公司對外接待管理制度

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一、目的：為規範公司對外接待的工作，使對外接待工作規範化、標準化的運作模式，特制訂本制度。

二、適用範圍：集團總部及各分子公司

三、權責部門：

1、人力行政部：負責集團董事長客户的接待工作，協助、監管各部門的接待，保持公司清潔衞生，確保接待工作正常運作。

2、來訪接待部門：負責接待各自部門的來訪客户，向其它部門提出接待協助要求。

3、信息部：負責前台水牌，確保接待現場的電腦、投影儀、音響設備正常運作。

4、其他各部門：執行、配合、遵守本制度。

四、接待程序

1、接待事務分類

來訪人員	負責接待部門	接待準備內容
貴賓（董事長客户、集團戰略伙伴等）	人力行政部	1. 來訪人員身份 2. 來訪人數 3. 來訪時間 4. 來訪目的 5. 是否需要接送 6. 是否安排住宿 7. 是否安排用餐 8. 是否需要安排參觀（檢測室、車間等） 9. 有無特殊接待要求
客户	歸屬事業部負責、人力行政部協助
應聘	人力行政部
各分子公司出差人員	歸屬事業部/人力行政部

2、接待流程

接待部門填寫《中膳金勺子集團接待流程表》，提前發佈在企業微信接待羣。

接待流程表
客户名稱			接待日期
預計到達時間			接待地點
客户出行方式			客户人數
我方接待人員
序號	接待內容	負責部門	具體內容
1	會前準備	接待部門	是否需要接送：是￡（用車申請），否￡
		人力行政部	1、是否需要發重要客户來訪通知？是￡，否￡2、是否需要水果？是￡，否￡
2	水牌準備	信息部	是否需要歡迎水牌：是￡（水牌內容），否￡
3	會議室準備	信息部	確保會議電腦、投影、ppt、音響設備等正常
		人力行政部	根據會議人數整齊擺放椅子，確保空調遙控器正常、抽紙盒有紙巾。
		接待部門	準備畫冊、A4紙和墊紙板、筆、水（茶水）、水果（洗淨切好，分裝，準備2個叉子）、歡迎客户PPT、提前20分鐘開啟空調；
4	清潔衞生	人力行政部	1、前台衞生整潔，大件快遞擺放到桌子下面； 2、會議室窗户、地面、桌椅、牌匾等確保乾淨整潔 3、公共洗手間、包房洗手間保持乾淨整潔，清潔檢點表保持更新。
5	參觀檢測室	食安部	保持檢測室乾淨整潔，儀器擺放整齊。
6	參觀配送中心	配送事業部	1、客户參觀時，配送中心暫停拉物資，避免噪音影響會議室的談話；2、保持配送中心的乾淨整潔；
7	參觀淨菜加工中心	淨菜事業部	1、確保參觀時加工車間正常運轉，展現食材加工過程；2、整理原料庫，成品庫須提前通風去味，並擺放成品；
8	用餐	餐飲事業部	是否需用餐：是￡（餐飲部提前準備菜單），否￡

3、接待結束

接待結束後，會議室由接待部門收拾整理，各參觀區域由負責部門整理，用餐區由餐飲部收拾，人力行政部對各接待區域進行檢查，確保空調、燈等用電設備關閉。

五、附則：本制度於2020年12月20日起生效，最終解釋權歸公司人力行政部所有。

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