首先簡單的與大家談一談什麼是公文。公文是國家機關、社會團體、企事業單位處理工作，具有特定格式的文件。它是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發佈法規、請示和答覆問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。而公文處理，就是指在公文的產生和運轉的全過程中，以特定的原則和方法對公文進行創造、撰寫、加工、利用、保管，使其獲得必要功效的行為或過程。公文處理是各級行政機關一項重要的不可或缺的工作和行政行為，是機關、單位、部門之間進行工作聯繫的橋樑和紐帶。又因公文處理工作具有“政治性與機要性、分佈性與集散性、服務型與輔助性、事務性與技術性、時效性與規範性”等特點，決定了其在國家行政管理活動中居於一種特殊的重要地位。公文處理工作的運轉情況，一定程度上體現了一個單位的整體工作水平。因此，改進公文處理工作，提高公文處理質量，對於提高工作效率，推動工作任務開展，提升段整體工作水平顯得尤為重要。
今年4月18日，集團公司幹部履職督查領導小組辦公室公佈了2022年第3期總第104期幹部履職通報，指出了兄弟單位在公文管理中存在的一些問題。辦公室及時組織學習，主動對照查找並抓好同類問題整改，同時根據段主要領導要求，對全段公文流轉、處理情況進行了全面自查，在肯定成績的同時，也發現我們工作中存在的部分問題和差距，主要表現在：一是內部發文擬稿質量不高，行文格式不規範、內容表述不嚴謹；二是批閲處理不及時，造成工作任務傳遞滯後延緩；三是處理流程不規範，低職代高職、甘當傳聲筒一轉了之等行為時有發生；四是內部檢查監督流於形式，部分公文管理員履職不到位。
針對以上問題，兩辦下發了專題通報，並提出工作要求。今天我再作3點提醒：
一是要關注公文的基本行文格式和規範。目前很多科室發文擬稿還缺乏基本的行文規範性，如各級標題的設置、字體、行間距等，應當在行文時就加以規範，而不是報到核稿人處，依靠核稿人進行排版和修改。具體行文標準格式段公文管理實施細則裏有明確規定，請各科室部門要組織認真學習，嚴格執行。同時要關注行文細節問題。如排版中文件號用“六角括號”不用“四角括號”，《》與《》，“”與“”之間不要加“、”號；制度辦法類文件的結構層次，根據實際情況可採用“章條”“章節條”“篇章節條”或“條條到底”的編排方式都可以，標準型技術文件的結構層次可採用阿拉伯數字連續編號，如“8”“8.1”“8.1.1”等，要通過在細節上下功夫，不斷提高擬稿和發文質量。
二是要辨清主送與抄送的要求和區別。主送或抄送部門之間用逗號或頓號分清層次，同類型部門內同級之間用頓號分割，不同類型之間用逗號分隔。主送部門按照級別從左至右由低到高編排，抄送部門按照級別從左至右由高到低編排，兩者排序恰恰相反。主送要先路內、後路外，抄送是先路外、後路內；路內先運輸系統、後其他系統、然後段黨政工團；路外先級別高、後級別低，按黨政軍羣排序。如：主送段發文常用的“各班組，各車間、科室”，班組排車間前面，車間排科室前面，就體現了主送部門由低到高編排的原則；抄送“集團公司電務部，XX段”等,體現了抄送部門由高到低編排的原則。
三是要關注公文辦理的時限要求。各科室之間會籤公文或者徵求意見，急件應當在1個工作日內回覆，其他件一般應當在2個工作日內回覆。
對收到的公文（主要指上級下發的文件、電報，外單位交流的信函，參加上級會議、活動帶回的文件、講話、資料等），承辦科室應儘快組織辦理。其中“特急”公文（含特提、特急電報）應當即辦理；“加急”公文（含加急、平急電報）要在當日內辦理；一般公文3～5個工作日辦結。對於複雜事項應當抓緊辦理，一般不應超過15個工作日辦結。因特殊情況不能在規定時限辦結，主辦部門應當及時予以説明。同時辦理意見一定要規範填寫，各部門負責人批轉中要明確責任人（牽頭人）、批轉中要對責任人或牽頭人要提出具體要求。
今後的工作中，各部門專兼職公文處理人員一定要進一步一個責任意識和標準意識，加強業務學習，抓好監督檢查，確保各類公文及時批閲、高效流轉、規範處置，不斷提高公文處理工作質量和效率，努力發揮好參謀助手作用，推動各項工作有序開展。
蒙田範文網