面向群众，全面推进民生档案利用服务

面向群众，全面推进民生档案利用服务

2007 年 12 月 29 日国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》，全国各级档案部门积极投身于档案服务民生的工作实践中。随着经济社会的发展，民生档案已经成为化解社会矛盾，调整民间纠纷，保障人民群众合法权益的重要凭证。在新形势下，档案服务民生工作如何实现与时俱进，取得良好的社会效益，成为摆在档案工作者面前的一项重要课题

民生档案的范畴

国家档案局局长李明华在新华社记者专访中提到，民生档案，是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，是维护人民群众各项权益的原始凭证，直接关系到每个人的切身利益和权益。十二五期间国家档案局先后公布两批100种国家基本专业档案目录，明确婚姻登记档案、城乡居民健康档案、病例档案、拆迁档案等14种为民生类档案。从全国范围来看，基层民生档案工作的对象并不仅限于国家档案局公布的14种，在基层档案馆中，还有知青档案、房产档案、公证档案、土地承包档案、林权档案等也被划入了民生档案的范畴。

民生档案利用背景

民生档案资源分布分散。

****档案局（馆）曾于2014年做过一次全区民生档案情况调查，调查范围依据省档案局公布的17家涉民单位展开，范围涵盖35类与民众息息相关的档案，对全区民生档案情况 基本掌握。根据信息更新，我区实际情况是：

档案馆目前馆库现实状况局限，民生档案实体分布分散，主要以各综合档案室保管为主。区档案馆目前馆藏档案170个全宗11.3万卷8.2万件，涉及民生档案的占馆藏全宗的85%，主要内容为房地产、户籍、婚姻、土地承包合同、移民及学生档案等。民众利用率高的公证档案、医疗档案、住屋档案、工商档案等仍保存在公证处、医院、国土局、市场监管局等各档案形成单位综合档案室，各涉民单位每年档案增量非常大，统计看出，2015年，国土局形成土管档案1.3万卷，公积金形成公积金存提贷业务档案0.2万卷，市立医院形成医疗档案5.6万卷，市场监管局形成涉民业务档案0.13万卷、0.8万件；至2015年底，国土局涉民业务档案总量达28万卷，公积金达1.1万卷，市立医院达62万卷，市场监管局达10万卷、100万件。由此可见，民生档案信息分散，信息资源部门分割，实体整合难度大。

民生档案利用需求日益增加。

区档案馆2015年利用4449人次，6466卷（件），2016年利用5638人次，6174卷（件），传真362张，复印9641张；其中民生档案利用人次4928，占全年利用人次的87.6%；民生档案利用卷（件）次4737，占全年利用卷次的76.7%；民生档案利用传真362张、复印6241张， 分别占全年总量的100%和64.73%。

民生档案利用矛盾凸显。

随着民生档案利用率的攀升，民众在需要利用民生档案时，往往会由于实体资源的分散性及服务方式单一性等问题，需要奔波于办事部门和档案馆之间。而且，时常面临档案资料不全、窗口办理手续烦琐、等待时间过长等问题。因此，公众对民生档案的利用需求剧增与民生档案服务资源分散性及手段滞后性之间的矛盾成为当前民生档案服务急需解决的问题。

民生档案利用改革做法

以“最多跑一次”为抓手，全面推进民生档案利用服务高效化。结合群众需求，不断优化民生档案利用服务方式。

1.确立档案利用办法，规范档案利用制度。今年，区档案局印发《*****档案馆档案资料利用办法》，并在区法制办登记备案，规范档案信息资源利用程序。对于未开放、涉密档案查询利用、档案资料外借服务等，确立申请审查制度，承诺两个工作日办结，避免敏感信息泄露。档案利用办法的确立进一步促进档案利用服务规范化、高效化、透明化。自今年4月份施行以来，共办理14件申请。

2.实行“异地查档、跨馆服务”。破除地域限制，全省档案数据联动查阅，在提供齐全证件的情况下，利用需求者在区档案馆内即可查阅异地档案信息，获得档案利用需求。如，**籍方先生到我馆提出查阅本人婚姻信息申请，而方先生的婚姻登记原始档案保管在温州乐清档案馆，我馆向温州乐清档案馆发起跨馆服务的申请，10分钟后，方先生即可获取乐清档案馆有关档案信息。开展省内“异地查档、跨馆服务”以来，查档效率进一步提升，民生档案利用增速显著。今年1-6月，我馆共受理200多人次跨馆查阅服务，其中邮寄送达5例，查阅区域除市内，还辐射至温州、杭州、富阳。同时，区档案馆从两方面着手，进一步树立高效、优质利用服务。对外，开通微信公众号实行查档预约，对年老或者行动不便的群众上门提供查档利用服务；对内，与区民政部门婚姻登记处联动，利用电话、微信等渠道互通有无，为利用者提供一次性到位的服务，减少查阅者两头跑的概率。

3.编制《**区第一批重要民生档案指南》。为进一步缓解实体分布分散与民生档案利用需求日益增加的矛盾，今年3月份以来，区档案局在省、市档案局的统一部署下，根据列入《浙江省重要民生档案参考目录（第一批）》档案种类，摸排全区各部门，初步完成《**区第一批重要民生档案指南》，该《指南》涉及人力社保、民政、国土、公局、教育局及中国小校、经信、就业、房管、卫计及卫生机构等32家单位，详细载明47种105项重要民生档案的名称、主管部门、形成部门、保管部门、档案内容、查阅方法、查阅地点、咨询电话。民生档案指南的出台，明确档案归属，规范查档手续，档案利用指向性一目了然，真正意义上实现查档只跑一次。

4.优化民生档案信息化建设。如何提高档案信息化水平，尽快实现信息共享，是实现民生档案“一站式”服务的必经之路。区档案局以新馆建设为契机，突破暂时的条件约束，率先开展数字档案登记备份工作，通过省级规范化认定。作为全省民生档案信息基础数据库工程建设示范单位，扎实推进藏馆档案信息数据基础库建设，目前已建有文书、婚姻、民国等13类馆藏档案专题库。馆藏条目数据库已全覆盖，馆藏档案完全实现条目式计算机检索，机读目录达114万条，馆藏档案全文数字化累计完成460万页，局域网上全文可浏览数达88%以上。2012年，对馆内数字档案管理软、硬件进行全面升级，数据查询速度大幅度提升，为查阅者带去切实便利。

数字档案利用是目前档案馆档案利用的最重要手段，除保障馆内自身数字化水平外，同时在全区开展数字档案室及规范化档案室创建。目前我区已建成数字档案室59家，计划于2020年前机关单位数字档案室全覆盖。

5.加强指导，提升全区档案管理水平。

通过自上而下全面铺开的方式建立监管，加强对各级部

门单位档案管理工作的指导，以提高基层档案管理能力构建全区档案工作格局，为民生档案资源共享利用奠定基础。

在基层村一级，开展行政村档案集中整理，联合街道每年开展一次，至今已连续开展4年。在部门一级，开展档案双随机执法检查，确认“档案安全监管”和“电子档案监管”采取“双随机”抽查机制，明确本行政区域内的机关、团体、企事业单位、以及重点建设项目列入抽查对象。每年继续推行街道和单位年检工作，将“最多跑一次”审批类事项归档范围的制定、数字档案室、规范化综合档案室创建等重点工作列入年检内容。

6．重视民生档案宣传。民生档案宣传工作适应信息化，结合新媒体开发，主动将“互联网+” 思维融入档案宣传工作之中。做好**档案门户网站、微信公众平台的维护，让民生档案利用更便捷、更贴近生活。依托“6.9”国际档案日及“12.4”法制宣传日，持续开展珍贵历史档案、家庭档案征集，让档案来源群众，更走向群众。

面对民生档案服务供给与需求方面矛盾不断加深的难题，档案馆要从满足人民群众日益增长的查档需求出发，以服务为先，民生为要，围绕“贴近百姓、服务民生”，全面推进民生档案利用服务工作。