以資訊化為載體,創新維修模式,建立高效維修服務中心
——高校後勤部工作總結
一、目的及意義
高校智慧後勤是高校後勤資訊化發展的全新階段,其本質是後勤主要業務流程及服務方式與現有軟硬體資源的融合、優化、提升,其核心內容是利用技術手段、創新高效智慧的管理服務應用。終極目標是追求後勤管理服務的最高效率、最好質量,為師生創造提供全時空、全事務、全服務後勤的學習生活校園環境。
質量、效率和安全是後勤永恆的主題。面對新需求、新變化,高校後勤維修面臨全新挑戰,依託現代資訊科技,創新服務模式,全面提升後勤服務質量、效率和安全水平成為高校後勤發展的目標追求。動力及修繕中心在目前實行區域負責制、巡查制的基礎上,以資訊化為載體,創新維修模式,實現網路報修,及時、準確、高效服務師生,大大提高了服務維修的效率。
二、主要內容
新形式下的高校後勤維修已呈現新的特性。一是需求的多元化,從學校及師生的角度,對維修的需求都發生了變化,要求後勤保障以人為本,加強後勤維修管理,實現後勤保障的人性化。二是對資源利用更多的是強調效率,要求廣泛運用現代技術手段,加強後勤管理,實現管理的現代化。三是對後勤執行過程要記錄,要可控。四是對服務質量標準的要求,不僅要把無形的服務質量變成師生的有形感知,而且還要使服務質量可以測量、評價、控制,實現後勤服務質量的標準化。
1、積極培訓員工基本操作,以實踐代替訓練
2018年3月,舉行後勤報修系統軟體使用培訓會。
2、員工開始試使用後勤報修系統。由於沒有簡訊通知,報修系統與原區域負責制兩軌同時進行。
3、簡訊開通,利於員工及時接收資訊。師生員工可通過網頁、微信公眾號。
4、在區域負責制的前提下,中心根據實際情況及時分配維修任務,根據維修工作量,作為中心每月“服務之星”評選的重要依據。
5、2018年10月,後勤物料系統開始執行。意味著員工的維修(使用材料),必須在出庫員出庫後,一一對應才到提交完工。假設學生宿舍燈管壞了一支,學生報修後,報修系統會提醒相應員工,並領取一支燈管,做好書面記載。出庫員會根據書面記載做好出庫記錄。員工在點選完成之前,使用材料與出庫記錄是一一對應的,保證了材料出庫的準確性。
三、活動創新及預期效果
1、報修方式多樣化
後勤報修系統報修方式的多元化,使學生在學生宿舍值班室的維修登記記錄幾乎為零,節約了報修時間,減少了報修環節,大大提高了報修效率。
2、維修效率得到很大的提高
學生報修時,上傳故障圖片。有利於維修工瞭解維修資訊,既方便學生,又為維修工加快了維修時間,提高了維修效率,更好為師生員工服務。
3、工作量易於統計,調動職工的積極性
系統易於統計維修員工的工作量,統計維修次數,返工次數。通過大資料可以統計出維修員工的維修質量和數量,為中心服務之星的評選提供了依據。
4、物料系統的資訊化,精確了材料出入庫的管理
物料系統與報修系統的配合使用,使得每一件材料對應每一個位置,精確了材料的使用。
5、維修創新模式,調動了職工的積極性
報修及物料系統的使用,系統大資料展現出每個職工的工作數量和質量,為中心服務之星的評選提供了依據。從而調動了職工的工作積極性。