如何進行檔案資訊化管理精品多篇

如何進行檔案資訊化管理 篇一

一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為資訊管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄影等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑑定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為儲存量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行資訊的提煉和加工處理，檔案資訊資源在很大程度上被閒置甚至浪費。隨著現代化管理技術和裝置的引進，特別是計算機、光碟、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的'檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對資訊資源的管理，以資訊為管理物件，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案資訊資源進行管理。經過資訊化的檔案資源是可重複、多平臺利用的資訊資源，檔案資源只有通過資訊化、才能真正實現檔案資源資訊的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來資訊社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、應建立有效的檔案檔案管理計算機資訊系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案資訊化，就必須建立有效的檔案檔案管理計算機資訊系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規範在應用計算機條件下檔案檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據檔案處理流程來進行檔案資訊化系統軟體功能設計；再次，在資訊系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網路化的快速發展，電子檔案涉及範圍迅速擴充套件，數量也急劇增加，特別是計算機網路化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網路下防範計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由於從電子檔案的生成到歸檔缺少規範化和程式化管理；相當數量的草稿性電子檔案處於自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由於沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光碟、磁帶、磁碟等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的裝置需要人來操作，檔案工作資訊化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、資訊化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、複製、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。

再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案資訊分析與研究、提供高層次檔案資訊服務與諮詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以採取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立複合型人才群和梯隊型人才結構。

如何進行檔案資訊化管理 篇二

一、配備統一的管理裝置實現計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發展提供快、準、全的檔案資訊，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文儲存與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文件一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現資訊化提供硬體保障。採用高容量的儲存載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案儲存載體。利用計算機的磁碟儲存系統和光碟儲存系統，特別是光碟儲存系統，可以解決檔案資訊儲存難的問題。採用高容量的儲存載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規範的管理機制在檔案資訊化建設過程中，為明晰相關責任，保障網路及資料的安全執行，還需要從實際出發建立規範的管理機制。

創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應資訊化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規範，細化電子檔案工作環節和步驟；

二是制定必要的安全措施，特別對電子檔案和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規範化是檔案資訊化建設的重要基礎之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案資料庫中的資訊資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那麼檔案資訊網路就無法暢通，資源共享也就難以實現。

三、建設複合型的管理隊伍提高檔案管理人員的資訊化意識。

資訊時代檔案的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、資訊網路傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的特徵和電子檔案的全程規範管理，而且要掌握計算機系統和網路安全防護知識，以確保檔案資訊的完整性與資訊的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與資訊化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員資訊化工作技能。為儘快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行資訊化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網路、資訊工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時瞭解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。