在第一階段質量管理體系策劃時應包括管理評審的策劃,管理評審的時機可根據公司實際情況而定。但在第三方認證前須進行一次,另在企業組織架構、資源有重大變化時可適當增加管理評審次數。
管理評審策劃內容包括:管理評審的目的、依據、內容、評審方法、時間安排、與會人員及準備工作要求等。策劃結果應形成書面檔案,以管理評審年度計劃和管理評審實施計劃的形式發至參加評審人員及相關部門。管理評審會議由最高管理者主持。
“組織的知識”在新版質量管理體系標準中是一個新條款,雖然目前企業在實際運作過程中或多或少有了一點應用,但是和標準要求還存在一定距離,例如:還存在著保留大量資料未進行分析;同類問題在組織內部重複發生;解決問題後並未納入規範;重要的隱性知識掌握在少數幾個員工手中,又無防止流失的措施等現象,為此筆者根據自己的工作經驗和對標準的理解,對組織知識管理工作提出以上建議,供參考,不足之處敬請讀者諒解,也請讀者批評指正。
2.1體系檔案編制
為驗證公司建立體系檔案與質量管理體系標準的符合性和有效性,識別改進的機會。在體系檔案試執行期間進行一次內部稽核,稽核的依據是:ISO/TS16949標準、質量手冊、程式檔案及法律法規等。稽核前由質量管理者代表任命稽核組長,稽核組長負責組建稽核組、編制稽核實施計劃及稽核提問表等,稽核提問表需提前發放至受稽核部門。稽核員不得稽核自己的工作。
稽核過程發現的問題由稽核員發出不符合項報告,責任部門限期整改。對稽核中發現檔案與標準條款不一致或檔案不可操作等問題則與檔案試執行的問題一併整改。
為確保工作順利開展,每項工作的開展均應參照PDCA模式在開始前進行策劃,質量管理體系建設也一樣。應成立由公司高層領導參與的質量體系推進小組,小組的主要職責是:編制體系建設計劃、制訂質量方針和目標、體系檔案的編制和評審、確定體系的範圍以及是否需請諮詢公司等。
3.1 體系檔案試執行
初版體系檔案生效後先試執行,試執行時間一般2~3個月。
檔案生效後文件編制負責人務必對相關人員進行內容宣貫,必要時進行宣貫效果測試。試執行期間,各部門主管要監督指導部門員工按體系檔案要求作業,並收集試執行相關資訊。在試執行1個月後總結試執行情況並形成報告,在體系執行彙報會時進行討論交流。
體系檔案試執行期間質量部負責進行一次全面檢查,檢查內容包括:檔案與實際操作的一致性、實際使用表單與隨檔案生效表單的一致性以及檔案執行過程中產生的問題等。並對發現的問題及時與責任部門溝通整改。
檔案試執行結束後由質量部彙總各部門執行中的問題,統一規劃整改。