第一節 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公裝置：包括電腦、印表機、影印件、傳真機、伺服器、軟體、等物品。
辦公傢俱：包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、檔案櫃等物品。
二、辦公設施採購
(一)辦公設施的採購，由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部彙總並編制下一年度辦公設施購置計劃和預算，經財務部複核、總經理稽核後，報董事會審議。
(二)根據年度辦公設施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經綜合行政部與財務部會審，報總經理批准後，歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置，除辦理以上手續外，需特別說明購置的理由， 並報董事會批准後實施。
(三)購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時，必須按招標方式進行，並報董事會備案。
三、辦公設施的管理
(一)辦公設施編號
1、辦公設施實行編號管理，由行政部會同財務部，在辦公設施交付使用的當天，進行登記並統一編號。
2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機程式碼。
①辦公裝置編號(****-YP-XXX;包括：電腦，印表機，軟體，伺服器，傳真機等物品)。
②辦公傢俱編號(****-JJ-XXX;包括：辦公桌椅，會議臺，洽談臺， 檔案櫃等物品)。
(二)辦公設施標牌製作
1、定製統一的辦公設施牌，標牌的'內容包括：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機程式碼。
2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天，進行登記並貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
(一)辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經行政部與財務部會審，由財務經理稽核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。
(二)辦公設施的內部轉移，由使用部門或使用人提出書面報告，經行政部與財務部會審，報總經理批准後實施。
(三)按規定程式發生的辦公設施異動，行政部應在手續完成後的當天作相應的登記，並填寫《辦公設施異動通知單》，財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
(四)涉及辦理產權登記的辦公設施，由行政部負責辦理產權登記手續及根據產權變動情況辦理產權變更登記手續。
五、辦公設施的維修
由使用部門提出維修計劃並填寫《辦公設施維修申請單》，經行政部與財務部會審， 500 元以下維修費用，報副總經理批准； 500 元以上報總經理批准。
六、重大辦公設施的原始發票影印件由行政部負責妥善儲存，做好登記帳，如經批准用於抵押需提交原始發票時，應留影印件儲存，並做好相應的輔助登記帳，註明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批准檔案等主要內容，到期辦妥相關手續後，及時收回原始發票專門保管。
七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經濟損失。
八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理，清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對於不符的，應查明原因，並在次月15 日前，將辦公設施清理情況專題報告公司領導，同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。
第二節 電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、除錯、維護、保養、管理由公司行政部指定專人負責。
(二)公司電腦由各使用人負責保管。
二、使用需求申請
(一)硬體需求由使用人所在部門提出申請，送行政部做出計劃， 綜合行政部經理稽核，費用在 500 元以下報財務經理批准，500 元以上報總經理批准。
(二)軟體需求由使用人根據工作、業務需要提出申請，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經理稽核，費用在3000 元以下由報總經理批准， 費用在3000 元以上報董事會備案。重大專案按招、投標方式進行。
三、注意事項
(一)公司員工應妥善設定和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務軟體使用密碼洩露他人。
(二)儘量利用公司辦公網路以無紙化方式處理公文，確需列印的資料，應妥善儲存，不得無序擺放。
(三)不得在辦公電腦上玩遊戲，未經批准，不得將外來盤插入電腦使用。
(四)個人膝上型電腦的硬碟不得儲存涉及公司機密的檔案，凡機密檔案出差時用軟盤(或其他儲存器)儲存，並妥善保管。
(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
四、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責賠償，特殊情況以書面形式報公司領導，視原因酌情處理。
第三節 影印機管理
一、影印機機統一由行政部負責管理。
二、影印機使用完畢後，應按“清除”按扭，將影印機恢復至初始狀態，影印無效的檔案應立即銷燬。
三、影印資料注意節約紙張，避免浪費。
第四節 傳真機管理
一、傳真機統一由行政部負責管理，並指定專人負責公司傳真接收。
二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記，重要傳真件須影印一份在行政部存檔， 原件由行政部及時通知有關部門或個人領取。
三、每一份發出的傳真件都要按發出的部門或個人在行政部進行編號、登記後才能發出，重要傳真件須影印一份交行政部存檔。
四、嚴禁使用傳真機打電話。
五、無關人員無故不要進入傳真區域， 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經批准手續先行發出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、塗改液未乾或稿件有塗層；
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重捲曲；
3、破裂的稿件或稿件過厚；
4、炭紙或背面有炭的稿件。
第一章總則
一、目的。為了保證公司辦公裝置正常的運轉，提高辦公裝置的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用範圍。本制度所指辦公裝置主要包括臺式電腦、印表機、影印機、電話、傳真機、投影儀、膝上型電腦、對講機等。
三、相關部門職責。
1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公裝置的採購申請受理、採購、保管、配發、維修保養、裝置調換等事宜。
2、在總經理批准的情況下，一些部門也可自行購買裝置。如安全護衛部可自行購買對講機。
3、裝置使用部門，主要負責辦公裝置的申購、使用、保管、維修保養等事宜。
第二章辦公裝置日常管理
一、辦公裝置的申請和購買。
1、工作人員根據需要提出辦公裝置的購買申請，並填寫《辦公裝置需求單》，報部門負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經理批准；購買裝置金額大於2000元的需董事會批准。
2、經公司領導及董事會審批後由人力資源及行政管理部專人購買。
二、辦公裝置的領用。
1、裝置需求部門根據審批的《辦公裝置需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領取。
2、對部門領取的裝置進行編號，以便盤點。
三、辦公裝置的使用和保養。
1、使用裝置前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規範操作使用，各部門主管負責監督檢查。
2、公司各類裝置的保養和維修。由各部門參照規範，正確使用，注重平時保養。
3、人力資源及行政管理部對辦公裝置執行、保養情況進行監督檢查，對裝置的維修，更換零件要進行登記備案。
四、辦公裝置維修管理
1、裝置發生故障無法使用時，裝置使用人應報人力資源及行政管理部網管員處理；網管員無法處理的，可報院技術支援部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯絡供應商統一報修。
2、在保修期內的裝置，人力資源及行政管理部應聯絡供應商進行維修；保修期外的'裝置，按照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委託維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫裝置維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有裝置的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統一管理，主要包括裝置名稱、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。
2、人力資源及行政管理部應定期統計、彙總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防範。
六、辦公裝置使用監督
1、人力資源及行政管理部負責對辦公裝置的使用進行不定期的檢查。
2、人力資源及行政管理部對違規使用辦公裝置人員有提請處罰的權力。
七、辦公裝置的盤點及賠償
1、人力資源及行政管理部負責對公司所有辦公裝置進行分類，並建立辦公裝置管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。
2、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公裝置毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
八、辦公裝置的報廢處理
1、報廢稽核。對於各部門提交的報廢物品清單，要認真稽核，確認不能再次利用後，經人力資源及行政管理部、總經理簽字後方可作報廢處理。
2、對決定報廢的辦公裝置，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第三章辦公裝置分類管理
一、電腦的使用管理
（一）專人收管
1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經批准不得向任何人洩露。
（二）電腦的操作規定
1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩遊戲。
2、不得使用未經病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。
3、嚴禁私自拷貝、洩露涉及公司有關機密的檔案資料。
（三）病毒防護
1、對於聯網的計算機，任何人在未經批准的情況下，不得從網路複製軟體或文件。
2、對於計算機軟體的安裝（院限制安裝軟體除外）由使用部門自主決定。
3、任何微機不得安裝遊戲軟體。
4、軟體使用前要確保無病毒。
（四）硬體保護
1、未經人力資源及行政管理部批准，任何人不得拆卸所使用的電腦裝置。
2、拆卸電腦裝置時，必須採取防靜電措施。
3、硬體維護後，必須將所有裝置復原。
4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套裝置的使用和保養責任。
5、各部門負責人必須採取必要措施，確保本部門的電腦以及配套裝置始終處於整潔和良好的狀態。
6、對於關鍵的電腦裝置應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。
（五）電腦的保養
1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸控式螢幕幕，使用人在離開前應退出系統並關閉電源。
2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份並刪除不需要的檔案，保證電腦執行的速度和儲存。
二、電話的使用管理
1、電話由人力資源及行政管理部統一負責管理，各部門主管負責監督並控制使用。
2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時佔線、浪費資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現故障的可報工程維保部進行維修。
三、印表機、影印機的管理
1、為確保影印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。
2、列印或者影印完成後，必須及時取走檔案，防止失密。
3、禁止列印或影印私人資料。
四、傳真機使用管理
1、傳真機放置於人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。
2、不得使用傳真傳送個人資料，機密檔案需經領導批准。
3、每天下班後，傳真設定成自動接收，防止遺漏重要檔案。
五、投影儀使用管理
1、投影儀安置於公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責人申請。
2、投影儀用於公司、部門會議以及培訓。
六、膝上型電腦
1、膝上型電腦放置於人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。
2、膝上型電腦用於公司、部門會議以及培訓。
3、因工作需要，以個人名義借用膝上型電腦的需填寫《膝上型電腦借用單》。
七、對講機的使用管理
1、對講機主要用於安全護衛部。
2、在上班期間，不得用對講機聊天。
3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。
八、其他辦公裝置的使用管理
1、專管專用，公司所有辦公裝置都要指定專人管理，其他人員使用必須經裝置負責人同意。
2、辦公裝置要定期進行養護，以免老化影響使用。
3、辦公裝置的使用人員要保證裝置的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
第四章總則
一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權歸辦公室所有。
二、本制度自下發之日起執行。
1、安裝好的提升裝置、安全保護裝置必須齊全，有效能要求的安全裝置，應先做效能試驗。
2、提升機檢修後，在組裝前應對裝置內部進行檢查，不得把有關的零件、工具等物品遺留的機體內。在組裝後，按標準檢查。
1、安裝好的提升裝置、安全保護裝置必須齊全，有效能要求的安全裝置，應先做效能試驗。
2、提升機檢修後，在組裝前應對裝置內部進行檢查，不得把有關的零件、工具等物品遺留的機體內。在組裝後，按標準進行除錯，在確認正確時，才能試車。
3、每週應對提升機進行一次檢查、維護，每月進行一次檢修。檢修人員和司機應互相配合進行。嚴格按照檢修規程和完好標準進行，確保檢修質量和執行質量。
4、司機在上崗操作前須認真仔細檢查一次裝置狀況，定期給設備註油和防腐，排除雜物，保持好裝置的完好狀態和環境的整潔衛生。
5、嚴格執行“誰用誰管，誰維護保養”的制度。
6、司機必須每班認真填寫“裝置執行記錄”。
為了加強辦公室裝置的管理，提高辦公裝置的使用效率和使用壽命，確保辦公裝置安全、可靠、穩定的執行，根據超市的具體情況，特制定本規定。
1、辦公室祕書、各部門負責人為本超市辦公裝置保管和使用的第一責任人，對本室辦公裝置保管和使用工作負完全責任。
2、愛護辦公裝置，嚴守操作規程，嚴禁私自拆卸和利用辦公裝置辦私事、玩電遊等。
3、未經領導同意，不得將辦公裝置外借或另作它用。
4、任何人未經領導批准，不能將專用辦公裝置帶出辦公地點。
5、注意用電安全，做到人離電關。
一、電腦的使用管理規定
為了滿足辦公自動化管理的需要，提高電腦的使用效率，加強對電腦的管理和維護，特制定本規定：
1、辦公電腦分為系統專用電腦和對超市員工辦公開放電腦。
2、系統專用電腦實行專人負責保管，非保管員不得使用系統專用電腦，特殊工作需要除外，但需請示辦公室負責人。
3、上機人員必須掌握電腦操作技能，嚴格遵守電腦操作規程，注意安全操作，以防裝置損壞。
4、指定專人負責電腦的使用和維護，未經電腦管理人的同意，不得擅自上機操作；未經許可，操作人員不得進行工作以外的操作。
5、禁止在電腦上玩遊戲，禁止登陸和下載不健康的內容，禁止從事其他與辦公無關的工作。
6、要愛護機器裝置，發生故障及時報告並進行維修，建立微機檔案，對微機的相關軟硬體裝置的使用及維護等進行登記。
7、注意防止電腦病毒感染，定期用病毒測試軟體進行檢測，一旦發現病毒要進行清理，若不能達到清理效果，應向領導報告，聘請有關專家處理。
8、凡涉祕材料的存貯和微機作業系統中的有關密碼均應採取相應的保密措施，任何人員不得竊取和洩露有關密碼、涉祕材料等。
9、注意維持機房整潔，機房內嚴禁堆放雜物和吸菸，經常對機房、機器進行必要的整理清掃，做好防塵、防溼、防高溫工作。
二、印表機使用管理規定
印表機是為提高工作效率，適應辦公自動化配置的裝置之一，為規範對印表機的管理，切實保證印表機的安全、正常、合理使用，特作如下規定：
1、印表機作為內部辦公裝置，列印辦公資料、檔案，不得對外開放。
2、影印、列印檔案、資料時，必須登記、簽名，並註明所用紙張數
3、辦公室祕書負責印表機的管理、使用和保養，祕書不在時，超市員工如因工作需要可按正常操作規程使用印表機，使用後需登記。
4、印表機實行專人保管維護，非保管人員不得拆卸印表機。
5、超市員工列印大量資料時，須請示辦公室負責人。
6、全體超市員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。
三、辦公電話使用管理規定
為加強電話的管理，保證各項工作的正常進行，特如下規定。
1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。
2、因工作需要需通國內、國際長話或發傳真時，必須超市經理批准。
3、通話要簡明，避免長時間佔用線路。
4、非工作人員，未經許可，不得使用本超市電話裝置。
5、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊裝置，不準隨意拆卸和移位通訊裝置，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。
四、本規定自發布之日起執行。
為了保證公司辦公裝置正常運轉，提高辦公裝置工作效率和使用效率，特制定本制度：（本制度辦公裝置包括電話、電腦、印表機、收銀機、驗鈔機、空調等）
一、每臺電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。
二、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬於公司機密，未經批准不得向任何人洩露。
三、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項。
四、上班時間人員短時間離開電腦，必須設定為密碼保護介面，下班後所有裝置（伺服器除外）必須關閉。
五、辦公室空調不得隨意開啟，嚴禁出現辦公室無人情況下的運轉。
六、印表機、影印機嚴禁長時間打影印。收貨部印表機使用頻率較高，紙屑產生較多，致使散熱效果變差。為了避免機器溫度過高而影響使用壽命，需要關閉電源後進行定期清掃。（每週一次）
七、裝置出現故障，嚴禁私自拆卸，第一時間上報且由專業人員來完成維修。
八、愛護裝置，不得野蠻使用。原則上採用“誰使用、誰負責”。
九、如出現上述情況的任何一項，每次考核20元。
十、本制度從下發之日起執行
為加強學校攝像裝置的管理，確保裝置安全、高效運作，特擬定此管理制度。
一、攝像裝置由學校辦公室蔣思強負責管理和使用。
二、攝像裝置不能私用，裝置不得隨意挪用和外借；因工作需要帶出學校的必須經由學校校長批准，時刻注意裝置的安全。
三、拍攝過程中必須時刻注意周圍環境，保護裝置。持機時做到不與他人追跑打鬧，不將機器借與他人使用玩耍，不將攝像機至於地上及不安全不乾淨的地方。
四、拍攝結束後及時關機，及時回校，不能將裝置寄放在外。回校後及時申報裝置損耗情況，及時進行維護和電池充電。
五、攝像製作必須遵守學校的規章制度，嚴禁制作非法或不健康的節目。節目內容積極向上，符合學校的宣傳要求和全校師生的真正要求。
六、攝像製作必須按照學校要求，力求節儉，不得隨意製作光碟，對製作的光碟和像片要進行造冊登記，統一存放。
為了規範公司辦公等裝置的使用管理，保證公司的裝置正常使用，特制定本規定。
一、電話：
1、公司電話是聯絡業務及溝通各項工作的工具，應注意愛護，提高效率，通話要簡潔、明瞭，避免長時間佔用線路。
2、公司各部門辦公區域，因工作需要設定電話，須由所需部門提出書面申請，經公司行政人事部統一辦理，報地產常務副總經理審批後，交工程部實施。
3、公司各部門辦公用電話，除行政人事部電話及傳真機外，其餘不具有國際長途功能，任何人不能以任何理由私自撥打，確因公需撥打長途的，應填寫長話申請，經公司行政人事部備案後指定撥打。
4、不準用公司電話聊天及處理私人事務。
5、如查詢出有違反上述規定者，所發生費用將以加倍罰款及警告處罰。
二、傳真機：
1、為確保公司傳真機的暢通，未經許可，任何人不得使用傳真機掛撥市內及長途電話。
2、因公事需使用傳真機收、發傳真的，應填寫申請，辦公室備案，並由辦公室文祕負責操作。
三、影印機、電腦、印表機：
1、影印機是公司機要崗位所配備的工具，並由行政人事部指定的專管人員負責操作。因公事需要使用的，應按規定登記，填寫用紙規格、張數、內容，使用者應簽名，並經部門負責人批准。
2、影印機由行政部統一監督管理。
3、使用公司影印機、電腦、印表機應遵守操作規程，注意愛護
四、附則：
本規定由公司行政人事部負責解釋，自頒佈之日起施行。
1.目的與適用範圍
1.1為規範辦公用品管理程式，維護辦公裝置的完整、安全和有效使用，避免人為損壞和丟失，保證正常辦公的順利進行，特制定本制度。
1.2本制度適用於集團公司及其子公司所有部門辦公用品的管理。
2.辦公用品分類
2.1一次性消耗的辦公用品類：筆、墨、材料紙、等。
2.2管理用品類：
2.2.1基礎辦公用品：辦公桌椅、檔案櫃、計算器等。
2.2.2辦公設施（含公司配備的辦公用小車）：空調、電扇、電暖器、電話機等價值較高或使用壽命較長的物品。
2.3辦公自動化用品類：電腦、印表機、傳真機、U盤等物品。
2.4文印耗材類：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、影印紙、列印紙等。
2.5保潔用品類：拖把、掃把、水桶、塑料盆等。
3.辦公用品的發放標準
3.1辦公用品的配置標準：集團公司董事長、總經理；集團公司副總經理；集團各部部長；集團各部副部長；集團各部一般員工；集團所屬子公司總經理、副總經理、部長、副部長、車間主任、車間副主任、部室一般員工、車間一般管理人員的配置標準見附件5—11。
3.2集團公司所屬子公司：總經理與集團公司副總經理標準相同；副總經理與集團部長標準一致；部長在集團副部長的基礎上加一部電話；副部長、車間主任和集團一般員工標準一致；車間副主任、部室一般員工和車間一般管理人員標準見附件
3.3一次性消耗的辦公用品個人發放標準
3.3.1一般管理人員：10元/月
3.3.2中層管理人員：20元/月
3.3.3高層管理人員：30元/月
3.4根據實際情況，每半年對辦公用品的費用定額調整一次。
4.辦公用品實行專人專管：
集團企管部為主管部門，在該部設定一名辦公用品專職管理員，負責集團總部和公司辦公用品的直接管理，負責集團所屬其他公司辦公用品的垂直管理；集團企管部設一名兼職人員負責辦公用品的庫存保管和發放管理。之外的子公司辦公用品由所在公司經營規劃室（或辦公室）負責自我控制，但須接受集團企管部的垂直管理。
5.辦公用品需求計劃
5.1一次性消耗品類需求計劃
5.1.1各部門應於每月26日前編制下月的《辦公用品採購申請單》（臨時急需計劃可按以下程式隨時編制上報）一式五份，由申請人、申請部門負責人、申請單位主管領導簽字後報辦公用品主管部門專職辦公用品管理員，核實公司辦公用品庫存和閒置情況提出新購或調配建議，經辦公用品主管部門負責人稽核，集團行政副總籤批後報集團採購部採購。
5.2基礎辦公用品類、辦公設施類、辦公自動化用品類、保潔用品類需求計劃
5.2.1新進公司員工辦公用品需求
集團人力資源部根據月份人力資源需求計劃，每月向集團企管部預報送《新進人員到職情況表》。
每位新員工到職，集團人力資源部均向集團企管部出據一份《員工到職單》，集團企管部依據《員工到職單》編寫辦公用品領用單。
5.2.2當員工崗位發生變化時，按新崗位調整辦公用品計劃。
5.3辦公耗材類需求計劃：各辦公設施使用部門向集團企管部申報計劃，由辦公用品管理員核實後按程式報批。
5.4辦公用品採購計劃在500元以下且在配置標準範圍內的由集團行政副總批；500元及以上的由集團總經理審批。
5.5標準之外的特殊辦公用品需專題報告，經集團公司總經理批准後，方可購買，不受定額限制。
5.6經核准後的《辦公用品採購申請單》申請部門一份，集團企管部留存一份，採購部三份。
6.辦公用品的採購
6.1採購部門須根據已審批的《辦公用品採購申請單》及時採購，保質保量供應。
6.2所有辦公用品的採購任務均由採購部統一負責，在規定的時間內採購回廠。
7.物品入庫
7.1固定資產類辦公用品的入庫手續由裝備部以《裝置驗收單》的形式負責辦理，並組織入庫到指定的倉庫。
7.2非固定資產類的辦公用品由集團企管部負責入庫的驗收工作，並放入指定的地點納入倉庫管理範疇。
7.3對於符合規定要求的入庫辦公用品，由集團企管部辦公用品管理員登記建帳；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。
7.4採購回廠的辦公用品由採購部負責採購建帳。
7.5辦公用品在保管期內確保完好，出現破損由保管部門責任人負責賠償。
7.6採購部辦理辦公用品入庫手續時，一併出據採購價格表供建帳使用。
8.辦公用品的領用
8.1所有辦公用品的領用（新增和調劑），均填寫《辦公用品領用申請單》（見附件2）。
8.2價值2000元以上的辦公用品的領用，必須由相應的財務部門在《辦公用品領用申請單》上簽字蓋章，倉庫見蓋有財務印章的領用申請單後方可發貨。
8.3各部門須指定專人領用和管理低值易耗品類辦公用品。
8.4新到職員工持《員工到職單》，按經營規劃部的通知領用辦公用品。
8.5員工崗位變動時，由經營規劃部門按新崗位調配辦公用品，通知本人辦理調配手續。
8.6辦公耗材的領用，經交舊換新後，方可發放。
8.7對辦公用品的領用從公司、部門和個人分別單獨建帳、實行一帳一表（《部門/員工個人辦公用品領用簽字表》），定額管理，原則上超支不發。部門辦公用品領用發放時，要求建立二級臺帳，以規範部門辦公用品的使用。
8.8部門或個人領用的辦公用品因質量問題無法使用，經部門負責人確認後可退回採購部實行“三包”。
辦公室日常裝置安全管理制度
辦公常用裝置包括：電腦、印表機、影印機、傳真機、電話、掃描器、飲水機、空調等。
1、辦公裝置不用時應關機，個人使用的電腦，要對其負責維護，做到清潔乾淨，在下班時關閉電源。
2、電腦使用：未經允許，不得私自拆裝、不得私自更改電腦設定。
3、在打雷閃電惡略天氣時，以安全為重要，應暫時關閉電腦電源。
4、下班後各自自覺關閉裝置電源，計算機、顯示器、印表機、空調、飲水機等。
5、最後一個離開辦公區的員工，要自覺關閉所有電源及門窗、拉下電閘。
6、沒有按規定，引起火災，造成公司損失的，公司將追究其經濟責任，嚴重事態的考慮追究其法律責任。
7、行政部門不定期進行檢查，如有失職，忘記關閉電源、門窗，對其責任人罰款50元。
8、每月如能按時做好安全防範工作，嚴格按照規章制度辦事，會對責任人進行獎勵。
管理處的所有辦公裝置都是公共財產，任何人員無權損毀及因私使用，同時必須遵守以下制度：
一、所有辦公裝置須由電腦文件管理員負責管理及操作，要求負責人具備熟練的操作能力，懂得基本的維修常識，具體工作內容包括：
1.檢查裝置，每天上班開機、操作，下班關機。
2.清理裝置衛生，保持裝置乾淨。
3.更換影印影印機炭粉，電話機消毒膜，印表機色帶，傳真機和影印機紙張等。
4.定期保養檢修裝置。
5.登記使用情況(使用人、日期、內容、打字內容提要等)。
二、辦公裝置的使用應遵守先公後私，先急後緩，先客戶後自己，能節省不浪費(通長途電話儘量簡短不羅嗦，大批量檔案以臘刻油印而不用影印機影印等)的原則。
三、微機(電腦)的使用只限於工作，任何人不得用電腦幹私人事宜(如打私人檔案)，禁止用電腦玩遊戲。
四、當裝置發生故障時應請技術人員修理，除此之外人員不得擅自鼓弄，以免加重故障。
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