一、總則
1、技術檔案是本公司的核心祕密,是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障,公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理,確保檔案編制的正確性、完整性,明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料,確保技術檔案的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制,各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中,設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作,以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段,設計人員都必須按時提交設計檔案,並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後,設計人員都必須重新提交檔案,以便更新伺服器中的檔案,保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案,任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准;技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全,簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中,紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署,電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署,光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後,方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上,供查閱使用;一套刻錄成光碟,做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤,標籤上須註明光碟的大致資訊,如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時,須填寫《設計專案歸檔資料清單》,並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗,檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案,不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要,須借閱技術檔案,則需報相關領導批准,並填寫《借閱登記表》,然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案,不得私自列印、傳閱,不得洩露借閱檔案的祕密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時,須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後,須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案,並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定,若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案,公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理,確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今後工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於與公司安全生產有關的檔案檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度,並負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門檔案檔案的管理,並負責監督檢查和考核;
3、各部門安全員負責本部門檔案檔案的收集、歸檔和保管,並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、檔案資料的收集
安全生產檔案檔案內容如下:
(1)國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求;
(2)上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等;
(3)公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等;
(4)安全生產工作計劃、總結、報告等;、
(5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等;
(6)供應商、承包商、施工單位相關材料等;
(7)安全設施檢測、檢驗報告、記錄等;
(8)食品安全、職業衛生評價報告等;
2、立卷歸檔
(1)、檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用;
(2)、應根據檔案資料的重要性,立案時間分永久、長期和短期三種,進行時間整理、分類歸檔;
(3)、安保部在每年1月份前對上年度的檔案資料進行歸檔,統一儲存;
(4)、各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化,應層次分明、編寫頁碼、標定卷內檔案資料目錄;
(5)、不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理,單獨立卷;
3、檔案保管
(1)、檔案應入架、科學排列,避免暴露和捆紮堆放;
(2)、應採取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;
4、檔案借閱
(1)、檔案資料檔案借閱,必須履行借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、塗改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,並辦理續借手續;
(2)、借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人;
(3)、歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,並在借閱登記本上登出;
5、檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料,經單位領導批准,可以定期銷燬,必要時做好銷燬記錄;
五、相關記錄
《檔案檔案清單》
六、本制度由安保部制定並負解釋,自發布之日起實施。
1、技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2、檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識,檔案更改幅度較大時,予以換版。換版檔案下發後,必須將原檔案由行政部收回,以保證使用有效版本。
3、檔案領用者,因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時,到行政部填寫《檔案處理單》,經常務副總稽核、批准後方可領用。
4、檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案,並保持文字清晰,外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》,經常務總經理批准後方可借閱。
5、作廢檔案銷燬時,由該部門填寫《檔案處理單》,由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6、質量記錄的格式和內容由使用部門設計,行政管理部門審查批准,統一編號控制。質量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7、質量記錄填寫:要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改並簽名。
8、質量記錄的借閱:外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱,公司人員經行政部部長批准後,辦理借閱手續。
9、質量記錄的管理和儲存:質量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10、各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂,行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11、質量記錄銷燬:對於超過儲存期的質量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總稽核批准後,進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12、行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄,填寫《監督檢查記錄》,發現問題及時進行糾正。