一、客服部物業前期接管工作職責：
1. 與開發商簽訂《物業管理委託合同》。
2. 與開發商資料交接，辦理業主入住，配合工程接管驗收。
3. 在專案經理的安排下，協助開發相關部門完成備案及業主對物業服務的諮詢事宜。
4. 編制接管、入住所需資料清單，報專案經理審批。
5. 配合專案經理完成物業用房選址、裝修、辦公室佈置及辦公用品採購等工作。
6. 依據專案《物業接管驗收計劃》，落實相關物業驗收的標準、方法和日程安排。
7. 協助專案經理與開發溝通，初步建立業主聯絡清單。
8. 結合專案實際情況彙總交接資料，並配合工程部進行鑰匙、資料等接管驗收。
9. 對交接驗收存在的問題彙總，提交專案經理。
10. 依據開發商的入住通知時間，配合公司財務計算物業費、供暖費、垃圾消納費等應收及代收代繳費用。
11. 依據入住時間協助公司做好，入駐現場的佈置及相關資料的印製工作。
12. 熟悉周邊環境、小區佈局，熟知業主手冊、物業協議中的內容。
13. 完成業主入住時簽約、資料鑰匙的發放工作。解答業主對物業的疑問。
14. 完成上級領導交辦的其他事宜。
二、各部門共同彙編的檔案：
⑴．《房屋使用、管理、維修公約》
⑵．《房屋質量保證書》
⑶．《房屋使用說明書》
⑷．《房屋交付（入住）通知》
⑸．《入夥授權書》
⑹．《業主（使用人）服務指南》
⑺．《裝修管理規定》
⑻．《辦理裝修流程說明》
⑼．《治安、消防協議書》
⑽．《二次裝修施工區域治安、消防承諾書》
⑾．《二次裝修協議書》
⑿．《業主聯絡資料登記表》
⒀．《收樓須知》
⒁．《物業管理費收費標準》
⒂．《公約承諾書》
備註：《房屋使用、管理、維修公約》編制後需經開發商確認，併到北京市居住小區管理辦公室進行備案，備案生效後執行。
建議：《公約承諾書》與《治安、消防協議書》可裝訂成一冊（一式三份），在業主收樓時發給業主，由業主簽字（蓋章）認可、執行；《公約》、《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》、《業主（使用人）服務指南》、《裝修管理規定》、《辦理裝修流程說明》可合裝成一冊，作為業主收樓時的《使用者手冊》。同時，在《使用者手冊》正文內容前增加：“總經理致
三、管業部前期階段編制的檔案、規定，以及需要在前期辦理的事宜
1. 制訂《物業管理收費標準明細》：物業管理費（押金）、車位費（押金）、租線費（押金）、裝修管理費（押金）。
2. 制訂《業主（使用人）收樓流程》，建立“繳款通知單”、“工程返修單”、“返修工程驗收單”、“鑰匙交接表”、“備用鑰匙封存表”、“業主簽到表”、“業主檔案”，並告知此流程中涉及的部門。
3. 制定《業主（使用人）二次裝修管理流程》，建立“業主（使用人）裝修施工申請表”、“裝修審批單”、“裝修施工許可證”、“驗收申請表”、“施工變更單”、“業主裝修區域巡檢表（管業部）”、“施工人員出入證”。
4. 制訂《有償服務價格表》：維修費、車位費、電話費、裝修管理費、能源費、特約服務費。
5. 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、客務主管、內務主管、客務代表、前臺接待）、工作程式、管理制度。
6. 編寫《車位租賃（購買）協議書》、《電話租線（購買）協議書》。
7. 落實垃圾房的位置，業主垃圾放置地（樓層垃圾間）。
8. 編制《員工手冊》，經公司領導批准後，統一印刷成冊。
9. 制訂《員工考勤制度》，建立“考勤登記表”、“月考勤彙總臺帳報表”。
10. 制訂《員工獎懲條例》，建立“員工過失單”、“獎勵審批單”。
11. 制訂《員工聘用辦法》，建立“應聘面試登記表”、“入職迴圈單”、“轉正審批表”、“離職結算表”、“調動通知單”、“勞動合同續簽審批單”。
12. 制訂《員工培訓規定》、培訓計劃，建立“培訓審批表”、“培訓協議”。
13. 制訂《物資採購、驗收、入庫、報銷流程》。
14. 制訂《員工工服管理規定》，建立“製作工服通知單”、“工服更換通知單”。
15. 制訂《員工請假制度》，建立“休假申請單”。
16. 制訂《薪金實施細則》，建立“工資報表”、“薪金明細表”。
17. 制訂《印章管理規定》，建立“公章啟用、報廢、移交登記表”、“用印申請”；統計公司各種印章，經總經理審批後統一刻制（公章、管業部章、保衛部章、工程部章、財務專用章、檔案傳閱章、審批合格章、餐票專用章、浴室專用章）。
18. 制訂《庫房管理規定》，建立“物品入庫登記單”、“物品領用單”、“物品入庫驗收單”、“庫存物19. 品臺帳”、“月收、發、存報表”、“採購申請單”。
20. 制訂《內部行文管理規定》，建立“檔案簽收表”、“內部請示報告”。
21. 制訂《檔案管理規定》，建立“檔案分類表”、“檔案（一、二、三級）目錄表”、“檔案借閱登記表”。
22. 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、行政主管、總經理祕書、庫房管理員、文員）、工作程式、管理制度。
23. 聯絡印刷廠，對需要印刷的各種表格、信封，經總經理審批後統一印刷。
24. 制訂《開辦費使用方案》，統計、制訂前期開辦物資的配置內容、標準，並負責前期採購工作；建立“固定資產臺帳”、“個人辦公用品臺帳”。
25. 制訂《合同、協議審批制度》、《合同、協議管理辦法》，建立“合同、協議審批單”、“合同、協議付款內簽單”。
26. 制訂《計劃性工作管理辦法》，建立“年度（月度、周）工作計劃、總結報表”、“計劃、總結考核統計表”。
四、與開發商協調入住前相關事宜，對重要資料進行交接
1.確定收樓時間
2.確定物管費的起計日期
3.前期工程遺留問題的解決
4.辦理大廈前期工作資料、重要檔案、產品說明、各類證書的移交與交接工作：
五．產權資料
房地產的產權資料是國家房地產部門依法對各類房地產進行管理的依據；是房地產管理部門確認產權，稅務部門依法徵稅，司法部門處理產權糾紛的必要憑證；也是產權人蔘與產權租賃、交易、抵押的必要憑據；物業公司將以產權資料為依據，收取或分攤有關費用，行使管理職能，防止發生私拆、亂改、違章搭建，損壞房屋結構和公共設施等行為，維護公有設施，共有部位和綠地不受侵犯，維護廣大業主的權益。接管驗收時檢索提交的產權資料主要有：
一、_專案
1、跟進第7幢破裂玻璃門扇的安裝。
2、督促整理好第12-15幢房屋檔案資料。
3、跟進部分綠化植物的補種和改造。
4、做好外圍紅線報警的使用與維護,包括內外圍兩側綠化植物遮擋的修剪等工作。
5、制定安全警報現場跟蹤與核實,明確解除警報及記錄操作相關要求,避免作業疏忽。
6、督促做好12-15幢相關附屬工程,包括架空層車位地面欄杆的安裝、車位產權面積的明確、園林綠化、保安室、監控室、倉庫等工作的完善。
7、跟進落實好會所泳池的開張營業,並做好相應的管理與維護工作,包括門票發售、泳池水質處理等。
8、跟進做好小區健身器材的安裝。
9、督促做好各種費用的追收。
二、三個小區公共事務方面
1、回顧三個小區從去年7月份以來各方面情況,以對比分析、尋找差距,為下一步工作提高作出更可行的具體措施。
2、制定,包括對講機、巡更棒、門崗電腦等,並認真貫徹實施,明確責任關係,誰損壞誰負責,杜絕各種不合理使用現象。
3、全面推行租賃經營服務工作,召開全體工作人員總動員會,明確租賃服務意義目的,統一思想,集體學習相關業務推廣內容和業務辦理操作流程,確保工作正常進展。
4、為提高費用收繳率,確保財務良性迴圈,以專題會議形式組織各物業助理、前臺人員、領班級以上人員進行學習。
5、以專題會議形式,組織三個小區管理骨幹及相關工作人員集體學習、及相關作業表格,明確責任關係,杜絕各種同類負面案例再次發生,全面提高管理服務質量。
三、_華庭專案
1、擬定"_華庭首屆業主委員會成立方案"及籌備會一系列工作措施,為建立"市優"工作打好基礎。
2、做好個別崗位人員調整和招聘工作,確保專案工作正常執行。
3、全力抓好30-35幢物業移交工作,確保業主滿意。
4、督促管理處及時做好26-29幢摩托車位車牌的製作及安裝;並督促管理處及時頒發通知,要求業主在5月20日前到管理處辦妥租賃停放手續,該區域摩托車從6月1日起全面執行收費。執行前協調保安做好落實工作。
5、督促及時做好部份綠化帶殘缺空白補種工作。
6、督促工程部做好30-35幢相關附屬工程,如:道路、園林綠化、監控中心、倉庫、車位規劃等。
7、繼續跟進26-29幢綠化種植工作。
四、_居專案
1、督促做好第五期共7幢對講機故障檢修。
2、督促做好第一期、第二期部分樓梯個別部位的朽木處理,維護物業的完好。
3、對第三期部分摩托車不配合管理工作進行加強,發揮標識識別作用,強化憑辦理租(車間工作計劃)賃手續方可停放,加強收費工作。
4、加強第四、五期摩托車租賃辦理管理工作,杜絕各種長期免費停車現象,維護秩序正常。
5、督促全面檢測該專案紅外報警系統情況,找出問題所在,並做好相應改善,確保系統的靈敏度和正常執行。
6、對個別業主在私家花園內亂搭亂建的屋棚動員拆除,以免影響整體觀容。
7、督促完善該專案小區商鋪的資料管理。
8、與財務協調,及時做好壞帳處理。
五、其它事項
1、協調相關部門完成好各項工作任務。
2、_"士多"招商登記等工作配合。
3、按公司要求開展各項日常工作。
一、抓好源頭控制，把好規劃設計關
全縣所有物業管理小區和新近準備進行物業招投標的小區，必須安裝視訊監控和巡更裝置。
開發建設單位在辦理綜合竣工驗收備案之前，必須安裝好監控系統及物業安保人員巡更系統。在設計階段，要向縣開發、物業主管部門報送具體的分項施工圖、平面圖，要求監控和巡更面積達到小區全覆蓋，不留死角，待審查合格後方可進行施工。
物業辦負責對我縣已經進行物業管理的小區進行清查，凡沒有安裝視訊監控和巡更系統的，責令進行整改建設，具體措施如下：
1、尚未進行綜合竣工驗收備案的新建小區，必須安裝視訊監控和安保人員巡更裝置方可驗收備案。
2、已經辦理產權的新建小區，沒有進行視訊監控和巡更裝置安裝的，必須進行安裝，其安裝費用從物業質保金中支付。
3、已經交付使用五年以上的物業管理小區，其視訊監控裝置及物業巡更裝置建議由業主委員會提出申請，動用住宅專項維修基金進行安裝。
4、沒有繳納住宅專項維修基金的物業管理小區，由業主委員會負責與業主協商，由業主公攤費用，安裝視訊監控裝置和巡更裝置。
二、提高准入門檻，把好裝置關
建立監控產品及巡更機質量審查制度，嚴把市場準入機制，杜絕假冒偽劣產品，規範物業服務小區視訊、巡更機安裝混亂的局面，由主管部門對監控裝置的前期選型、安裝進行把關，堅決杜絕安裝之後無法使用或者效果不好的情況。
三、分清責任，發揮物業企業主體作用
各物業服務企業是實施本項工作的主體，要切實負責起各個物業服務小區的安保工作，積極落實好小區的安保工作，並認真負責好安保裝置的提升建設。已經安裝配套好視訊監控裝置和物業安保人員巡更裝置的物業服務小區要做好系統的維修、養護、檢驗、更換，以保證系統在良好狀態下執行。視訊監控及巡更裝置不完善的物業小區要積極進行完善，尚未進行視訊監控裝置和巡更裝置安裝改造提升的物業管理小區要抓緊報送方案，進行安裝。對沒有繳納住宅專項維修基金的物業小區，物業企業要負責與業主委員會和業主協調，做通業主工作，保障完成監控裝置和巡更裝置的安裝。
四、強化監管，發揮主管部門聯動作用
規劃、設計、監理、開發、物業等科室、單位要通力合作，各司其職，把好規劃、設計、圖紙審查、施工、驗收等每一個環節，確保把物業安保裝置安裝落到實處，加強我縣的物業服務小區的安保水平。視訊監控裝置和物業巡更裝置安裝前，方案必須到主管部門報批，安裝的裝置必須通過主管部門的檢驗合格後方可進行安裝，視訊監控裝置和物業巡更裝置安裝後，必須由開發辦、物業辦進行驗收。凡未經過上述環節或者審查存在問題的新建小區，一律不準通過竣工綜合驗收備案;凡未經過上述環節或者審查存在問題的物業服務小區，一律不予授予各類物業表彰及評優評先，主管部門不予通過資質年審。
一、指導思想與工作目標
_年是後勤產業集團公司深入改革和發展的關鍵一年。物業服務中心作為後勤公司“一體兩翼”發展戰略的一個重要部門，擔負著改革和發展的重任。根據後勤公司三年發展規劃和_年工作要點，物業服務中心_年度工作的基本指導思想是：堅持發展就是硬道理的基本原則，以人為本、強化管理，提高服務質量，大膽、積極、穩妥地推進中心的改革和發展，做到市場有新的發展，管理服務水平有新的提高，經濟效益有新的突破，中心面貌有新的變化，爭取全面完成後勤公司下達的各項工作指標。
二、基本工作思路
今年我們中心面臨的主要任務：一是要深入進行體制的改革和機制的轉換。二是要充分整合現有資源，努力做強做大。因此，年度工作計劃的重點是物業服務中心，一是要加強內部的管理，建立起一整套比較科學、規範、完整的物業化管理程式和規章制度。二是積極創造市場準入條件，儘快與市場接軌，大力拓展校內外市場，創造更好的經濟效益，實現企業做強做大的目標。
三、具體實施辦法
1、對現有的制度進行整理和修訂補充，逐步完善和建立與物業管理相適應的管理制度和程式。重點是理順中心與管理站之間，以及各物業管理站內部的標準管理模式和制度，建立規範化的工作質量標準，逐步向_質量標準體系接軌。
2、完善監控考核體系。根據公司的要求，制定中心對站級的考核細則和考核辦法，落實相應的制度和組織措施。實行中心考核與站級考核相結合。考評結果與分配相結合的考評分配體系。
3、進一步完善中心的二級管理體制，將管理的重心下移。規範明確各站的工作範圍、工作職責，逐步使二級單位成為自主經營、績效掛鉤，責、權、利相統一的獨立核算單位。
4、進一步加強經濟核算，節支、增效。經詳細測算後，要將維修、清潔、辦公用品、文化建設等費用核算到站，實行包乾使用、節約獎勵、超支自理的激勵機制，努力降低執行成本。
5、加強隊伍建設，提高綜合素質。中心將繼續採取請進來培訓和走出去學習相結合等辦法，提高現有人員的業務素質。同時根據後勤公司的要求，採取引進和淘汰相結合的辦法，繼續引進高素質管理人員，改善隊伍結構，提高文化層次。逐步建設一支專業、高效、精幹的物業管理骨幹隊伍。
6、爭創“文明公寓”。根據省教育廳檔案的精神和要求，在中心開展爭創“文明公寓”活動。_等硬體條件基本具備的管理站，要在管理等軟體方面積極努力，創造條件，力爭在年內達到“文明公寓”標準。
按管理要求和物業管理運作需要，物業公司將工作分為介入期管理、入住期管理（將驗收好的房屋交給業主；二次裝修管理、迎接業主遷入新居等）和常規管理三部分。按照輕重有序、科學實效的原則，擬定如下管理工作計劃：
介入期根據房地產公司提供的專案施工進度表、銷售進度表、入住計劃安排，制定相應的前期介入工作計劃，力求務實、高效，並有利於房地產公司的銷售服務，（物業管理有限公司）申報物業服務收費(初次定價)。
1、從物業管理的角度出發，提前掌握物業的情況，物業公司做好以下各項前期準備工作：
（1）根據房地產公司相關銷售承諾內容，制定《業主臨時公約》、《前期物業服務協議》、《業主手冊》，並與業主簽定《前期物業服務協議》；對房地產公司售樓承諾文書從物管視角給予評審，避免入夥後口實不符導致糾紛；
（2）對園林佈置及景觀設計方案、園林綠化，從物業管理角度提供專業建議；
（3）參與專案組的工程例會，適時提出物業管理的專項建議；對智慧化系統提出專項建議；對小區的給排水、電力供應、消防、安全防範、水景、標識系統、管送煤氣系統、公共配套設施、管理用房的規劃與施工，從物管專業角度提出合理化建議；
（4）收集工程圖紙，建立裝置檔案，參與裝置的安裝除錯；
（5）對裝置設施及各類管線的隱蔽工程進行跟蹤並建檔管理；
（6）配合銷售中心物業管理諮詢，同時與銷售部、客服部人員進行物業管理相關法律、法規、服務內容、契約的互動溝通；
（7）業主入夥前，先行參與房屋的驗收過程，發現問題及時彙總提交書面整改報告；
（8）收集裝修、裝飾材料供應商，以及相關裝置廠家的資訊（廠家聯絡人、聯絡方式等），以滿足日後維修中的材料供應；
（9）與公司相關部門協商建立維保機制，力求在維修管理流程等方面建立有效的措施以確保維修的高效率，使業主在售後質量維保方面的訴求能夠得到及時的解決；
（10）建立與社會專業機構的聯絡，開展如通郵、通水、電、氣、電話申請等準備工作；
（11）與公司協商確定管理辦公場所以及安防人員的宿舍、食堂等生活場所的配置，確定裝修方案；人員配置、培訓計劃的制定與實施；
（12）擬定物業管理服務工作各項流程及與業主相關的各類資料，並印刷裝訂成冊（業主入夥時發放給業主）。
（13）針對未來需要完善的物業管理問題建立專項檔案。
2、開展業主服務需求調查
積極參與地產公司開展的業主聯誼活動，集中收集了解業主反饋的資訊，在銷售中心幫助下，在入住前開展業主需求調查，以求瞭解業主的年齡結構、文化
層次、興趣愛好及各類服務需求，通過分析，確定管理服務標準及各項服務收費標準，使今後的物業管理服務工作更加貼近業主。
3、按規範實施接管驗收
充分利用前期介入取得的各類資料和資料，以及對物業的瞭解，本著“對業主負責，對房地產負責”的宗旨，進行嚴格、細緻、全面的接管驗收。
4、介入期管理工作計劃表
入住期高效1、便利辦好入住
入夥期是物業管理工作關鍵的一個環節，同時也是物業管理人展示自身形象，開啟工作局面，為今後物業管理服務工作奠定良好基礎的一個契機，為此物業公司做好如下幾項工作：
（1）與銷售中心配合，告知業主詳細的入夥流程、各項手續辦理辦法以及應收的有關費用，以便業主事前做好準備；
（2）銷售中心應合理安排業主的入夥時期，加強節假日的入夥辦理；入住服務；
（3）一條龍辦理入住手續，隨到隨辦，與銷售部密切合作，對業主提供一對一的入住服務；
（4）事前聯絡供氣、供電、供水、電信、銀行等相關專業部門，同步辦公，方便業主入夥；
2、提供入住期的便民服務措施
（1）延長工作時間，隨到隨辦，同時提供物業管理及其收費專案的諮詢答疑、裝修諮詢等；
（2）通過公開招投標方式引入4～5傢俱有一定品牌、資質、售後服務良好的正規裝修商、電器商、各類裝修材料商，進駐社群並向業主推薦方便業主的同時進行經營創收；
（3）組織有償便民服務隊，解決入住期間搬運量大，搬家難的問題；解決家庭裝修後清潔衛生問題，同時也方便裝修期間民工流的控制。
3、記錄並處理業主在接收樓驗房中提出的合理的意見與建議
4、裝修管理
（1）裝修宣傳培訓。根據建設部第110號令《住宅室內裝飾裝修管理辦法》及中山市有關裝修管理的規定，制定《房屋裝飾、裝修管理辦法》、《裝修期間電梯使用管理規定》、《二次裝修申請表》等，對相關管理員以及業主、裝修施工單位的施工人員進行裝修的法律、法規及專業知識培訓。
（2）強化裝修審批二次控制的要點，制定裝修審批程式。
（3）落實二次裝修跟蹤監管責任制。
（4）制定違章裝修處理流程。
（5）依據裝修方案結合日常的裝修巡查記錄和裝修變更記錄進行裝修驗收。
5、治安管理
（1） 建立高素質的安管隊伍，按高標準、嚴要求的指導思想，嚴抓招聘、培訓、上崗、考核等關鍵環節，實施“準軍事化管理”。
（2） 確立治安重點，加大對入住期人流、物流、車流的有效監控。 車位、車主、車型、車色）
（3） 實施科學有效的防範體系，全面防範實施巡邏崗、固定崗（守衛崗）、機動崗三崗聯合防範，各崗有效的配合與互動；
（4）完善併發揮智慧化系統的安防優勢。
6、入住期管理工作計劃表
常規期管理培訓工作
通過培訓，提高物業公司員工的文化素質、業務技能和管理服務水平，為物業專案培養一支品質優良、專業過硬的物業管理隊伍，使社群的物業管理更加賦有成效。
（1）安管培訓計劃
（2）綠化培訓計劃
（3）行政培訓計劃
1、小區工程部培訓計劃
2、常規期工作計劃表
一、全面實行規範化管理。
在原有基本上修定各部門工作手冊，規範工作流程，按工作制度嚴厲履行，加大制度的履行力度，讓管理工作有據可依。並規範管理，健全各式檔案，將以規範表格記載為工作重點，做到全面、詳實有據可查。
二、履行績效考察工作，進步服務工作質量
以績效考察指標為尺度，履行目的管理義務制，明白各級工作職責，義務到人，通過檢討、考察，真正做到獎勤罰懶，進步員工的工作熱忱，增進工作有效完成。
三、強化培訓考察制度
依據公司培訓方針，制訂培訓打算，進步服務意識、業務程度。有針對性的開展崗位素質教導，增進員工愛崗敬業，服務意識等綜合素質的.進步。對員工從服務意識、禮儀禮貌、業務知識、應對才能、溝通才能、自律性等方面重複增強培訓，並在實際工作中檢討落實，進步管理服務程度和服務質量，進步員工隊伍的綜合素質，為公司發展儲備人力資源。
四、聯合小區實際樹立嚴整的安防系統
從制度規範入手，義務到人，並規範監視履行，聯合績效考察增強隊伍建設，加大對小區住戶安防知識的宣揚力度，開啟聯防共治的局勢。
五、完美日常管理，開展便民工作，進步住戶滿意度
以制度規範日常工作管理，完美小區樓宇、消防、公共設施裝備的維保，讓住戶滿意，大力開展家政乾淨、花園養護、水電維修等有償服務，在給業主供給優質服務。
六、依據公司年度兼顧打算，開展社群文化運動，創立協調社群。
依據年度工作打算，近階段的工作重點是：
1、依據營運中心下發的《裝備/設施規範管理制度》、《電梯安全管理程式》、《工作打算管理制度》等制度規範，嚴厲履行，逐項整改完美，按實行日期落實到位。
2、依據《績效考察制度》中日常工作考察尺度組織各部門員工培訓學習，明白崗位工作請求。
3、擬定車輛臨停收費可行性計劃。
4、配合運營中心"溫馨社群生涯剪影"等社群文化運動的開展，組織相干部門做好籌備工作。
5、按部門打算完成當月培訓工作。
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