質
要知道好的管理需要素質好的人員才能得以實現，所以自愛城市建設檔案管理工作當中必須強化工作人員自身的素質，這將會在很大程度上影響到後續檔案的一個質量和人們使用的效果。那麼要從根本上解決人才素質的問題，首先要進行相關的專業培訓，要加強對人才的一個培育，培養出比較專業的檔案管理人才，這樣有利於檔案管理工作的開展。比如說在高校的教育當中，通過鼓勵以及培養高校人才來提高管理人員的綜合素質。並且，企業還可以建設相關的崗位制度，安排相應的人員進行崗位培訓，加強他們的知識管理和儲備，達到順利發展城市檔案工作的一個目標。
2.3關於城市建設檔案管理的監督
政府也應該有一個好的監督管理，要重視城市建設檔案工作，並且加強管理制度，運用合理管理方案和有效的體制機制來更新城市檔案管理理念和相應的管理裝置。把各方面跟現代的技術相結合，建立一個完整的規範的資訊體系管理。另外政府也應該重視地區管理，對於中小地區的管理和扶持不能夠忽略，而是要慢慢投入進去，並且進行相應的規範管理，這樣來促進各個地區的平衡發展，並且在達到一定的基礎以後可以建設一個比較統一的、適合各地的一個體制規範編制來促進城市檔案的後期發展。
2.4制定相關制度，加強管理
對於城市建設的檔案管理來說，很多工作單位的內部管理不夠完善，一定要制定比較完善的規章制度，形成一個比較統一的檔案管理。這樣有利於城市檔案管理的建設，對於城市專案後續的發展起到良好的作用，並且根據每個階段的情況將檔案分類整理歸納，對於整個檔案管理的使用非常的方便有益，而且還能夠規劃城市的整個佈局情況，並且能夠準確的制定相應發展計劃。
3、結語
關於城市檔案管理工作，在整個城市的發展程序當中是起到很多的作用和價值的，它可以記錄整個城市的發展情況，以及工程實施的整個過程，運用寫實的方式把整個城市的發展呈現出來，並且促進後續城市的可持續性發展。對於我國的建設來說無異於起到了關鍵作用，我國的城市建設專案目前還是處於一個加速的狀況，雖然也增加很多的專案，但是也還是需要不斷的提高和進步，對於城市建設檔案管理的工作必須要落實和加強管理，讓它成為城市發展的最終依據，並且讓社會達到一個和諧美滿的生活狀態。
參考文獻：
[1]宋豔麗。城建重點工程竣工檔案存在的問題與對策[J]。蘭臺內外，2015,01(05):74~76.
[2]曾云云。城市建設專案的檔案管理措施[J]。江西建材，2015,08(02):274~276.
[3]劉學君。關於對建築工程檔案資料有效管理措施的探討[J]。城建檔案，2015,04(02):69~70,74.
為加強本專案施工技術管理，完善工程質量技術資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結算及工程交工驗收的順利進行，根據《××市建設工程檔案材料整理和檔案移交工作辦法》，及公司有關檔案資料檔案工作的有關規定，特制定本辦法。望專案各有關人員密切配合，共同遵照執行。
一、工程技術資料填寫的要求
1、相關檔案
《建築工程竣工驗收統一用表填表說明》(××市檔案館)
《建築工程檔案歸檔整理規範》(gb/t50328-20xx)
2、資料填寫內容必須真實可靠、資料準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內容必須與實際圖物相符，並按規定已通過了一定的審批、檢查、驗收程式，負有責任的各方在資料指定位置上籤署意見，簽名或蓋章並註明時間。
3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色複寫紙書寫，要求字型端正、清晰易辨、嚴禁塗改。
二、主要工程技術資料填寫要求及責任人
1、工程基線複核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建築物沉降觀測記錄，由測量人員按單位工程分層數填寫，交專案總工核定。要求所填數字準確無誤，所繪簡圖上各測點應編號，表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交專案資料員一式四份(含原件二份)。
2、質量、安全整改通知單由質量安全組填寫，令工長限期整改，複檢無誤後，將結果記錄在上。由質量員、安全員交專案資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄，由負責所辦隱蔽工程內容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽專案，重點寫出施工及修改依據、質量情況，必要時繪出簡圖。並須報質檢員驗收簽字、經專案自檢合格後，由各相關工長向監理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢後交專案資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄，由各主管工長負責填寫，要求填寫規範，簽字蓋章齊全，由各主管工長向監理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢後交專案資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質量技術交底卡，由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質量標準、技術安全措施、施工規範要求、對新結構、新規範、新技術以及圖紙會審提出的有關問題，解決方法等進行詳細且有針對性的技術交底，填寫要具體，交接手續應及時且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間，以明確責任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。本交底一式四份，交專案資料員二份。
6、工程質量自檢、互檢、交接檢記錄，由工長及班組長負責填寫，並有交接雙方及有關檢查人員簽字，質量檢查評語，並經質檢員及工程技術負責人簽字核實，由質檢員交專案資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證：主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外牆磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄杆)、塗料等材料，由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應，由專案材料員負責收集。一般應提供一式二份原件，若提供影印件或抄件，必須註明原件存放處並加蓋供應商公章，專案材料員必須在材質或檢查報告上加蓋材料方章，註明工程名稱、材料名稱、規格、進場數量、使用部位、經辦人等內容，資料內容必須齊全。由材料員交專案資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告，砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養護試塊及拆模強度試塊強度報告)，砂漿、砼配合比設計報告，水泥、砂石檢驗報告及其它材料複檢報告均由試驗員提供，各施工工長負責提供使用部位，設計要求，構件名稱等有關資料，試件組數應符合施工驗收規範的有關規定(注：實行100%有見證送檢，其中另加5%的質監站監督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(註明焊接人員姓名及操作證號)，由試驗員交專案資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
9、鋼材力學、工藝效能試驗報告，鋼筋進場應按直徑分批檢驗，檢驗內容包括查對標誌。外觀並按現行國家有關標準規定抽取試件，作力學、工藝效能試驗(必須見證取樣)，合格後才可用於工程上。鋼材力學、工藝效能試驗報告，要求使用部位要填寫清楚，按試驗結果判定鋼材等級，如須降級用或改變使用部位應註明。由試驗員交專案資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
10、水泥物理效能檢驗報告：水泥效能指標必須符合gb75-92及其它規範標準。進場的水泥須做到檢驗合格後使用，杜絕使用無試驗和偽劣水泥，防止發生工程質量事故。水泥物理效能檢驗報告，由試驗員交專案資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
11、砼質量攪拌記錄，由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取，由試驗員交專案資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記：必須以單位工程逐日填寫，並應填寫如下內容：天氣情況，工程進展情況及施工部位，因設計與現場不符，由設計單位或建設單位在現場解決的設計問題和對施工圖修改記錄，勞動力調配。材料裝置供應情況，質量安全技術管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄，停水停電待料等意外情況記錄及所採取的措施，與本工程有關的其他情況。工程完工交專案資料員存檔。專案的施工日誌由專案總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由專案總工根據檢驗批如實填寫，向監理公司工地代表簽字蓋章齊全後交專案資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發放由專案資料員統一進行發放，並作好記錄，所有圖紙、設計變更、來函必須發放專案副經理以便指導施工，專案相關管理人員領取圖紙、設計變更後要對圖紙及時進行標註並妥善保管，不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續，以備查驗。
三、外部檔案的處理
1、原則上，外部檔案的收發工作由專案資料員統一負責。
2、對外來所有檔案均需辦理收文卡，並報專案領導審批後進行處理。資料員對外來檔案進行處理時，需嚴格保證及時，避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監理公司的報驗工作，由專案實驗員依據監理公司要求進行報驗工作。專案質檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現問題，需及時上報專案領導進行處理。
4、對於進場裝置、機械的報驗，由專案機電工長根據監理公司要求填寫報驗手續後，交專案資料員統一向監理公司進行報送。
5、對分包檔案的處理由專案資料員統一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由專案資料員在分包進場時，對各分包分別進行交底，明確資料填寫要求及資料填寫執行標準及統一用語等。
2、專案總包管理人員(暫為專案經理及專案副經理)應協助專案資料員進行分包資料的管理，做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責，完工時交總包單位彙總後上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料，由分包單位進行填寫，並加蓋紅章後報總包單位，總包單位負責向監理公司上報。
5、分包單位完工時，應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術資料填寫統一用語
1、工程名稱：××××××××××
2、設計單位：×××××××建築設計研究院
3、建設單位：×××××房地產有限公司
4、監理單位：×××××建設監理有限公司
5、施工單位：×××××建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組):填寫一線作業班組。如：xxx班
7、施工部位：必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫採用國際單位，書寫採用英文縮寫，如：m2，m3，t，kg等。
9、資料原則上均採用手寫，所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致，填寫時需按軸線+層數+標高。結構施工中填寫的層數是指本自然層底板結構，其餘與自然層一致。
11、當同一層結構需分幾個檢驗批驗收時，幾個驗收部位務必閉合。
六、對內資料發放部門
(一)、專案生產會議紀要：
勞務隊、會議相關分包單位、專案部內部傳閱
(二)、分包協調會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、專案部內部傳閱
(三)、技術交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、專案部內部傳閱
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質檢組、內業組、經理室、總工室
(五)、專案管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業組、各相關部門、經理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業組、各相關部門、經理室、總工室
(七)、發分包商函件
相關分包商、抄送監理、業主、專案留底、施工組、經理室、總工室
(八)、發甲方檔案
業主、華西監理、專案留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人，必須按施工工序及時向專案質檢員或資料員提供工程上的一切資料，質檢人員及時按分工檢查資料，收集整理齊全後，移交專案資料員，並向專案總工彙報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續不齊、模糊不清、有缺漏項等，資料員有權拒絕接收，並限期整改。
3、對專案發放的圖紙。設計變更。圖紙會審等有關工程技術資料，以及專案內部形成的會議紀要。生產計劃等資料，各有關人員必須嚴格按照iso9001要求，裝訂成冊，妥善保管，直至工程完工。
4、施工人員因工作調離本專案，須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人，並將移交清單交專案資料核實後，方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，並將收發文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發生資料遺失，由各相關責任人負責補齊資料並追究相關責任。
6、專案總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
1、目的
使化驗室的檢驗原始記錄，儀器裝置檔案，技術書籍處於受控狀態，滿足檢驗、裝置的原始資料的儲存需要。
2、使用範圍
本制度適用於化驗室的檢測原始資料和儀器裝置檔案管理。
3、職責
3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類，按儲存期限進行保管。
3.2儀器裝置管理人員負責對儀器裝置檔案進行管理。
4、工作程式
4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閱和銷燬工作。
4.2由班長負責收集日常水質檢測原始記錄，在檢測報告發出後立即歸檔。凡列入固定資產範圍內的各類儀器裝置檔案資料於進站開箱驗收後，立即歸檔。
4.3借閱存檔資料應辦理借閱手續。與檢測無關人員不得查閱檢測報告和原始記錄，保密資料需經部長或總經理批准方可查閱，不得帶出資料室，不得影印。
4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術機密，並按照相關保密制度管理，否則以違反紀律處理。
4.5要登出的技術檔案要造冊登記，經部長和總經理審批，指定監銷人共同處理，以防失密。
4.6妥善保管資料檔案，定期檢查防止黴變和蟲蛀。
5、相關檔案
6、相關記錄
水利工程在其工程準備、建設實施、施工過程及竣工驗收時會產生數量較多的檔案資料，該類檔案資料即水利工程檔案，其載體形式十分豐富，包括文字、圖片、音像製品、單據、憑證等。由於其是伴隨著工程建設的過程而產生的，其內容記錄了建設活動的各項內容，包括活動、業績、施工經驗、出現的各類問題及原因，能夠直接反映出工程建設的具體過程。因此其的真實性、全面性、及時性對於工程在投產使用後的管理工作、日常維護、工程的擴建或者改造等，均有著較為深遠的影響，因此需要對其進行科學的管理。
1、水利工程建設專案檔案管理中存在的問題
由於水利工程一般規模較大，其資訊資料也相對數量較多且十分繁雜，在管理中也出現了許多問題，具體有以下幾點：
①檔案資料收集不及時、資料的全面性及真實性不佳工程的參與單位會由於各種原因在建設的過程中未完全收集相關資料或者資訊，而是在竣工驗收時才開始進行該項工作，或者僅僅為了應對驗收才進行檔案的管理事宜，資料收集不及時，會直接造成資料的不全面、完整性不佳，真實性無法保障；
②人員對檔案工作的意義沒有深刻的認識，許多管理人員僅僅注重工程的施工質量，而認為檔案管理是工程的附屬工作，對其不重視，管理態度也較為隨意，僅僅為了應對檢查而採取突擊整理的方式，給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難；
③管理水平較低，裝置落後檔案管理部門的裝置較為落後，計算機效能不佳，無法適應現代工程建設的發展，使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞，管理水平較低；
④管理人員的技能素質有限許多單位由於人員配置及人力資源管理的原因，許多單位並沒有配備專業的檔案管理人員，由其他部門的人員進行該項工作，事實上，該類人員並不具備相關的專業知識及技能，或者對於資料並不熟悉，降低了檔案整理的效率及質量[1]。
2、相應管理措施
2.1 完善檔案管理制度
根據工程專案的各種情況及基本管理規律，制定出完整的檔案管理制度，檔案管理的各項均受到該制度的有效約束，貫穿整個檔案管理的過程，包括資訊的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個工程竣工驗收完畢後，即將該專案的各種檔案資料歸檔，並建立專門的專案，使水利工程建設專案的檔案管理工作逐步實現科學化、規範化，提高檔案管理水平，並制定相應的監督機制，如建立專門的監督小組，對檔案管理工作進行檢查，或者不定期核查檔案等，保障制度的落實到位，使之能夠真正發揮出應有的作用[2]。
2.2 明確各個單位職責範圍
水利工程專案需要在各個單位的共同努力與協調配合下才能完成，水利工程建設專案的檔案也是來自於該類參與單位，因此對其的管理也需要各個單位一同參與，做好四納入工作，完善檔案管理工作的責任制度。先根據工程專案的各項資訊及所屬關係，將檔案管理工作根據其形成的環節，包括資訊收集、資料整理、核查、鑑別、歸檔、分類管理等，將責任細化，分別劃分至行政人員、專案經理、財務人員、質量監督人員、工程技術人員、建設資料專門管理人員等各個部門工作者的工作範圍，並將該責任直接收作專案經濟合同書的條款內容，建立完善的檔案工作責任制度，從責任機制上來提高檔案管理工作的水平，保障工程檔案的質量。
2.3 保持檔案管理工作與工程建設工作的同步性
由於水利工程的形成特點，其是在工程建設的工作過程中產生的，且其各類資訊會隨著水利工程建設工作的發展而不斷更新，因此在落實好水利工程檔案管理工作的四納入，保障檔案資訊的全面性及真實性的基礎上，使工程的檔案管理工作與工程的建設工作保持一致，有利於保障各類資訊的及時性，為了達到上述目標，需要進行一系列的。保障措施，具體有以下幾種：①準備階段的管理要求在專案進行籌備時，即應該直接提出各類文件資訊材料的收集要求，並做好思想工作。在專案的設計階段，應將相關設計圖紙、計劃方案等檔案妥善儲存；在施工監理、招標投標階段需要將各項要求納入合同條款或者協議內容，包括各項資料的產生、儲存、積累、建檔的規章制度等；②施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進度、施工質量等進行檢測，可以在該過程中加入各項檔案材料產生情況的檢查，不僅能夠保障檔案形成的合理性，兩項工作同步進行也能提高管理工作的效率；③竣工驗收後的措施專案在施工完畢後，竣工驗收時，也需要將工程檔案的核查編入工作範圍。
2.4 引進先進管理技術
社會在不斷進步，各項科學技術也在不斷的更新換代，現代水利工程專案的檔案管理也需要適應新的社會形勢，達到使用者的要求而與時俱進的利用新型的管理技術管理各種檔案資料，更加方便於檔案資料的使用，使之能夠快速的發揮其基本功能。檔案管理部門應引進先進的管理裝置，如效能優越的電腦，檔案管理系統等，並開展各項工作，推行電子檔案檔案、縮微檔案、磁介質檔案等檔案形式代替傳統的紙質檔案形式，逐步實現檔案管理的電子化、資訊化，並能夠更好的開展檔案管理工作的監督工作，規範檔案的產生、收集、整理及分類等工作，並保持上述工作與電子檔案的一致性，提高檔案的全面性及準確性。
2.5 定期組織人員培訓
在引進先進裝置的同時，還需要相應的提高人員的技能素質，便於掌握相關裝置及系統的操作方法，不斷的提高工作效率及質量。檔案管理部門應定期組織人員進行相關培訓活動，如知識講座、進修、外派學習等活動。學習的內容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機及管理系統的操作技巧、常見問題及注意事項，還需要包括英語學習、檔案管理工作的積極及重要性，不斷將管理人員的知識面擴寬、完善知識結構閉關提高其在、思想覺悟，深刻認識到自身工作的意義及作用。
3、結束語
我國現代社會的發展，國家對於公共建設事業的重視程度逐步加深，建設工程的數量及規模都有了較大的提升。水利工程建設作為其中重要的組成部分，其在建設的各個階段均會產生的各種形式的資訊資料，其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設、投產使用、今後的管理、日常維護等活動的重要依據，對於工程質量及後期的安全使用有著重要意義，因此進行科學有效的管理措施是十分有必要的。在實際的管理工作中，管理人員需要全面把握工程的各項要素，如性質、規模、人員結構、管理水平、組織形式等，探索出適合實際工程的檔案管理辦法，提高管理水平，保障建設工程的質量、今後的安全使用及日常管理維護，實現更大的經濟效益及社會效益。
參考文獻
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[2]魏軍霞。加強水利工程檔案管理實現檔案管理的現代化[J]。科技資訊。2009(15):154.
第一章總則
1.1工程專案檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程專案的開展及公司的生產經營有著重要作用；為加強工程專案檔案的管理職責，規範檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設專案的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等專案的從立項至竣工驗收過程中的檔案編制、檔案、收集、管理。
1.3專案工程檔案按照集中統一管理的原則，由專案部統一管理，重要及常用的檔案移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，並便於使用。
1.4專案部根據工程專案建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1專案部是公司專案工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理專案從立項到最終驗收交付的所有相關檔案；並對工程專案進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是專案部的下屬部門，受專案部的直接領導，在專案部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理；接收、稽核施工、監理等相關方移交的資料，並對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收專案部移交的專案檔案，並加以分類、整理、管理，並負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章專案工程檔案管理流程
3.1工程專案檔案是指導工程專案及日後的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程專案知識的重要手段，因此工程專案檔案管理先明確責任；專案部根據工程特點，明確專案從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從專案開始立項，專案部制定工程專案檔案負責人，工程專案施工前由專案部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從專案施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集後根據專案工程的邏輯性，對工程專案資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程專案特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交專案部，由專案部，由專案統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類儲存，儲存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5專案部對移交的資料統一整理後，重要的、日常使用的資料，專案部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，專案部歸檔的工程資料應為原件，專案部自留影印件。
檔案室應做好專案部移交資料的登記，並對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱影印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備註原因。
工程專案檔案借閱後，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章專案工程檔案管理
4.1工程專案檔案是在專案工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄，包括準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖和竣工驗收檔案等。
4.2工程專案檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員；同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交專案部，由專案部統一整理、分類，在專案工程每環節完成後，根據專案特點，由專案部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
（1）認真貫徹集中統一管理專案檔案的原則；
（2）遵循檔案的自然形成規律；
（3）保證專案檔案的齊全、完整、準確；
（4）認真稽核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；
（5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程專案資料的收集管理
4.4.1專案部負責收集、積累和整理專案前期檔案（施工前）以及裝置，工藝和涉外檔案；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計檔案，並按規定向專案部移交有關設計基礎資料和設計檔案（見）。
4.4.2專案施工階段，由承包單位負責其專案全部檔案的收集、積累、整理，並移交現場工作組；專案監理單位負責收集，積累專案監理檔案，並提交現場工作組。
4.4.3專案竣工驗收階段，承包單位負責專案完工資料的收集、整理，提交現場工作組；現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
1、認真貫徹執行xx市城建檔案歸檔制度，建立工程施工技術檔案。
2、配備專職工程檔案資料員，負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的影印裝訂與移交工作。
3、工程施工檔案資料，隨工程進度同步收集與整理，並做到齊全與完善，按類別裝訂存放保管。
4、任何人不得隨意塗改工程檔案資料和弄虛作假。
5、所有投入使用的材料或半成品、成品的構件均必須有檢驗合格證明，並存入工程檔案備查。
6、所有資料的交接、借出均須辦理手續和進行登記簽證。
7、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和反腐工作，以免紙張變色和發黴。
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